Programas efectivos para viajeros de negocios: la segunda sesión de AMA de Graebel en Slack

En junio de 2020, Graebel creó una nueva comunidad de Slack para profesionales de la movilidad internos, la única de su tipo. La plataforma peer-to-peer, que cuenta con más de 200 miembros hasta la fecha, permite un intercambio continuo de ideas y diálogo sobre temas y desarrollos de la industria, además de ampliar las oportunidades de creación de redes virtuales a nivel mundial.

Aprovechando el impulso generado desde el lanzamiento, la segunda sesión de Slack Ask-Me-Anything (AMA) de Graebel abordó recientemente el tema de los viajeros de negocios, un área que ha provocado mucho debate y discusión a raíz de la pandemia mundial.

Para organizar la sesión, Graebel reclutó a un experto en la materia Terri Teuscher, especialista sénior en movilidad en KONE. Con una gran experiencia en la industria, Teuscher asesora en asuntos de movilidad global relacionados con impuestos, inmigración, nómina y gestión de programas. Durante una sesión de una hora, los asistentes pudieron preguntarle a Teuscher todo lo que quisieran sobre el tema de los viajeros de negocios. Las preguntas publicadas se respondieron en tiempo real a través de un diálogo de texto en pantalla, con una guía muy tangible y relevante que surgió sobre la mejor manera de abordar los diversos desafíos relacionados con los viajes de negocios y otros problemas de movilidad.

Cumplimiento y propiedad

Teuscher comenzó explicando que una sólida cultura de cumplimiento es vital para establecer un programa eficaz para viajeros de negocios. Esencialmente, dijo, “un programa para viajeros de negocios is una función de cumplimiento; su único [propósito] es mitigar” los riesgos de inmigración, impuestos y seguridad asociados con los viajes de negocios.

Cuando se le preguntó si el apoyo de un patrocinador ejecutivo es necesario para hacer cumplir el cumplimiento de los viajeros de negocios, Teuscher sugirió que es menos una cuestión de cumplimiento y más una cuestión de propiedad. La propiedad, dijo, ayuda a establecer roles y responsabilidades, lo que allana el camino para un buen cumplimiento. Dentro de diferentes organizaciones, la propiedad del programa de viajero de negocios puede desempeñar varias funciones, incluido el riesgo corporativo, la seguridad y las recompensas. Pero la ubicación principal es la movilidad global, que según Teuscher es donde la mayoría de la gente espera y quiere verla.

Lo más importante, agregó, es que la propiedad esté “claramente definida en la parte superior por los líderes”. Esta claridad permite a los administradores de la matriz comprender “la parte que [tienen] que desempeñar” para lograr los objetivos de un programa, “lo que hace que la adopción... sea más fácil”.

Seguimiento de viajeros de negocios

A continuación, los participantes plantearon la cuestión del seguimiento de los viajeros de negocios, que suele ser un gran desafío para las empresas. En particular, los múltiples sistemas de viajes o la gestión descentralizada de viajes de negocios pueden conducir a resultados de seguimiento subóptimos.

Para mejorar el proceso, el control de los puntos de datos es fundamental. La mayoría de las empresas utilizan sitios de reserva de viajes a los que se puede acceder para obtener información sobre quién viaja a dónde y por cuánto tiempo. "Cuando se limpian", dijo Teuscher, "estos datos... se pueden usar para rastrear el movimiento", con informes mensuales que ayudan a determinar si los volúmenes de viajes de negocios se acercan a los umbrales de impuestos internos.

Pero a pesar de los mandatos de las políticas, no todos los empleados reservan sus viajes a través de estos sitios y sistemas. Los participantes acordaron que la aceptación de los líderes principales es, por lo tanto, clave para crear el gobierno y consistencia necesarios para proporcionar datos de seguimiento precisos. Teuscher también sugirió usar tarjetas de crédito e informes de gastos para rastrear el movimiento de los viajeros de negocios, mientras que la comunicación con socios de viajes externos y proveedores de seguridad, como International SOS, puede ayudar significativamente a aumentar la visibilidad.

Viajes de negocios y COVID-19

En respuesta a la pandemia mundial, las empresas de todo el mundo han tenido que dejar de lado los viajes de negocios y las asignaciones en el extranjero en 2020. Al explicar que KONE, como muchos, "todavía no ha reanudado los viajes de negocios", Teuscher dijo que había notado un aumento en viajes al extranjero, con personas "más abiertas a la reubicación nacional en este momento".

Otros participantes comentaron que COVID-19 ha dado lugar a casos de viajes de negocios deshonestos, con "personas que se van a refugios más seguros" y "operan fuera del radar" en "asignaciones sigilosas" durante 2020. Teuscher emitió el recordatorio de que "el trabajo remoto no es lo mismo que trabajar desde casa”, y advirtió que cualquier solicitud de apoyo para viajes de negocios “durante más de 15 días… es una señal de alerta”.

En general, quedó claro que existe una fuerte creencia de que los viajes de negocios seguirá recuperarse de los acontecimientos de este año. Pero será diferente, y puede tomar tiempo. Lo mejor que pueden hacer las empresas durante este período, reflexionó Teuscher, es tomar medidas internas para construir un marco de cumplimiento sólido y comenzar a comparar sus esfuerzos con los de otras empresas. Solo de esta manera se asegurarán de que sus programas para viajeros de negocios sean adecuados para su propósito en el futuro.

Más información

A lo largo de esta oportuna y atractiva sesión, los participantes estaban ansiosos por escuchar todo tipo de problemas y puntos de vista relacionados con los viajeros de negocios. Los impuestos, la inmigración y la formulación de políticas fueron solo algunos de los temas tratados. La respuesta de Teuscher a preguntas específicas y las discusiones que siguieron se pueden encontrar en su totalidad en insidemobility.slack.com.

Puede unirse a nuestro grupo insideMOBILITY Slack y obtener información sobre futuras sesiones de AMA, esta página. Graebel también ofrece un apoyo más amplio en la evaluación comparativa y el rendimiento del programa, así como orientación experta en proyectos específicos.