6 Schritte, die Sie unternehmen müssen, BEVOR Sie ein Großprojekt mit einem Anbieter implementieren
Von: Tony Porath, Leiter der Implementierungen
Jedes Großprojekt ist mit Unsicherheit konfrontiert, insbesondere wenn Sie mit einem neuen Anbieter zusammenarbeiten. Sie hoffen, dass der Anbieter Ihre Vision wirklich versteht. Sie sorgen sich um Fristen und die Belastung Ihrer internen Ressourcen. Und Sie wundern sich über all die Dinge, die außerhalb Ihrer Kontrolle liegen und das Projekt zum Scheitern bringen könnten.
Mach dir keine Sorgen. Auch wenn Sie diese Art von Projekten vielleicht nicht kennen, können Sie ihre Erfolgschancen exponentiell verbessern, indem Sie sich auf Ihr Wissen verlassen – und es verwenden, um einen systemischen Ansatz zu verfolgen, der Ihr Team auf fast alles vorbereitet.
Es gibt sechs interne Schritte vor der Implementierung, die Sie für ein Großprojekt unternehmen können, darunter:
- Fragen Sie sich, was Sie über Ihre Organisation wissen.
Sie können realistische Erwartungen an das Projekt und den Anbieter stellen, indem Sie beurteilen, wie Mitglieder Ihrer Organisation zusammenarbeiten – oder nicht – zusammenarbeiten. Denken Sie über den Projektplan hinaus. Betrachten Sie die Kultur oder Persönlichkeit der Organisation.
Werden Entscheidungen schnell getroffen? Einseitig? Und noch wichtiger, wer stellt sie her – und wie zugänglich sind diese Entscheidungsträger?
- Wenden Sie sich an Ihre internen Experten
Sie wissen vielleicht nicht einmal, wo Sie anfangen sollen – aber jemand in Ihrer Organisation weiß es. Verbinden Sie sich mit Managern oder Leitern anderer groß angelegter Implementierungen. Sie haben es durchgemacht. Lernen Sie aus ihren Erfahrungen. Sie wissen, wo die Hindernisse, Fallstricke und möglichen Lösungen liegen. Nutzen Sie sie, um Hintergrundinformationen zu erhalten, die Sie nutzen können, um Ihre eigene Initiative zu starten. Sie sind auch großartige Ressourcen, auf die Sie später zurückgreifen können, um wertvolle Einblicke zu erhalten.
- Sammeln Sie das Team.
Stellen Sie das richtige Team zusammen. Überlegen Sie, welche Teile Ihrer Organisation von dieser Implementierung betroffen sind. Beziehen Sie sie mit ein. Oder holen Sie sich zumindest ihre Erkenntnisse, um zu beurteilen, wie ihr Team jetzt betroffen ist – und wie sich das nach der Implementierung ändern könnte. Fragen Sie gezielt nach Best- und Worst-Case-Szenarien.
- Finden Sie einen Projekt-Champion.
Unabhängig davon, ob Ihr Team nur wenige wichtige Interessengruppen umfasst – oder mehrere Ebenen aus verschiedenen Teilen der Organisation – finden Sie einen einflussreichen Mitarbeiter, der Sie bei der Einführung Ihres Programms unterstützt. Arbeiten Sie mit ihnen zusammen, um Informationen oder Bedenken mit anderen Interessengruppen auszutauschen. Im Gegenzug haben sie ihr eigenes Netzwerk an Unterstützung und Verfechtern, um die Bedenken anderer Entscheidungsträger zu zerstreuen.
- Kennen Sie den Prozess von Anfang bis Ende.
Es gibt keine Abkürzungen. Und es gibt kein Zurück. Ihre Fähigkeit, diese Implementierung durch unvorhergesehene Herausforderungen zu begleiten, hängt von Ihrer Fähigkeit ab, eine Strategie zu entwickeln – mit den richtigen Leuten – um sie schnell zu meistern. Es gibt keine Möglichkeit zu wissen, auf welche Hindernisse Sie stoßen werden, aber Sie können sich darauf vorbereiten.
Denken Sie an Backup-Pläne. Wissen Sie, wer die wichtigsten Information Worker sind. Und teilen Sie Ihr Wissen mit dem Anbieter, damit Sie bei Bedarf schnell reagieren können. Schließlich sind manchmal die besten Entscheidungen die schnellsten – und es ist einfacher, diese Entscheidungen zu treffen, wenn Sie die Informationen sofort verfügbar haben.
- Sprechen Sie die Grauzonen an.
Natürlich kann man nicht alles wissen. Aus diesem Grund ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie vor Beginn des Projekts so viele Informationen wie möglich sammeln – und daher den Input anderer wichtiger Interessengruppen einholen.
Es werden Fragen aufgeworfen – entweder von Ihren Kontakten oder von den Informationen, die Sie während des Lieferantenbewertungsprozesses und der Phase vor der Implementierung sammeln. Nutzen Sie dies zu Ihrem Vorteil. Gehen Sie diese Grauzonen oder Unsicherheiten schnell an, bevor sie zu größeren Problemen werden.
Holen Sie mehr Wert aus Ihren Partnerschaften
Die besten Anbieter sind eine Erweiterung Ihrer Organisation. Aber es passiert nicht über Nacht. Und es passiert nicht zufällig. Eine starke Zusammenarbeit erfordert viel Vorbereitung und Arbeit von beiden Seiten.
Tue deinen Teil. Jetzt. Nutzen Sie alles, was Sie über Ihr Unternehmen wissen, und teilen Sie es Ihrem neuen Anbieter mit, damit Sie mögliche Hindernisse beseitigen können, die später Zeitpläne und Budgets aus der Bahn werfen könnten.