¿Tu programa para Mac está fuera de control?

Scott SneadPresidente de Graebel Commercial Services, Inc.

(Psst… Oye MAC, ¿tienes un plan de gestión del lugar de trabajo?)

¿Qué es lo que hace funcionar a una organización?

La mayoría diríamos rápidamente que el problema radica en las personas. Si eres gerente de instalaciones, probablemente estés de acuerdo, pero también sabes que el espacio físico de trabajo no se gestiona solo. Alguien debe asegurarse de que no haya fallos ni deficiencias en el entorno laboral que puedan afectar a los empleados o al rendimiento de la empresa.

Los elementos esenciales del lugar de trabajo físico incluyen, por supuesto, la iluminación, la climatización, el mobiliario, la informática y la configuración del espacio de trabajo. Pero piense por un momento en cómo estos elementos pueden derivar en docenas de otras tareas y sistemas, cada uno de ellos destinado a mantener la concentración, la productividad e incluso la moral de los empleados.

Una categoría importante de estos servicios para el lugar de trabajo se conoce como «MAC» (Move Add Change), que abarca todo lo relacionado con el mobiliario y el espacio de trabajo. En los últimos años, los programas MAC han evolucionado, pasando de un enfoque de «reparación reactiva» a servicios proactivos (siempre relacionados con el mobiliario y el espacio de trabajo) que van desde la ergonomía hasta la preparación para grandes eventos.

Recuerdo cuando las solicitudes de MAC de los empleados se registraban por teléfono y se introducían en hojas de cálculo. Ahora, a medida que las organizaciones crecen y se vuelven más conscientes de la necesidad de resolver rápidamente los problemas de MAC, es fundamental automatizar y sistematizar el proceso de gestión de MAC. Afortunadamente, existen excelentes herramientas y recursos para lograrlo.

¿Por dónde empezar? Al diseñar o evaluar su programa MAC, tenga en cuenta los siguientes cinco elementos:

1. La primera clave para domar al monstruo MAC es: crear un proceso de orden de trabajo MAC¿Cómo se presentarán las solicitudes? ¿Quién las aprobará? ¿Quién las atenderá? Como puedes imaginar, no existe un proceso único para todos los casos. Por ejemplo, el traslado de estaciones de trabajo debe gestionarse de forma diferente a la reparación de una silla. Esto nos lleva al punto n.° 2 a continuación…
2. Cuidadosamente definir tipos de órdenes de trabajoSin duda, utilizarás algún tipo de menú desplegable, así que asegúrate de que sea lo suficientemente detallado para: reubicar un espacio de trabajo o un equipo de siete personas; ajustar una superficie de trabajo; pedir una silla, etc. Lo ideal es crear tipos de órdenes de trabajo específicos que sean relevantes para tu organización. La especificidad ayuda a garantizar que asignes y programes los recursos adecuados y a obtener métricas útiles del programa (más sobre esto en un momento).
3. Partiendo de estos dos primeros pasos, para cada tarea desarrollar estándares operativos En cuanto a la capacidad de respuesta, los plazos (por ejemplo, fuera del horario laboral o durante el mismo) y el personal, se garantiza que se disponga de los recursos humanos adecuados para cada tarea: personal de limpieza, mudanzas, técnicos informáticos e instaladores de muebles, por ejemplo.
4. El nivel de detalle en los puntos #2 y #3 le permitirá métricas del programa de esquemaNo se puede mejorar lo que no se puede medir, por lo que para cada actividad, deberá registrar el tiempo invertido, los costos relacionados (materiales y mano de obra) y las métricas de satisfacción del cliente.
5. Las métricas del #4 no importarán a menos que las agregue y analizar los datos en una evaluación mensual/trimestral del programaEl presupuesto es el factor determinante, pero también revise los datos que recopiló sobre los tiempos de respuesta, la capacidad de respuesta y los comentarios de los empleados (tanto positivos como negativos).

A medida que los programas MAC han evolucionado, también lo ha hecho. Graebel's Apoyo al programa MAC. Es una extensión natural de nuestras actividades globales de reubicación corporativa, para las cuales mantenemos una red global de proveedores de servicios verificados. Como una de nuestras principales fortalezas, también ayudamos a las empresas a nivel del programa MAC y trabajamos con la mayoría de los sistemas automatizados de aprobación MAC.

¿Necesitas controlar tu programa de MAC? Contacta con Graebe¡Descubra cómo nuestro equipo de servicios para el lugar de trabajo puede ayudarle!