Navigieren in der Europäischen Union, überarbeitete Richtlinie für entsandte Arbeitnehmer: Fragen und Antworten mit Daida Hadzic von KPMG

Blogbeitrag für EU-entsandte Arbeitnehmer mit Daida Hadzic.

Die anhaltende Mobilität der Arbeitskräfte innerhalb der Europäischen Union (EU) hat bei der Definition und dem Schutz entsandter und lokaler Arbeitnehmer zu Herausforderungen geführt. Unternehmen mit entsandten Arbeitnehmern – allgemein bekannt als Arbeitnehmer, die zur Erbringung von Dienstleistungen für einen begrenzten Zeitraum in einen EU-Mitgliedstaat entsandt werden – müssen bestimmte Mindestbeschäftigungsbedingungen des Gastlandes erfüllen.

Die EU-Entsenderichtlinie existiert zwar bereits seit 1996, doch die Einhaltung in allen 27 EU-Mitgliedstaaten gestaltet sich schwierig. Global tätige Unternehmen sehen sich daher mit Reputationsrisiken und der Komplexität der unterschiedlichen Arbeitsgesetze in den Mitgliedsländern konfrontiert. Aus diesem Grund tritt die überarbeitete EU-Entsenderichtlinie im Juli 2020 in Kraft, um eine bessere Gewährleistung gleicher Bezahlung für gleiche Arbeit am gleichen Arbeitsplatz zu gewährleisten.

Aber was bedeuten die neuen EU-Vorschriften für das Management Ihrer weltweiten Belegschaft und Entsandten?

Wir haben Daida Hadzic, Direktorin des EU Tax Center bei KPMG, gebeten, ihre fachliche Einschätzung zur aktualisierten Richtlinie und zu praktischen Schritten darzulegen, wie Mobilitätsexperten ihre Unternehmen schon heute auf die bevorstehenden Änderungen vorbereiten können.

Die aktualisierte Richtlinie für entsandte Arbeitnehmer: eine Frage-und-Antwort-Runde

Welche Verpflichtungen bestehen derzeit für Unternehmen mit entsandten Arbeitnehmern in einem EU-Land?

Um den aktuellen Anforderungen gerecht zu werden, müssen Unternehmen vier Standards erfüllen:

• Anforderungen des Arbeitsrechts. Unternehmen müssen die Arbeitsgesetze des Gastlandes einhalten, einschließlich Mindestlohn, maximale Arbeitszeit, Jahresurlaub, Gesundheit und Sicherheit sowie Antidiskriminierung.
• Unternehmen müssen ihre entsandten Arbeitnehmer bei den zuständigen Behörden des Aufnahmelandes anmelden. Dazu gehört die Weitergabe von Informationen wie Beginn und Ende der Arbeit des Arbeitnehmers im Gastland und die Art der Arbeit.
• Unternehmen sind verpflichtet, Unterlagen wie Arbeitsverträge, Auftragsschreiben, Gehaltsabrechnungen und Stundenzettel vorzulegen. Diese Dokumentation ist für eine bestimmte Zeit aufzubewahren.
• Ernennung eines Vertreters. Ein Unternehmen muss einen Vertreter im Gastland haben. Der Vertreter ist der Hauptansprechpartner für Behörden- und Prüfungszwecke und ist für die Führung von Unterlagen zu jedem entsandten Arbeitnehmer verantwortlich.

Wann und warum wurden die EU-Richtlinien für entsandte Arbeitnehmer eingeführt?

Ein Rechtsrahmen zur Gewährleistung eines fairen Wettbewerbs und zum Schutz der Rechte entsandter Arbeitnehmer wurde ursprünglich 1996 mit der EU-Entsenderichtlinie geschaffen. Die EU hat 2014 die Durchsetzungsrichtlinie verabschiedet, um die praktische Anwendung der ursprünglichen Richtlinie zu stärken, Unternehmen an der Umgehung der Vorschriften zu hindern, gemeinsame Haftungsstandards für Unterauftragnehmer festzulegen und Maßnahmen zur Inspektion, Überwachung und zum Austausch von Informationen über entsandte Arbeitnehmer einzuführen.

Was treibt die überarbeitete Richtlinie im Juli 2020 an und warum ist sie wichtig?

Angesichts der stetig zunehmenden Mobilität der Arbeitskräfte in der EU gestaltet sich die Einhaltung der geltenden Bestimmungen zur Arbeitnehmerentsendung zunehmend schwierig. Da es im heutigen Arbeitsmarkt an Konsens hinsichtlich der Umsetzung und Durchsetzung der Regeln sowie an klaren Definitionen mangelt, lassen sich die ursprünglichen Ziele fairen Wettbewerbs und des Schutzes der Rechte entsandter Arbeitnehmer mit den geltenden Regelungen nicht zufriedenstellend erreichen. Daher hat die EU neue, klarere Regeln für die gegenwärtigen Mobilitätspraktiken und -muster festgelegt.

Was wird voraussichtlich gleich bleiben und sich durch die überarbeitete EU-Entsenderichtlinie ändern?

Unternehmen müssen ihre entsandten Arbeitnehmer weiterhin bei den zuständigen Verwaltungsbehörden im Gastland anmelden, die Kernbedingungen für lokale Arbeitskräfte erfüllen, Unterlagen aufbewahren und einen Vertreter ernennen.

Die überarbeitete Richtlinie zielt auf wesentliche Änderungen in drei Schlüsselbereichen ab:

• Zeitlimit für die Veröffentlichung. Die überarbeitete Richtlinie legt Fristen für die Berücksichtigung als entsandter Arbeitnehmer fest. Derzeit gibt es keine maximale Dauer. Es wird im Allgemeinen nur als vorübergehend verstanden und das kann in verschiedenen Ländern sehr unterschiedliche Dinge bedeuten. Nach der neuen Richtlinie können Arbeitnehmer für bis zu 12 Monate in ein anderes EU-Land entsandt werden. Müssen entsandte Arbeitnehmer länger als ein Jahr bleiben, müssen ihre Unternehmen dies konkret begründen, um eine sechsmonatige Verlängerung zu genehmigen. Bei einer längeren Entsendung gelten erweiterte Beschäftigungsbedingungen im Gastland.
• Mindestlohnniveaus. Gemäß der Richtlinie von 1996 mussten Unternehmen im Gastland Mindestlohnsätze einhalten. Dies wird als Grundgehalt verstanden. Jetzt müssen Unternehmen alle obligatorischen Vergütungselemente prüfen, die Boni, Abfindungen usw. sein können. Jedes EU-Mitglied hat eine andere Vergütung, daher müssen Unternehmen jedes Land recherchieren, um die Einhaltung sicherzustellen.
• Umsetzung von Vorschriften. Um die Einhaltung der neuen Vorschriften zu fördern, hat die EU die Europäische Arbeitsbehörde (ELA) eingerichtet. Die ELA dient nicht nur als Kompetenzzentrum für die überarbeitete Richtlinie, sondern koordiniert auch gemeinsame Arbeitsinspektionen, um die Einhaltung der Registrierungspflichten und der Arbeitsbedingungen, wie beispielsweise Gehaltsniveau, Urlaubsanspruch, Krankengeld, nicht gezahlte Sozialversicherungsbeiträge und falsche Entsendungen, sicherzustellen. Werden Unternehmen bei diesen Untersuchungen als nicht konform befunden, können die Mitgliedstaaten finanzielle Sanktionen verhängen. Neben den potenziellen finanziellen Einbußen ist die Nichteinhaltung der Entsendungsvorschriften mit „Sozialdumping“ verbunden, also der Unterbietung lokaler Arbeitskräfte durch billigere ausländische Arbeitskräfte. Dies kann den Ruf eines Unternehmens und damit zukünftige Geschäftsmöglichkeiten erheblich beeinträchtigen.

Was müssen die Verantwortlichen in Großbritannien angesichts des bevorstehenden Beschlusses im Hinblick auf den Brexit beachten?

Ab sofort Brexit Die neue Richtlinie bleibt davon unberührt. Die Registrierungspflichten gelten weiterhin für britische Unternehmen, die Arbeitnehmer in EU-Länder entsenden. Darüber hinaus verfügt Großbritannien über kein Registrierungssystem für entsandte Arbeitnehmer und es gibt offenbar auch keine Pläne, ein solches einzuführen.

Welche Schritte sollten Mobilitätsfachleute jetzt unternehmen, um sich auf die überarbeitete Richtlinie vorzubereiten?

Während die Details gegen Juli klarer werden, gibt es drei Dinge, die Mobilitätsexperten jetzt tun können:

• Analysieren Sie das aktuelle Risiko und den Grad der Einhaltung. Analysieren Sie die Daten Ihres Unternehmens, um dessen aktuelle Situation zu verstehen und Ihre Entsendeverträge zu überarbeiten. Ermitteln Sie, wie viele Ihrer entsandten Mitarbeiter in der EU tätig sind, in welchen Gastländern sie sich befinden und inwieweit Sie die geltenden Vorschriften in den einzelnen EU-Mitgliedstaaten hinsichtlich Registrierung und Beschäftigungsbedingungen einhalten. Berücksichtigen Sie beispielsweise bei Langzeitentsendungen die Auswirkungen der neuen Richtlinie auf Ihre Mitarbeitervergütung, Haftungsfragen usw. Diese Analyse kann Sie dazu anregen, Ihre Geschäftsmodelle für entsandte Mitarbeiter zu überdenken.
• Binden Sie Entscheidungsträger und Stakeholder ein. Arbeiten Sie mit den Entscheidungsträgern Ihres Unternehmens zusammen, um Ihre Mobilitätsstrategien, Geschäftsbedürfnisse und identifizierte Risiken zu bewerten und sicherzustellen, dass Prozesse und Systeme vorhanden sind, um die Registrierungs- und arbeitsrechtlichen Anforderungen zu erfüllen. Klären Sie außerdem, wer im Unternehmen für die Umsetzung der mit der Richtlinie verbundenen Prozesse und Anforderungen verantwortlich ist. Dies kann ein Team oder eine Einzelperson sein.
• Verstehen Sie die Definitionen des Gastlandes. Auch die überarbeitete Richtlinie wird einige Grauzonen aufweisen. So gelten Geschäftsreisende, die sich ausschließlich zu Meetings und Konferenzen in einem EU-Land aufhalten, in der Regel nicht als entsandte Arbeitnehmer. Einige EU-Länder stufen solche Geschäftsreisenden jedoch als potenziell entsandte Arbeitnehmer ein. Um finanzielle und Reputationsrisiken zu vermeiden, sollten Sie die lokalen Gesetze und Definitionen der Gastländer kennen und Ihre Unternehmenspraktiken entsprechend anpassen. Im Zweifelsfall ist es ratsam, Ihre Mitarbeiter, die möglicherweise in ein EU-Land reisen, zunächst anzumelden und die Anmeldung zurückzuziehen, sobald Sie ein besseres Verständnis der Definition eines entsandten Arbeitnehmers im jeweiligen Gastland haben.

Welche Ressourcen oder Unterstützung stehen Mobilitätsexperten zur Verfügung, um diese Veränderungen zu bewältigen?

Es gibt drei Ressourcen, auf die ich Mobilitätsexperten hinweisen würde:

• Europäische Arbeitsbehörde. Dies ist die zentrale Behörde und Hauptquelle für die Bereitstellung von Informationen über die überarbeitete Richtlinie. Es enthält möglicherweise noch nicht alle Details wie die Entlohnung für jedes Land, aber schauen Sie nach, wenn vor der Juli-Richtlinie weitere Informationen verfügbar sind.
• Kommission der Europäischen Union. Als Entscheidungsgremium der EU wird die Website der Kommission die überarbeitete Richtlinie genau verfolgen und Ressourcen bereitstellen, um Unternehmen bei der Anpassung an die neuen Änderungen zu unterstützen.
• Örtliche Arbeitsbehörden. Der beste Weg, sich über die jeweiligen Landesbestimmungen und die aktuelle Lage zu informieren, ist der regelmäßige Kontakt mit den lokalen Arbeitsbehörden. Diese Kontakte helfen Fachkräften im Bereich Mobilität, spezifische Bedingungen zu erfahren und festzustellen, ob Bestimmungen in mehreren Sprachen außerhalb der Landessprache vorliegen.

Über die Autorin: Daida Hadzic, Die Leiterin des EU-Steuerzentrums von KPMG verfügt über mehr als 15 Jahre Erfahrung im internationalen Steuerrecht für mobile Arbeitskräfte und leitet das globale Kundennetzwerk des Unternehmens. Zuvor war sie in dänischen Ministerien, der Europäischen Kommission und der dänischen Rentenagentur tätig. Sie hat einen Bachelor- und einen Masterabschluss in Anglistik und Wirtschaftswissenschaften von der Universität Kopenhagen sowie einen Bachelorabschluss in Rechtswissenschaften von der Universität Süddänemark. Daida lebt und arbeitet in den Niederlanden.