4 pasos para cerrar la brecha de RFP entre la movilidad y la adquisición de talentos globales

Mejores prácticas para garantizar la colaboración y un resultado exitoso

¿Cómo pueden Global Talent Mobility and Procurement encontrar un terreno común y mantener un pie de igualdad en el proceso de desarrollo de Solicitud de Propuesta (RFP) para la selección de una Compañía de Gestión de Reubicación (RMC) u otro proveedor de servicios de Movilidad? No siempre es fácil porque los roles respectivos y los estilos operativos de estas dos funciones son significativamente diferentes.

Los programas de movilidad global de talento están diseñados para trasladar personas y equipos por todo el mundo en apoyo de las metas y objetivos corporativos. Sus medidas de éxito son principalmente cualitativo. Por ejemplo, la satisfacción del empleado y su familia es extremadamente importante ya que se relaciona con lograr una 'experiencia excepcional'; al igual que la capacidad del empleado para integrarse rápida y productivamente en su nueva asignación.

Por el contrario, la función institucional de Adquisiciones es garantizar que se adquieran bienes y servicios de calidad al menor costo y en las mejores condiciones. Por lo tanto, las medidas de éxito de Adquisiciones son principalmente XNUMX% automáticos: reducir el coste por reubicación, en el caso de la Movilidad Global de Talento.

Sin embargo, es importante que estas dos funciones corporativas trabajen juntas, comprometiéndose con un proceso que equilibre las prioridades de ambas de manera que beneficie al máximo a la organización y a su activo más importante: su gente.

En este artículo, describiremos cómo hacer que eso suceda desde la perspectiva del equipo de movilidad, y aprenderá cómo debe involucrarse con las adquisiciones durante el proceso de RFP.

Profesionales de compras generales frente a profesionales de compras especializados: ¿Cuál es la diferencia?

Dependiendo de la organización (y, en general, de su cultura, tamaño y/o complejidad), Mobility puede encontrarse trabajando con dos tipos de profesionales de compras, ambos igualmente centrados en funciones analíticas y de datos:

• Gerentes Generalistas de Adquisiciones Poseen una amplia experiencia en el proceso de Adquisiciones y Solicitudes de Propuestas (RFP), pero son generalistas en lo que respecta a las funciones corporativas. Se mueven de un proyecto a otro en toda la organización.
• Gerentes de categoría de adquisiciones tienen la misma experiencia pero también están más familiarizados con funciones corporativas específicas, servicios y / o líneas de productos. A menudo, han trabajado antes en asuntos de Adquisiciones en esas áreas funcionales.

La ventaja de trabajar con un gerente de categoría de compras (que a menudo se especializa en la función de recursos humanos) es que su experiencia en movilidad global de talento puede acortar el proceso de formación y familiarización descrito en el paso uno (a continuación).

La fuente del desafío

En un insideMOBILITY® Digital reciente Webinar Sobre este tema, preguntamos a los líderes de Movilidad Global sobre el origen de sus dificultades al trabajar con el departamento de Compras dentro de sus organizaciones. Los resultados se resumen a continuación:

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Dos de las tres respuestas principales hacen referencia a la falta de comprensión de las funciones, procesos y métodos respectivos. Las cifras sugieren que el departamento de Movilidad no comprende, o quizás no valora, los procesos y métodos que el departamento de Compras debe seguir. Por otro lado, es posible que el departamento de Compras no comprenda ni reconozca el propósito, los procesos y los indicadores de éxito del departamento de Movilidad.

Además, como se señaló en la segunda respuesta más popular, la movilidad a menudo se ve frustrada por el enfoque de Adquisiciones en los costos finales. Eso no debería sorprender: la movilidad siempre debería recordar que las adquisiciones se encargan de obtener el mejor valor para cada gasto corporativo importante. Deben demostrar un valor añadido cuantificable para los nuevos niveles de gasto.

Por eso, es responsabilidad del área de Movilidad aportar datos y razonamientos adicionales. Al fin y al cabo, los programas de Movilidad Global también deben basarse en datos cuantitativos, recopilando y monitorizando información que vaya mucho más allá de los costes y que abarque factores como la calidad del servicio y la satisfacción de los empleados, por mencionar solo dos.

Paso uno: entenderse

La segunda tabla (abajo), presentada en el seminario web, describe los parámetros generales del intercambio de información que debe realizarse antes de la elaboración de la solicitud de propuestas (RFP) para los servicios de movilidad. Una vez establecida y clara dicha información, los departamentos de Movilidad y Adquisiciones pueden crear "Zonas de Posible Acuerdo" (segunda columna), que representan los parámetros acordados mutuamente y que guiarán el proceso de RFP y selección.

Igualmente importante en este entendimiento mutuo de roles es educar a Adquisiciones sobre el estrategia de la función de movilidadPara obtener su apoyo, es fundamental desarrollar metas y objetivos para el Programa de Movilidad y compartir con el departamento de Compras el retorno de la inversión (ROM) y el valor de su función. Como socios durante el proceso de solicitud de propuestas (RFP), este enfoque les permite comprender que una progresión lógica de pasos estratégicos, métricas y análisis del ROM, así como la participación de las partes interesadas, impulsarán el programa de movilidad y el proceso de RFP, garantizando su éxito.

Paso dos: prepárate para participar

Ahora que Mobility ha llegado a un entendimiento con Adquisiciones sobre la estrategia de la función, los procesos, las herramientas, los roles y otros elementos del proceso de RFP, es hora de recopilar información para alimentar el proceso. Es importante ser proactivo en este sentido para mantener una posición de igualdad con Adquisiciones en el proceso. Para recopilar esta información, Mobility puede necesitar involucrar a otras partes interesadas en toda la empresa, que incluyen:

• Finanzas - para obtener datos de puntuación y costes relacionados con el gasto en movilidad
• Tecnologías de la información - para revisar las plataformas de gestión actuales y los "imprescindibles" relacionados con TI que el proveedor deberá cumplir
• Desarrollo de talento y Unidades de negocio clave: para determinar si las políticas deben simplificarse o revisarse y para revisar los próximos planes de expansión o consolidación corporativos que afectarían la actividad de movilidad.

Paso tres: recopile su información

La movilidad no solo debe anticipar el tipo de información de costos que el departamento de adquisiciones querrá ver, sino también la información adicional que desea agregar a la combinación, como:

• Volumen de movilidad, tasa de colocación, puntajes de satisfacción, finalización de asignaciones y el número y costo de las escaladas.
• El alcance de los servicios de movilidad actualmente vigentes y cualquier plan para expandir o retirar esos servicios.
• Expectativas de nivel de servicio y puntajes reales, así como los métodos para recopilar y administrar esos datos
• El enfoque sistemático y estratégico de crear una experiencia excepcional para los empleados como una forma de atraer y retener empleados centrándose en "Momentos que importan"
• El impacto financiero potencial de una asignación fallida para que Adquisiciones pueda apreciar mejor las consecuencias de tomar atajos y arriesgarse con proveedores de servicios deficientes
• Tratos en el proceso de selección y las características de un RMC o proveedor de servicios de movilidad que los haría inaceptables o no calificados.

Paso cuatro: dedica el tiempo necesario al proceso

Con todo esto en marcha, es importante que Movilidad siga participando activamente y conserve la oportunidad de opinar sobre la redacción de la solicitud de propuestas (RFP) y sobre todo el proceso de selección. Este no es el momento de delegar la responsabilidad en Compras. Aunque pueda resultar tentador, ya que para Movilidad el proceso de RFP supone una responsabilidad diaria adicional, mientras que para Compras es su función principal.

La movilidad debe involucrarse tanto como sea posible hasta su finalización: la selección del RMC o socio de servicios de movilidad. Para un resultado exitoso, la movilidad debe guiarse por este principio:

Cree un tono y un proceso de colaboración ricos en información en los que Mobility and Procurement se unan en la misma dirección con total transparencia.

Podemos ayudarlo a evaluar su proceso interno de solicitud de propuestas utilizando nuestro kit de herramientas de solicitud de propuestas, que incluye preguntas de descubrimiento para evaluar sus necesidades, un cuadro de mando y una herramienta de ahorro de costos. y una tabla de precios. Cada uno de estos elementos se puede personalizar para adaptarse a los objetivos específicos de su negocio. Contáctanos para más información.