Indiens Aufstieg schreibt die Spielregeln der globalen Mobilität neu
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10 Tipps für die Entwicklung eines Programms zur Verwaltung von Remote-Mitarbeitern
Bei einem kürzlichen insideMOBILITY®-Veranstaltung in AustinMobilitätsexperten diskutierten angeregt die Herausforderungen bei der Überwachung und dem Management von Remote-Mitarbeitern. Die Führungskräfte aus Unternehmen unterschiedlicher Größe und Branchen schilderten, wie ihre Firmen den vielfältigen Anforderungen und Wünschen im Zusammenhang mit Homeoffice und ortsunabhängigem Arbeiten gerecht werden. Mehrere berichteten, dass ihre Unternehmen aus verschiedenen Gründen zögern, umfassende Richtlinien für das Management von Remote-Mitarbeitern zu entwickeln. Dazu gehören die Vermeidung eines Präzedenzfalls, Bedenken hinsichtlich der anhaltend volatilen Marktlage und unterschiedliche Übereinstimmungen zwischen den Beteiligten. Da Remote-Arbeit zu einem so wichtigen Thema im Bereich des Personalmanagements geworden ist, wurde deutlich, dass Diskussionen über die gegenwärtige und zukünftige Planung entscheidend für die organisatorische Vorbereitung in Bezug auf Compliance, Mitarbeitergerechtigkeit und betriebliche Effizienz sind.
Die Teilnehmer waren gespannt darauf zu erfahren, wie ihre Kollegen die neuen und turbulenten Herausforderungen der Remote-Arbeit meistern. Schließlich sind diese Teams aufgrund ihrer Erfahrung in der Unterstützung mobiler Mitarbeiter weltweit bestens geeignet, die detaillierten Richtlinien für das Remote-Arbeitsmanagement ihrer Organisation mitzugestalten.
In diesem Blogbeitrag fassen wir die wichtigsten Punkte der insideMOBILITY-Session zusammen und beleuchten die Möglichkeiten des mobilen Arbeitens am heutigen Arbeitsplatz sowie die besondere Bedeutung von Mobilität für dieses Thema. Abschließend stellen wir zehn zentrale Entscheidungsfelder vor, die Unternehmen bei der Gestaltung ihrer Richtlinien für mobile Mitarbeiter berücksichtigen sollten.
Remote-Arbeit ist gekommen, um zu bleiben
Die Pandemie erwies sich als Wendepunkt für viele Beschäftigungsrichtlinien und -praktiken, und Beobachter prognostizieren, dass Fernarbeitsregelungen ein wichtiger Bestandteil der Arbeitswelt werden. bedeutender Teil unserer Welt Ab sofort. Der Grad wird je nach Organisation variieren, und jede Organisation wird die grundlegenden Prioritäten für die Fernarbeit festlegen, die ihren Bedürfnissen entsprechen.
Einige Organisationen werden eine vollständige Rückkehr ins Büro vorschreiben. Viele weitere werden flexible Arbeitsmodelle anbieten, von der reinen Telearbeit bis hin zu teilweisen oder hybriden Modellen, bei denen die Anwesenheit in einem bestimmten Büro für eine Mindestanzahl von Tagen pro Woche erwartet wird.
Bei ihren Entscheidungen und der Festlegung ihrer Richtlinien sollten sich Unternehmen an den Lehren aus der Pandemie orientieren. Insbesondere müssen sie die Vorteile der Telearbeit gegen das Risiko von Betriebsunterbrechungen und Verstößen gegen Compliance-Vorschriften abwägen.
Beobachtungen von Mobilitätsexperten zum Thema Fernarbeit
Der Aspekt der Einhaltung von Vorschriften im Zusammenhang mit Fernarbeit wurde während der Austin insideMOBILITY-SessionWie Mobilitätsexperten betonten:
Organisationen sollten Richtlinien für das Arbeiten von zu Hause und das Arbeiten von überall aus getrennt behandeln, da mit letzteren umfangreiche Compliance-Risiken verbunden sind.
Viele Unternehmen haben aufgrund von Unsicherheiten in Bezug auf Compliance-Fragen, Zulassungskriterien, Prozessgestaltung (einschließlich Genehmigungen und Ablehnungen) und die Einbeziehung von Interessengruppen – um nur einige zu nennen – keine formalen Richtlinien für die Fernarbeit eingeführt.
Genehmigungen für Fernarbeitsregelungen umgehen häufig die Mobilitätsrichtlinien, wodurch das Unternehmen dem Risiko von Compliance-Verstößen ausgesetzt ist.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der größte Bedenkensbereich bei Telearbeitsregelungen die Einhaltung der Steuervorschriften betrifft.
Die Beteiligten arbeiten zusammen, um Richtlinien für das Management von Remote-Arbeitskräften zu entwickeln.
So wie wir vor kurzem diskutiertDie Mobilitätsteams sind Experten darin, die Einhaltung der Vorschriften für mobile Mitarbeiter in Bereichen wie Sozialversicherung, Verrechnungsvereinbarungen, Visa und Einwanderung, Steuern, Krankenversicherung und Datensicherheit sicherzustellen. Diese Teams verfügen über langjährige Erfahrung in der Entwicklung von Umzugspaketen und -richtlinien, die die Einhaltung dieser Vorschriften gewährleisten. Sie unterstützen ihre mobilen Mitarbeiter zudem so, dass die Bedürfnisse der Belegschaft, der Prozesse, der Prioritäten, der spezifischen Risiken, des Wettbewerbsumfelds und der Unternehmenskultur berücksichtigt werden.
Mobilitätsexperten traten 2020 verstärkt in Erscheinung, um ihre internen Teams in diesen Angelegenheiten zu beraten – zunächst zur Unterstützung mobiler Mitarbeiter auf der ganzen Welt, die mit herausfordernden Pandemie-Lockdown-Situationen konfrontiert waren.
Als jedoch auch Mitarbeiter, die nicht mobil waren, begannen, von zu Hause aus zu arbeiten, waren sich die Mobilitätsteams der potenziellen Fallstricke dieser Regelungen bewusst, insbesondere wenn Mitarbeiter von Standorten in anderen Bundesstaaten, Regionen und Ländern aus arbeiten wollten, die weit von ihrem Wohnort entfernt waren.
Da mobiles Arbeiten mittlerweile eine weit verbreitete und akzeptierte Arbeitsoption ist, ist es logisch und ratsam, dass die zuständigen Fachkräfte für mobiles Arbeiten eng mit ihren Ansprechpartnern aus den Bereichen Steuern, Recht, Finanzen, Sozialleistungen, Technologie und Vergütung sowie anderen internen Teams zusammenarbeiten. Gemeinsam können sie Richtlinien für das Management von Remote-Mitarbeitern entwickeln, die den Bedürfnissen aller internen Stakeholder gerecht werden, Compliance-Vorgaben unterstützen, ein einheitliches und faires Arbeitsumfeld schaffen, mit der Unternehmenskultur und den Unternehmenszielen übereinstimmen und die Arbeit im Homeoffice nachhaltig fördern.
10 Überlegungen zur Gestaltung von Richtlinien für das Management von Remote-Arbeitskräften
Organisationen sollten bei der Entwicklung von Programmen und Richtlinien für das Management von Remote-Mitarbeitern diese 10 Schlüsselfragen im Zusammenhang mit Compliance und anderen institutionellen Faktoren berücksichtigen:
- Geeignete Positionen - Welche Positionen sollten für Fernarbeit geeignet sein? Unternehmen sollten versuchen, dies anhand von Stellenkategorien und Verantwortlichkeiten zu definieren, nicht auf individueller Basis, da dies Fragen der Fairness und Gleichbehandlung aufwerfen kann.
- Flexibilität - Wird es den Mitarbeitern gestattet sein, mehr Zeit im Büro zu verbringen, als die Vereinbarung zur Telearbeit vorsieht? Kann beispielsweise ein Mitarbeiter, dessen Stelle vollständig für mobiles Arbeiten freigegeben ist, drei Tage pro Woche im Büro verbringen? Dies hängt von Faktoren wie Besprechungsterminen, der Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen und dem Risiko von Störungen des Arbeitsablaufs und der Betreuungszeiten ab. Um ein faires Arbeitsumfeld zu gewährleisten, sollte diese Frage durch Richtlinien und nicht durch Einzelfallentscheidungen geregelt werden.
- Geographische Grenzen - Wie sollte ein Unternehmen „zulässige“ Remote-Standorte definieren? Mitarbeiter müssen gegebenenfalls in ihrem Steuergebiet bleiben oder an einem Ort arbeiten, an dem das Unternehmen die lokalen Steuervorschriften einhält. Die Richtlinie sollte auch Visa- und Einreisebestimmungen sowie Reisebeschränkungen berücksichtigen.
- Arbeit von überall - Sollte es Mitarbeitern gestattet sein, außerhalb ihres Homeoffice zu arbeiten? Gilt dies auch während ihrer Urlaubsreisen oder „Workations“? Falls ja, sollten Einschränkungen oder zeitliche Begrenzungen gelten? Diese Politik sollte ebenfalls maßgeblich auf steuerlichen und einwanderungsrechtlichen Erwägungen basieren.
- Umzug - Wird das Unternehmen Mitarbeitern, die zur Fernarbeit berechtigt sind, Unterstützung bei einem Umzug in andere Gerichtsbarkeiten (Bundesstaaten, Provinzen oder Länder) gewähren? Letztendlich hängt dies von der Unternehmenskultur ab, aber die Notwendigkeit, wichtige Talente zu halten, und die Budgets spielen bei dieser Entscheidung eine Rolle.
- Standortverfolgung - Wird das Unternehmen die Arbeit der Remote-Mitarbeiter überwachen, um sicherzustellen, dass diese die Richtlinien für die Remote-Arbeit einhalten? Die Unternehmenskultur ist der wichtigste Faktor, der diese Angelegenheiten beeinflusst.
- Vergütungsanpassungen - Sollte die Vergütung eines im Homeoffice arbeitenden Mitarbeiters nach oben oder unten angepasst werden, wenn er einen genehmigten Umzug an einen anderen Standort vornimmt, an dem die Lebenshaltungskosten oder die Steuerbelastung für das Unternehmen deutlich anders sind? Wenn Unternehmen bereits solche standortbezogenen Gehaltsunterschiede praktizieren, sollten sie erwägen, diese auch auf freiwillige, genehmigte Versetzungssituationen auszudehnen.
- Datensicherheit - Wie werden die Mitarbeiter die Datensicherheitsprotokolle einhalten, wenn sie mit den Systemen und Programmen des Unternehmens arbeiten? In den meisten Fällen verfügen Unternehmen bereits über IT-Richtlinien für mobiles Arbeiten, beispielsweise auf Geschäftsreisen oder für die Arbeit im Homeoffice unter bestimmten Bedingungen. Die IT-Richtlinien für mobile Mitarbeiter sollten diese Standards widerspiegeln. Zusätzlich könnten diese Mitarbeiter verpflichtet werden, an Cybersicherheitsschulungen teilzunehmen, die bewährte Verfahren für einen sicheren Fernzugriff vermitteln. Unternehmen sollten außerdem die Bereitstellung von Systemen (z. B. VPN) und Ressourcen für einen sicheren Fernzugriff sowie technischen Support in diesem Bereich in Betracht ziehen.
- Überlegungen zu Diversität, Gleichstellung und Inklusion - Wie wird die Richtlinie für Fernarbeit gestaltet und umgesetzt, um die Gleichbehandlung aller berechtigten Mitarbeiter unabhängig von ihrer persönlichen Identitätsklassifizierung zu gewährleisten? Am besten ist es, wenn alle Gruppen bei der Festlegung von Richtlinien für das Management von Remote-Arbeitskräften mitwirken und Bedenken äußern können, falls Ungleichheiten deutlich werden.
- Unternehmenskultur - Wie wird die Richtlinie des Unternehmens zum Management von Remote-Arbeitskräften die Unternehmenskultur stärken und für Rekrutierungspraktiken genutzt werden? Die Management- und Talentakquise-Methoden variieren von Organisation zu Organisation. Unternehmen mit Mitarbeitern, die an persönliche Treffen, den Austausch mit Teammitgliedern und eine enge Führung gewöhnt sind, bevorzugen möglicherweise einen eher konservativen Ansatz bei der Gestaltung von Richtlinien für die Verwaltung von Remote-Arbeitskräften, während andere flexiblere Arbeitsmodelle in Betracht ziehen, um die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern.
Dank der Pandemie haben sich die Diskussionen um Personalplanung und -management verändert. Mobilitätsteams sind prädestiniert, zu diesen Diskussionen beizutragen, insbesondere im Hinblick auf die Richtlinienentwicklung. Nicht nur lassen sich Aspekte des mobilen Mitarbeitermanagements problemlos auf Remote-Arbeitsszenarien übertragen, sondern Mobilitätsexperten verfügen auch über umfassende Erfahrung darin, die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien mit der Schaffung herausragender Mitarbeitererlebnisse in Einklang zu bringen. Beides ist entscheidend und beides ist möglich. Wertvolle Einblicke in Richtlinien für das Remote-Arbeitsmanagement zu geben, ist ein weiteres Beispiel für die Bedeutung von Mobilität. Wert für eine Organisation.
Kontakt Graebel, falls Sie ein ausführlicheres Gespräch darüber führen möchten, wie man Mobilitätstools und -expertise nutzen kann, um eine Richtlinie für das Management von Remote-Arbeitskräften zu entwickeln.
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