6 pasos que debe seguir ANTES de implementar un proyecto a gran escala con un proveedor
Por Tonya Porath, Director de Implementaciones
Cada proyecto a gran escala enfrenta incertidumbre, especialmente cuando se asocia con un nuevo proveedor. Espera que el proveedor realmente comprenda su visión. Te preocupas por los plazos y el agotamiento de tus recursos internos. Y te preguntas acerca de todas las cosas que están fuera de tu control y que podrían descarrilar el proyecto.
No te preocupes. Aunque no esté familiarizado con este tipo de proyectos, puede mejorar sus posibilidades de éxito de manera exponencial confiando en lo que sabe y usándolo para adoptar un enfoque sistémico que prepare a su equipo para casi cualquier cosa.
Hay seis pasos internos previos a la implementación que puede tomar para un proyecto a gran escala, que incluyen:
- Pregúntese qué sabe acerca de su organización.
Puede establecer expectativas realistas para el proyecto y el proveedor evaluando cómo los miembros de su organización trabajan, o no, entre sí. Piense más allá del plan del proyecto. Considere la cultura o personalidad de la organización.
¿Se toman las decisiones rápidamente? ¿Unilateralmente? Aún más importante, ¿quién los hace y qué tan accesibles son esos tomadores de decisiones?
- Comuníquese con sus expertos internos
Puede que ni siquiera sepa por dónde empezar, pero alguien de su organización sí lo sabe. Conéctese con gerentes o líderes de otras implementaciones a gran escala. Han pasado por eso. Aprenda de sus experiencias. Saben dónde están los obstáculos, los escollos y las posibles soluciones. Apóyese en ellos para obtener información básica que pueda utilizar para poner en marcha su propia iniciativa. También son excelentes recursos a los que puede volver más adelante para obtener información valiosa.
- Reúna al equipo.
Ponga el equipo adecuado en su lugar. Considere qué partes de su organización se ven afectadas por esta implementación. Involucrarlos. O, al menos, obtenga sus conocimientos para evaluar cómo se ve afectado su equipo ahora y cómo eso podría cambiar después de la implementación. Pregunte específicamente sobre los mejores y peores escenarios.
- Encuentra un campeón de proyecto.
Ya sea que su equipo incluya solo unas pocas partes interesadas clave, o varias capas de varias partes de la organización, busque un colaborador influyente que lo ayude a impulsar su programa. Asóciese con ellos para compartir información o inquietudes con otras partes interesadas. A su vez, tienen su propia red de apoyo y defensores para aliviar las preocupaciones de otros tomadores de decisiones.
- Conoce el proceso, de principio a fin.
No hay atajos. Y no hay vuelta atrás. Su capacidad para guiar esta implementación a través de desafíos imprevistos depende de su capacidad para desarrollar una estrategia, con las personas adecuadas en el lugar, para superarlos rápidamente. No hay forma de saber a qué obstáculos se enfrentará, pero puede prepararse para ellos.
Piense en planes de respaldo. Sepa quiénes son los trabajadores clave de la información. Y comparta su conocimiento con el proveedor, para que pueda reaccionar rápidamente cuando sea necesario. Después de todo, a veces las mejores decisiones son las más rápidas, y es más fácil tomar esas decisiones cuando tienes la información disponible.
- Aborda las áreas grises.
Evidentemente, no hay forma de saberlo todo. Por eso es de vital importancia que recopile la mayor cantidad de información posible antes de que el proyecto esté en marcha, y por eso está buscando información de otras partes interesadas clave.
Se plantearán preguntas, ya sea por sus contactos o por la información que recopile durante el proceso de evaluación del proveedor y la fase previa a la implementación. Usa esto para tu ventaja. Aborde estas áreas grises o incertidumbres rápidamente antes de que se conviertan en problemas mayores.
Obtenga más valor de sus asociaciones
Los mejores proveedores son una extensión de su organización. Pero no sucede de la noche a la mañana. Y no sucede por accidente. Una colaboración sólida requiere mucha preparación y trabajo de ambas partes.
Haz tu parte. Ahora. Utilice lo que sabe sobre su organización y compártalo con su nuevo proveedor, de modo que pueda aliviar posibles obstáculos que podrían descarrilar los plazos y los presupuestos más adelante.