Tres consejos para avanzar con las reuniones de implementación virtual en medio de la era COVID-19

El impacto de COVID-19 ha sido un desafío para todos nosotros en muchos niveles. El primer trimestre de 1 estuvo lleno de grandes estrategias para nuevas y emocionantes iniciativas. La mayoría de esos planes se detuvieron en seco.
Estamos agradecidos de que el 100% de nuestros socios clientes más recientes hayan optado por seguir adelante con la planificación de la implementación a pesar de la pandemia. Ajustamos algunos cronogramas y luego seguimos avanzando con nuevas actividades de incorporación de servicios para estos clientes, utilizando sesiones de trabajo virtuales y, por supuesto, teniendo en cuenta su necesidad de centrarse en otras prioridades comerciales más inmediatas.
Los pasos de implementación que tomamos desde el principio para un programa de movilidad nuevo o en transición sientan las bases para un éxito duradero. Si bien las implementaciones virtuales no son nuevas, es importante ajustar algunas de las mejores prácticas establecidas para aprovechar al máximo estas reuniones al construir esta asociación.

Nuestra larga trayectoria de orquestar implementaciones globales con éxito nos ha hecho ágiles y bien preparados para adaptarnos a la naturaleza virtual del panorama empresarial actual. Para nosotros, esto es como siempre.

Aquí hay tres cosas a tener en cuenta al implementar un nuevo programa de movilidad utilizando tecnología de comunicación virtual:

1. Desarrolle lo que funciona durante las reuniones en persona. Sabes lo que se necesita para llevar a cabo una reunión en persona con éxito. Utilice esos mismos principios para administrar reuniones virtuales exitosas.
   • Establezca una agenda detallada antes de la reunión.
   • Mantenga las cosas encaminadas y defina objetivos.
   • Trabaje hacia una hora de finalización definitiva, ya que muchas personas programan reuniones consecutivas a lo largo del día.
   • Identificar roles y responsabilidades antes de la reunión
   • Presente imágenes claras para ayudar a mantener el compromiso y la claridad del tema.
   • Disponga de tiempo para los descansos: algunas reuniones de implementación pueden durar más de una hora, según el tema.
2. Establecer una plataforma virtual. Con tantos programas de reuniones en línea disponibles en la actualidad, asegúrese de que todos tengan acceso a la plataforma virtual de su elección. Todos deben usar la opción de video; asegúrese de que esta expectativa se comunique con anticipación. (¡No hay nada peor que ser la única persona que no está preparada para estar frente a la cámara!)
3. Acepta las imperfecciones. Sea paciente y comprenda las circunstancias únicas que todos atravesamos. Siéntete cómodo con lo inesperado, incluido el ladrido ocasional de un perro o la risa tonta del bebé. Piense en lo inesperado como toques personales. Así como ocurren cosas no planificadas en persona, no siempre se puede planificar lo inesperado durante las reuniones virtuales. Si bien es importante mantener un entorno profesional, está bien divertirse un poco con las reuniones y ser usted mismo. (¿Has visto los fondos de Zoom?) Después de todo, esto es lo que finalmente construye el vínculo entre los equipos.

Incluso si no está implementando un nuevo programa de movilidad, puede aprovechar estos consejos en todas sus reuniones virtuales mientras continuamos trabajando juntos en un entorno cada vez más virtual. Si desea obtener más información sobre nuestro proceso de implementación virtual, haga clic aquí o comuníquese con su contacto de Graebel.