Graebel integriert Uber-Gutscheine, um das Umzugskostenmanagement zu vereinfachen.
Zum Artikel
4:42
Fünf Bereiche, die Sie bei der Integration von Compliance in Ihr Mobilitätsprogramm berücksichtigen sollten
Da sich Jobs und Arbeitsplätze in den letzten Jahren stark verändert haben, haben sich auch die Vorstellungen von Arbeitnehmern und Arbeitgebern über Arbeitsort und -weise sowie über die Überwachung und Steuerung dieser Arbeit gewandelt. Angesichts der vielen möglichen Arbeitsszenarien nach COVID-19 ist es kein Wunder, dass die Einhaltung der Vorschriften für Mobilitätsmanager und Personalverantwortliche gleichermaßen noch wichtiger geworden ist.
Stellen Sie sich vor, so etwas würde passieren in und Ihre Organisation:
Ein kanadisches Unternehmen entsandte eine Teamleiterin aus der Zentrale, um ein neues regionales Vertriebszentrum in einem westeuropäischen Land zu eröffnen. Da sie kanadische Staatsbürgerin war und visumfrei nach Europa reisen konnte, nahm sie die Aufgabe an. Nach ihrer Ankunft verhandelte sie einen Mietvertrag für Büroräume und baute innerhalb weniger Monate ein lokales Führungsteam auf. Sie blieb noch einige Monate, um die Teamleiter zu coachen, zu schulen und zu beobachten sowie neue Geschäftsmöglichkeiten zu fördern.
Eines Tages erhielt sie jedoch eine offizielle Mitteilung der Regierung des Gastlandes, dass sie nicht nur ihre zulässige Aufenthaltsdauer überschritten, sondern auch Tätigkeiten ausgeübt hatte, die nicht unter die Bestimmungen ihres Arbeitsvisums fielen. Sie wurde angewiesen, das Land unverzüglich zu verlassen und durfte nicht zurückkehren. Auch ihrem Arbeitgeber drohten ernsthafte Konsequenzen.
Dieses Szenario verdeutlicht, wie wichtig es ist, bei einem mobilen Mitarbeitereinsatz nicht nur die Einhaltung der Vorschriften und rechtlichen Verpflichtungen zu verstehen, sondern auch die Aktivitäten während des gesamten Einsatzes zu überwachen, um Verstöße, Gebühren oder hohe Geldstrafen zu vermeiden.
Fünf Kernbereiche der Mobilitätskonformität
Die Mitarbeiter eines Unternehmens können jederzeit auf vielfältige Weise außerhalb des Büros arbeiten, beispielsweise im Homeoffice oder ortsunabhängig. Der Begriff „mobiler Mitarbeiter“ ist zudem komplexer und kann je nach Situation unterschiedliche Bedeutungen haben, darunter: Kurzzeitreisende, Langzeitreisende, kurz- oder langfristig entsandte Mitarbeiter, Pendler (grenzüberschreitend) oder Mitarbeiter, die eine dauerhafte Versetzung anstreben.
Jede dieser Arbeitssituationen bringt unterschiedliche lokale, regionale oder nationale Gegebenheiten mit sich (rechtliche, sicherheitsrelevante sowie gesundheitliche und medizinische Anforderungen) und birgt zahlreiche Möglichkeiten, gegen diese Vorschriften zu verstoßen.
Umzugsmanagementunternehmen (RMCs), auch bekannt als Umzugsdienstleister, sind in einzigartiger Weise qualifiziert und ausgestattet, um mobile Mitarbeiter während ihrer Einsätze zu betreuen und die Einhaltung der Vorschriften durch ihre Organisationen in diesen fünf Kernbereichen sicherzustellen:
- Visum und Einwanderung Mitarbeiter, die ins Ausland entsandt werden, benötigen gültige Visa und Aufenthaltsgenehmigungen für ihren neuen Einsatzort. Diese Dokumente müssen gegebenenfalls aktualisiert werden, wenn sich der Einsatz ändert, und müssen unter Umständen während des Einsatzes verlängert werden, wenn der geplante Arbeitszeitraum die übliche Gültigkeitsdauer des Visums überschreitet. Recruitment Management Center (RMCs) überwachen diese wichtigen Schritte, informieren die Mitarbeiter über die Fristen für die Verlängerung und geben ihnen ausreichend Vorlaufzeit. RMCs können außerdem Informationen aus den Systemen ihrer Kunden integrieren, um Reisen ins und aus dem Land zu erfassen und diese Aktivitäten im Hinblick auf die Einhaltung der Visa- und Genehmigungsbestimmungen zu dokumentieren.
- Steuern – Mitarbeiter im Auslandseinsatz müssen die lokalen Steuerbestimmungen einhalten. Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, die diese Angelegenheiten häufig für große Unternehmen betreuen, müssen über alle Details des Umzugspakets, der Vergütung, der Reisekosten und der Sozialleistungen der Mitarbeiter informiert werden. Wie nachfolgend genauer beschrieben, dient die Mobilitätsmanagement-Plattform eines Relocation-Management-Unternehmens (RMC) als zentrale Informationsquelle und kann diese Informationen bei Bedarf sicher mit wichtigen Stakeholdern teilen.
- Sozialversicherungsprogramme/Totalisierungsabkommen – Von den Mitarbeitern kann außerdem verlangt werden, dass sie folgende Bestimmungen einhalten: staatliche Sozialversicherungs- und Sicherheitsnetzprogramme Sowohl im Gast- als auch im Heimatland, sofern zutreffend. Fragen der doppelten Steuerpflicht werden in der Regel vom Steuerberater des Unternehmens unter anderem auf Grundlage wichtiger Informationen des Regionalbüros (RMC) zu den spezifischen Details eines mobilen Mitarbeitereinsatzes geklärt.
- Krankenversicherung Die betriebliche Krankenversicherung außerhalb des Heimatlandes kann im Gast- oder Zielland von einem anderen Versicherer oder Tarif abgedeckt sein. Die Einreisebestimmungen für Gesundheitsfragen können je nach Gastland variieren. Regionale Managementzentren (RMCs) können die jeweiligen Versicherer anhand des Reiseplans des Mitarbeiters unkompliziert über den Beginn und das Ende der Versicherung informieren.
- Datensicherheit Viele Länder haben Gesetze, die Unternehmen verpflichten, erhöhte IT-Sicherheitsstandards einzuhalten, um die personenbezogenen Daten ihrer im jeweiligen Land tätigen Mitarbeiter zu schützen. Da diese Anforderungen von Land zu Land variieren können, ist es oft schwierig, den Überblick zu behalten. Regionalmanagement-Unternehmen (RMCs) halten sich über diese Vorgaben auf dem Laufenden und verwalten die Datensätze jedes mobilen Mitarbeiters in einem entsprechenden System. sichere, vorschriftsmäßige Art und Weise, indem nur die notwendigen personenbezogenen Daten erfasst und erstklassige Sicherheitsprotokolle angewendet werden.
Mobility ist aufgrund seiner einzigartigen Position ideal geeignet, die Einhaltung der Vorschriften zu überwachen.
Warum ist ein RMC der ideale Partner zur Unterstützung der Compliance mobiler Mitarbeiter? Die Mobility-Management-Plattform eines RMC dient als zentrale Datenquelle für jeden Einsatz und enthält bereits Daten und zugehörige Informationen zu jedem Mitarbeiter, die für die Einhaltung der Vorschriften in allen oben genannten Bereichen unerlässlich sind.
Diese Informationen müssen in beide Richtungen fließen, zwischen dem RMC und den benannten Servicepartnern der Organisation (z. B. Buchhaltung, Steuern, Gehaltsabrechnung und Einwanderungsbehörde). Dadurch kann jeder seinen Beitrag zur Einhaltung der Vorschriften leisten und die Personalabteilung sowie andere Teams von dieser umfangreichen, detaillierten und arbeitsintensiven Aufgabe entlasten.
Mit vollständigen, präzisen mobilen Mitarbeiterzuordnungsdaten, die sicher an einem Ort gespeichert sind und durch maßgeschneiderte Datenimport- und -exportprotokolle ergänzt werden, wird die Einhaltung der Mobilitätsrichtlinien zur Routine und liefert vorhersehbare und zuverlässige Ergebnisse.
Einhaltung der Vorschriften nach der Pandemie
Im zweiten Quartal 2020 gerieten mobile Mitarbeiter im Auslandseinsatz plötzlich in Panik, um den erwarteten Lockdowns zu entgehen und an Orte zu wechseln, an denen die Einschränkungen voraussichtlich weniger streng ausfallen würden. Die Regionalmanagementzentren (RMCs) arbeiteten unermüdlich, um diese Umzüge zu unterstützen und stellten Unternehmen sowie deren Partnern im Steuer- und Einwanderungsbereich Echtzeitinformationen zum Mitarbeiterstandort zur Verfügung.
In den darauffolgenden Monaten begannen die Mitarbeiter, von zu Hause aus zu arbeiten, und einige arbeiteten dann von „überall“. Dank der Expertise der RMCs in der Dokumentation der Standorte der Mitarbeiter und ihrer Systeme zur Meldung dieser Informationen an Steuer- und Einwanderungsdienstleister wurden die RMCs häufig beauftragt, diese Schritte in Zusammenarbeit mit dem Steuerpartner zu verfolgen, um etwaige Fallstricke zu vermeiden.
Die zunehmende Bedeutung der Mobilität für die Einhaltung organisatorischer Vorschriften
Jahrelang wurde Mobilität als rein transaktionale Funktion betrachtet, wobei die Vorteile, die ihr Fachwissen im Hinblick auf die Organisationsstrategie bieten konnte, kaum Beachtung fanden. Der Bereich Compliance bildete da keine Ausnahme. Mobilität hat ihren Wert bewiesen Und sie haben sich in den letzten Jahren, in denen das internationale Geschäftsumfeld komplexer und unsicherer geworden ist, auf neue Weise bewährt. Die Unterstützung der Compliance in kritischen Funktionen im gesamten Unternehmen ist einer der bedeutendsten neuen Beiträge.
Die erfahrenen Mitarbeiter von Graebel sind befähigt, Erwartungen zu übertreffen und sich für eine nutzerorientierte Mobilität einzusetzen. Um mehr darüber zu erfahren, wie Graebel Sie in einzigartiger Weise bei allen Fragen rund um Mobilität im Rahmen Ihrer Compliance-Anforderungen unterstützen kann, Kontakt aufnehmen .
Über den Autor
Empfohlen
