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Hinweis: Dieser Blogbeitrag wurde am 30. September 2025 mit neuen Informationen aktualisiert. Er wurde ursprünglich am 8. September 2025 veröffentlicht.
Was gibt's Neues:
- Beginn der schrittweisen Abschaffung: Papierschecks für Bundeszahlungen und IRS-Rückerstattungen wird schrittweise abgeschafft am 30. September 2025, anstatt an diesem Datum vollständig eliminiert zu werden.
- Hinweise der US-Steuerbehörde IRS folgen in Kürze: Die IRS wird vor Beginn der Steuererklärungssaison 2026 detaillierte Hinweise für die Steuererklärungen 2025 veröffentlichen.
- Aktuelle Verfahren bleibenBis auf Weiteres sollten Steuerzahler weiterhin die bestehenden Formulare und Verfahren für Bundeszahlungen und -erstattungen verwenden.
Bundeszahlungen werden digitalisiert. Ab dem 30. September 2025 werden Papierchecks für IRS-Rückerstattungen und Bundesauszahlungen schrittweise abgeschafft. Mobilitätsprogramme sollten sich jetzt vorbereiten, um einen reibungslosen Ablauf der Bank-, Steuer- und Gehaltsabrechnungsprozesse für Mitarbeiter zu gewährleisten. Detaillierte Richtlinien des IRS werden in Kürze veröffentlicht, aber eine frühzeitige Planung ist entscheidend.
Was ändert sich?
Ab 30. September 2025 Papierchecks für Bundesausgaben, einschließlich IRS-Rückerstattungen und Steuerzahlungen, werden bbeginnen, schrittweise abgeschafft zu werden, was den ersten Schritt markiert. im Rahmen der umfassenderen Umstellung der IRS auf elektronische Zahlungen. Executive Order 14247 Es wird vorgeschrieben, dass elektronische Kanäle wie Direktzahlung, EFTPS, IRS-Online-Konto, ACH und Debit-/Kreditkartenverarbeitung zum obligatorischen Standard werden. Bis auf wenige Ausnahmen werden nahezu alle mobilen Mitarbeiter Transaktionen elektronisch abwickeln müssen.
Für Mitarbeiter, die ihren Standort wechseln, hat diese Änderung Auswirkungen darauf, wie und wann sie Rückerstattungen erhalten oder Zahlungen leisten. Es ist daher unerlässlich, dass ihre US-Bankkonten aktiv, aktuell und ordnungsgemäß dokumentiert sind. Mitarbeiter benötigen möglicherweise Unterstützung bei der Nutzung dieser rein digitalen Prozesse, insbesondere wenn sie diese zum ersten Mal nutzen.
Warum es wichtig ist
Der Übergang erfordert mehr als nur die Einhaltung von Vorschriften – er prägt die Erfahrungen der Mitarbeitenden während eines Umzugs maßgeblich. Wichtige Aspekte sind:
- Mitarbeiterzugang und Kontinuität: Außendienstmitarbeiter müssen über sichere Bankoptionen verfügen, um Rückerstattungen zu erhalten und Steuern elektronisch zu bezahlen.
- Identitätsprüfung und Zeitmessung: Online-Zahlungen an das IRS erfordern die Angabe persönlicher Daten, weshalb die rechtzeitige Einreichung der Überweisungsbelege unerlässlich ist.
- Klare Kommunikation: Die Mitarbeiter profitieren von einer proaktiven Anleitung zur Abwicklung von Zahlungen und Rückerstattungen.
- Operative Ausrichtung: Lohnbuchhaltung, Steuerdienstleister und Mobilitätsprogramme müssen sich abstimmen, um Verzögerungen zu vermeiden und reibungslose Abläufe zu gewährleisten.
- Risikominderung: Falsche Bankinformationen können zu Verzögerungen oder Störungen führen.
Durch die Berücksichtigung dieser Bereiche können Mobilitätsprogramme Reibungsverluste reduzieren, Stress minimieren und ein positives Mitarbeitererlebnis gewährleisten, während gleichzeitig alle Compliance-Anforderungen erfüllt werden. Dies bietet die Chance, digitale Übergänge für umziehende Mitarbeiter reibungslos und nicht störend zu gestalten.
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Beispiel: Stellen Sie sich einen Mitarbeiter vor, der aus dem Ausland in die USA wechselt und noch kein US-Bankkonto besitzt, oder jemanden, der sein US-Konto im Zuge eines längeren Auslandseinsatzes geschlossen hat. In beiden Fällen kann es zu Verzögerungen bei der Erstattung von Steuererstattungen durch die US-Steuerbehörde (IRS) oder bei der elektronischen Zahlung von Steuern kommen. Mobilitätsteams sollten solche Situationen proaktiv erkennen und schrittweise Unterstützung leisten, um die Einhaltung der Vorschriften und die Kontinuität der Arbeit zu gewährleisten. |
Was muss ich tun?
Die Umstellung auf elektronische Zahlungen des Bundes ist im Gange. Ab dem 30. September 2025 werden Papierchecks schrittweise abgeschafft. Mobilitätsprogramme sollten diese Vorlaufzeit nutzen, um ihre Bereitschaft zu überprüfen – nicht nur im Hinblick auf Systeme und Compliance, sondern auch auf die Mitarbeitererfahrung.
Die Überprüfung von Bankdaten, die Abstimmung von Lohn- und Steuerprozessen sowie die Sicherstellung, dass die Mitarbeitenden die notwendigen Schritte verstehen, sind unerlässlich, um Vertrauen zu wahren und Störungen zu minimieren. Der Übergang zu digitalen Zahlungen ist zwar betrieblich notwendig, sein wahrer Erfolg wird sich jedoch daran messen, wie reibungslos er die Mitarbeitenden während ihrer gesamten mobilen Nutzung unterstützt. So bereiten Sie sich vor:
- Bankdaten der Mitarbeiter prüfen und bestätigen. um Genauigkeit und Vollständigkeit zu gewährleisten.
- Aktualisierung der Onboarding- und Umzugsressourcen um den aktualisierten Zahlungsverfahren Rechnung zu tragen.
- Kommunizieren Sie früh und oft mit den Mitarbeitern über anstehende Änderungen und Vorbereitungsmaßnahmen.
Zusammenarbeit mit Lohn- und Steuerberatern Systeme und Zeitpläne synchronisieren sowie Bereitschaftsanalysen erstellen und durchführen, um etwaige Probleme proaktiv anzugehen.
Diese Entwicklung verdeutlicht, wie wichtig es für Mobilitätsprogramme ist, reibungslose Vergütungsprozesse aufrechtzuerhalten, die sowohl die Einhaltung der Vorschriften als auch die Mitarbeiterzufriedenheit gewährleisten. Graebels Entschädigungsdienste Unsere Lösungen vereinfachen Lohn-, Steuer- und Kostenerstattungsprozesse und helfen Unternehmen, Veränderungen vorauszusehen und gleichzeitig ihren Mitarbeitern Sicherheit zu geben. Möchten Sie erfahren, wie wir Ihr Programm unterstützen können? Kontaktieren Sie uns – wir helfen Ihnen gerne.
