Trois conseils pour aller de l'avant avec les réunions de mise en œuvre virtuelles à l'ère de la COVID-19
L'impact de COVID-19 a été difficile pour nous tous à de nombreux niveaux. Le premier trimestre de 1 était plein de grandes stratégies pour de nouvelles initiatives passionnantes. La plupart de ces plans se sont arrêtés brutalement.
Nous sommes reconnaissants que 100 % de nos nouveaux clients partenaires aient choisi d'aller de l'avant avec la planification de la mise en œuvre malgré la pandémie. Nous avons ajusté certains délais, puis avons continué à avancer avec de nouvelles activités d'intégration de services pour ces clients, en utilisant des sessions de travail virtuelles et, bien sûr, en étant conscients de leur besoin de se concentrer sur d'autres priorités commerciales plus immédiates.
Les étapes de mise en œuvre que nous prenons au début d'un programme de mobilité nouveau ou en transition jettent les bases d'un succès durable. Bien que les implémentations virtuelles ne soient pas nouvelles, il est important d'ajuster quelques meilleures pratiques établies pour tirer le meilleur parti de ces réunions lors de la construction de ce partenariat.
Notre longue histoire d'orchestration réussie d'implémentations mondiales nous a rendus agiles et bien préparés pour nous adapter à la nature virtuelle du paysage commercial d'aujourd'hui. Pour nous, c'est comme d'habitude.
Voici trois choses à garder à l'esprit lors de la mise en œuvre d'un nouveau programme de mobilité utilisant la technologie de communication virtuelle :
- Développez ce qui fonctionne lors des réunions en personne. Vous savez ce qu'il faut pour organiser une réunion réussie en personne. Utilisez ces mêmes principes pour gérer des réunions virtuelles réussies.
- Établissez un ordre du jour détaillé avant la réunion.
- Gardez le cap et définissez des objectifs.
- Travaillez vers une heure de fin définitive car de nombreuses personnes planifient des réunions consécutives tout au long de la journée
- Identifier les rôles et les responsabilités avant la réunion
- Présentez des visuels clairs pour aider à maintenir l'engagement et la clarté du sujet
- Prévoyez du temps pour les pauses - certaines réunions de mise en œuvre peuvent durer plus d'une heure selon le sujet
- Mettre en place une plateforme virtuelle. Avec autant de programmes de réunion en ligne disponibles aujourd'hui, assurez-vous que tout le monde a accès à la plate-forme virtuelle de son choix. Tout le monde devrait utiliser l'option vidéo - assurez-vous que cette attente est communiquée à l'avance. (Il n'y a rien de pire que d'être la seule personne à ne pas être prête à être devant la caméra !)
- Acceptez les imperfections. Soyez patient et comprenez les circonstances uniques dans lesquelles nous travaillons tous. Soyez à l'aise avec les imprévus, y compris les aboiements occasionnels d'un chien ou le rire de bébé. Considérez l'inattendu comme une touche personnelle. Tout comme des choses imprévues se produisent en personne, vous ne pouvez pas toujours prévoir les imprévus lors des réunions virtuelles. Bien qu'il soit important de maintenir un cadre professionnel, il est normal de s'amuser un peu avec les réunions et d'être soi-même. (Avez-vous vu les arrière-plans de Zoom ?) Après tout, c'est ce qui crée finalement le lien entre les équipes.
Même si vous ne mettez pas en œuvre un nouveau programme de mobilité, vous pouvez tirer parti de ces conseils dans toutes vos réunions virtuelles alors que nous continuons à travailler ensemble dans un environnement de plus en plus virtuel. Si vous souhaitez en savoir plus sur notre processus de mise en œuvre virtuelle, veuillez cliquer ici ou contacter votre contact Graebel.