Graebel y Reside se unen para simplificar la forma en que las organizaciones despliegan y apoyan el talento.
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Por Tonya Porath, Director de Implementaciones
Todo proyecto de gran envergadura se enfrenta a la incertidumbre, especialmente al colaborar con un nuevo proveedor. Uno espera que el proveedor comprenda realmente la visión del proyecto. Preocupan los plazos de entrega y el desgaste de los recursos internos. Y, además, surgen dudas sobre todos los factores ajenos a nuestro control que podrían hacer fracasar el proyecto.
No te preocupes. Aunque no estés familiarizado con este tipo de proyectos, puedes aumentar exponencialmente sus posibilidades de éxito si te basas en tus conocimientos y los utilizas para adoptar un enfoque sistémico que prepare a tu equipo para casi cualquier eventualidad.
Hay seis pasos internos previos a la implementación que puede tomar para un proyecto a gran escala, que incluyen:
- Pregúntate qué sabes sobre tu organización.
Puedes establecer expectativas realistas para el proyecto y el proveedor evaluando cómo trabajan —o no trabajan— los miembros de tu organización entre sí. Piensa más allá del plan del proyecto. Considera la cultura, o la personalidad, de la organización.
¿Se toman las decisiones rápidamente? ¿Unilateralmente? Aún más importante, ¿quién los hace y qué tan accesibles son esos tomadores de decisiones?
- Comuníquese con sus expertos internos
Quizás no sepas por dónde empezar, pero alguien en tu organización sí. Ponte en contacto con gerentes o líderes de otras implementaciones a gran escala. Ya han pasado por esto. Aprende de su experiencia. Saben dónde están los obstáculos, las dificultades y las posibles soluciones. Apóyate en ellos para obtener información de base que te sirva para impulsar tu propia iniciativa. Además, son excelentes recursos a los que puedes recurrir más adelante para obtener valiosas perspectivas.
- Reúna al equipo.
Forma el equipo adecuado. Considera qué áreas de tu organización se verán afectadas por esta implementación. Involúcralas. O, al menos, solicita su opinión para evaluar cómo afecta esto a su equipo actualmente y cómo podría cambiar después de la implementación. Pregunta específicamente sobre los escenarios más favorables y los más desfavorables.
- Encuentra un campeón de proyecto.
Ya sea que su equipo incluya solo a unos pocos interesados clave o a varios niveles de diferentes áreas de la organización, busque un colaborador influyente que impulse su programa. Colabore con él para compartir información o inquietudes con otros interesados. A su vez, esta persona cuenta con su propia red de apoyo y defensores para disipar las dudas de otros responsables de la toma de decisiones.
- Conoce el proceso, de principio a fin.
No hay atajos. Y no hay vuelta atrás. Tu capacidad para guiar esta implementación a través de desafíos imprevistos depende de tu habilidad para desarrollar una estrategia —con el personal adecuado— para superarlos rápidamente. No hay forma de saber qué obstáculos encontrarás, pero puedes prepararte para ellos.
Piensa en planes de respaldo. Identifica a los responsables clave del manejo de la información. Comparte tus conocimientos con el proveedor para poder reaccionar con rapidez cuando sea necesario. Al fin y al cabo, a veces las mejores decisiones son las más rápidas, y es más fácil tomarlas cuando se dispone de la información necesaria.
- Abordar las zonas grises.
Obviamente, es imposible saberlo todo. Por eso es fundamental recopilar la mayor cantidad de información posible antes de que el proyecto se ponga en marcha, y por eso es importante recabar la opinión de otras partes interesadas clave.
Surgirán preguntas, ya sea por parte de sus contactos o a partir de la información que recopile durante el proceso de evaluación del proveedor y la fase previa a la implementación. Aproveche esta situación. Aborde estas dudas o incertidumbres con prontitud antes de que se conviertan en problemas mayores.
Obtenga más valor de sus asociaciones
Los mejores proveedores son una extensión de su organización. Pero esto no sucede de la noche a la mañana ni por casualidad. Una colaboración sólida requiere mucha preparación y trabajo por parte de ambas partes.
Haz tu parte. Ahora. Utiliza lo que sabes sobre tu organización y compártelo con tu nuevo proveedor para evitar posibles obstáculos que podrían retrasar los plazos y los presupuestos.
