6 étapes à suivre AVANT de mettre en œuvre un projet à grande échelle avec un fournisseur
Créé par: Tonya Porat, directeur des implémentations
Chaque projet à grande échelle est confronté à l'incertitude, en particulier lorsque vous vous associez à un nouveau fournisseur. Vous espérez que le vendeur comprend vraiment votre vision. Vous vous inquiétez des délais et de l'épuisement de vos ressources internes. Et, vous vous interrogez sur toutes les choses hors de votre contrôle qui pourraient faire dérailler le projet.
Ne t'inquiète pas. Même si vous ne connaissez peut-être pas ces types de projets, vous pouvez augmenter leurs chances de réussite de manière exponentielle en vous appuyant sur ce que vous savez et en l'utilisant pour adopter une approche systémique qui prépare votre équipe à presque tout.
Il existe six étapes internes de pré-implémentation que vous pouvez suivre pour un projet à grande échelle, notamment :
- Demandez-vous ce que vous savez de votre organisation.
Vous pouvez définir des attentes réalistes pour le projet et le fournisseur en évaluant comment les membres de votre organisation travaillent - ou ne travaillent pas - les uns avec les autres. Pensez au-delà du plan de projet. Tenez compte de la culture ou de la personnalité de l'organisation.
Les décisions sont-elles prises rapidement ? Unilatéralement? Plus important encore, qui les fabrique - et dans quelle mesure ces décideurs sont-ils accessibles ?
- Contactez vos experts internes
Vous ne savez peut-être même pas par où commencer, mais quelqu'un dans votre organisation le sait. Connectez-vous avec des gestionnaires ou des dirigeants d'autres implémentations à grande échelle. Ils sont passés par là. Apprenez de leurs expériences. Ils savent où se trouvent les obstacles, les pièges et les solutions possibles. Appuyez-vous sur eux pour obtenir des informations de base que vous pouvez utiliser pour lancer votre propre initiative. Ce sont également d'excellentes ressources sur lesquelles vous pouvez revenir plus tard pour obtenir des informations précieuses.
- Rassemblez l'équipe.
Mettez la bonne équipe en place. Considérez quelles parties de votre organisation sont affectées par cette implémentation. Faites-les participer. Ou, au moins, obtenez leurs idées pour évaluer comment leur équipe est affectée maintenant - et comment cela pourrait changer après la mise en œuvre. Renseignez-vous spécifiquement sur les scénarios les plus optimistes et les plus pessimistes.
- Trouvez un champion de projet.
Que votre équipe ne comprenne que quelques parties prenantes clés - ou plusieurs couches de différentes parties de l'organisation - trouvez un collaborateur influent pour vous aider à faire avancer votre programme. Collaborez avec eux pour partager des informations ou des préoccupations avec d'autres parties prenantes. À leur tour, ils ont leur propre réseau de soutien et de champions pour atténuer les inquiétudes des autres décideurs.
- Connaître le processus, du début à la fin.
Il n'y a pas de raccourci. Et il n'y a pas de retour en arrière. Votre capacité à guider cette mise en œuvre à travers des défis imprévus dépend de votre capacité à élaborer une stratégie - avec les bonnes personnes en place - pour les surmonter rapidement. Il n'y a aucun moyen de savoir à quels obstacles vous serez confrontés, mais vous pouvez vous y préparer.
Pensez aux plans de sauvegarde. Sachez qui sont les principaux travailleurs de l'information. Et partagez vos connaissances avec le fournisseur afin de pouvoir réagir rapidement si nécessaire. Après tout, parfois les meilleures décisions sont les plus rapides - et il est plus facile de prendre ces décisions lorsque vous disposez des informations à portée de main.
- Abordez les zones grises.
Évidemment, il n'y a aucun moyen de tout savoir. C'est pourquoi il est extrêmement important que vous rassembliez autant d'informations que possible avant le début du projet - et pourquoi vous sollicitez l'avis d'autres parties prenantes clés.
Des questions seront soulevées — soit par vos contacts, soit par les informations que vous recueillez au cours du processus d'évaluation des fournisseurs et de la phase de pré-implémentation. Utilisez-le à votre avantage. Abordez ces zones grises, ou incertitudes, rapidement avant qu'elles ne deviennent des problèmes plus importants.
Tirez plus de valeur de vos partenariats
Les meilleurs fournisseurs sont une extension de votre organisation. Mais cela ne se fait pas du jour au lendemain. Et cela n'arrive pas par hasard. Une collaboration solide demande beaucoup de préparation et de travail de la part des deux parties.
Faites votre part. Maintenant. Utilisez ce que vous savez de votre organisation et partagez-le avec votre nouveau fournisseur, afin de pouvoir éliminer les obstacles potentiels qui pourraient faire dérailler les délais et les budgets plus tard.