Orden Ejecutiva 14247: Cómo el fin de los cheques en papel afecta a los programas de movilidad

• Comienzo de la eliminación gradual: Cheques en papel para desembolsos federales y reembolsos del IRS. comenzarán a ser eliminados gradualmente el 30 de septiembre de 2025, en lugar de ser eliminada por completo en esa fecha.
• Próximamente, el IRS publicará directrices detalladas para las declaraciones de impuestos de 2025 antes de la temporada de presentación de declaraciones de 2026.
• Procedimientos actuales permanecerHasta nuevo aviso, los contribuyentes deben seguir utilizando los formularios y procesos existentes para los pagos y reembolsos federales. 

 Los pagos federales se digitalizarán. A partir del 30 de septiembre de 2025, los cheques en papel para reembolsos del IRS y desembolsos federales comenzarán a eliminarse gradualmente. Los programas de movilidad deben comenzar a prepararse desde ahora para garantizar que los procesos bancarios, fiscales y de nómina de los empleados se mantengan sin interrupciones. El IRS publicará próximamente una guía detallada, pero la planificación anticipada es fundamental.

Que esta cambiando

A partir del 30 de septiembre de 2025, Los cheques en papel para desembolsos federales, incluidos los reembolsos del IRS y los pagos de impuestos, serán...comienzan a ser eliminados gradualmente, marcando el primer paso. en el marco de la transición más amplia del IRS hacia los pagos electrónicos. Orden Ejecutiva 14247 La normativa establece que los canales electrónicos como el pago directo, los sistemas de pago electrónico (EFTP), la cuenta en línea del IRS, la transferencia bancaria (ACH) y los procesadores de tarjetas de débito/crédito se convertirán en el estándar obligatorio. Si bien existen algunas excepciones puntuales, prácticamente todos los empleados que trabajan de forma remota deberán realizar transacciones electrónicamente.

Para los empleados que se trasladan, este cambio afecta la forma y el momento en que reciben reembolsos o realizan pagos. Es fundamental asegurarse de que las cuentas bancarias en EE. UU. estén activas, actualizadas y debidamente documentadas. Los empleados podrían necesitar orientación para desenvolverse en estos procesos exclusivamente digitales, sobre todo si los experimentan por primera vez.

Por qué importa

La transición va más allá del mero cumplimiento normativo: influye directamente en la experiencia del empleado durante los traslados. Entre las consideraciones clave se incluyen:

• Acceso y continuidad para los empleados: Los empleados que trabajan de forma remota deben mantener opciones bancarias seguras para recibir reembolsos y pagar impuestos electrónicamente.
• Verificación de identidad y plazos: Los pagos en línea al IRS requieren datos personales, por lo que es fundamental enviar las declaraciones de pago a tiempo.
• Comunicación clara: Los empleados se benefician de una orientación proactiva sobre cómo se gestionarán los pagos y los reembolsos.
• Alineación operativa: Los departamentos de nóminas, los proveedores de servicios fiscales y los programas de movilidad deben coordinarse para evitar retrasos y garantizar procesos fluidos.
• Mitigación de riesgos: La información bancaria incorrecta provocará retrasos o interrupciones. 

Al abordar estas áreas, los programas de movilidad pueden reducir las fricciones, minimizar el estrés y mantener una experiencia positiva para los empleados, al tiempo que cumplen con los requisitos normativos. Esta es una oportunidad para que las transiciones digitales resulten fluidas, en lugar de problemáticas, para los empleados que se reubican.

¿Que necesito hacer?

La transición a los pagos federales electrónicos ya está en marcha. A partir del 30 de septiembre de 2025, los cheques en papel comenzarán a eliminarse gradualmente. Los programas de movilidad deben aprovechar este tiempo para confirmar su preparación, no solo desde el punto de vista de los sistemas y el cumplimiento normativo, sino también en lo que respecta a la experiencia de los empleados.

Verificar los datos bancarios, armonizar los procesos de nómina e impuestos y garantizar que los empleados comprendan los pasos que deben seguir son esenciales para mantener la confianza y minimizar las interrupciones. Si bien la transición a los pagos digitales es necesaria desde el punto de vista operativo, su verdadero éxito se medirá por la fluidez con la que acompañe a los empleados en su proceso de movilidad. Aquí te explicamos cómo prepararte:

• Revisar y confirmar la información bancaria de los empleados. para garantizar la exactitud y la exhaustividad.
• Actualizar los recursos de incorporación y reubicación. para reflejar los procedimientos de pago actualizados.
• Comunícate de forma temprana y frecuente con los empleados sobre los próximos cambios y los pasos a seguir para prepararlos.
• Colaborar con los socios de nómina e impuestos Sincronizar sistemas y cronogramas, así como crear y realizar evaluaciones de preparación para abordar de forma proactiva cualquier problema.

Este cambio nos recuerda la importancia de que los programas de movilidad mantengan procesos de compensación fluidos que respalden tanto el cumplimiento normativo como la experiencia del empleado. Servicios de compensación de Graebel Están diseñados para simplificar la gestión de nóminas, impuestos y reembolsos, ayudando a las organizaciones a anticiparse a los cambios y garantizando que los empleados se sientan seguros durante todo el proceso. Si desea explorar cómo podemos apoyar su programa, contáctenos; estamos aquí para ayudarle.