Développer les connaissances et les réseaux à insideMOBILITY Digital (1 sur 3)

Chaque année, dans le monde entier, Graebel organise des événements insideMOBILITY où les leaders et les innovateurs se réunissent pour découvrir les dernières nouveautés en matière de mobilité des talents.

En raison de la COVID-19, le deuxième événement Graebel de 2020 s'est déroulé en ligne, proposant ateliers, tables rondes et présentations via une plateforme numérique interactive. Recréant l'atmosphère conviviale et stimulante des congrès Graebel habituels, les sessions virtuelles ont eu lieu du 15 au 19 juin et ont attiré des intervenants et des participants experts issus d'un large éventail d'organisations internationales.

Ici, dans le premier des trois blogs sur le tout premier insideMOBILITY Digital, nous rendons compte de certains des sujets clés abordés le jour de l'ouverture de cet événement unique d'une semaine.

Atteindre l'alignement des appels d'offres

insideMOBILITY Digital a débuté par une discussion engageante sur les appels d'offres, qui a examiné les « besoins de savoir » essentiels pour les professionnels de la mobilité mondiale et des achats. Dirigé par Graebel's Rico Lopés et Xun Fu Xiang, cette session a examiné en quoi l'alignement entre la mobilité et l'approvisionnement est la clé du succès des appels d'offres.

Lopes a commencé par interroger les participants sur la compréhension et la coopération de leurs services d'approvisionnement en matière de mobilité internationale. Le premier sondage a révélé que si 48 % des répondants jugeaient la coopération « bonne », 38 % la qualifiaient de « minimale ». Le second sondage a montré que 69 % estimaient que leurs collègues des achats manquaient de compréhension des aspects essentiels de la mobilité. Comme l'a expliqué Lopes, si les responsables des achats maîtrisent parfaitement les normes et les processus d'approvisionnement, leur profil généraliste les empêche souvent d'avoir une vision spécialisée des principaux services et fonctions, notamment la mobilité. De plus, toutes les organisations ne disposent pas de responsables de catégorie capables d'apporter une perspective plus approfondie et stratégique, ce qui rend le fossé entre les achats et la mobilité encore plus difficile à combler. Ce manque d'alignement est également souvent dû à des priorités et des objectifs contradictoires. L'obsession des achats pour les coûts, par exemple, peut s'avérer problématique.
 

Comme l'a observé Xun Fu Xiang, les achats doivent justifier leurs dépenses au sein de l'organisation et faire preuve d'objectivité dans leurs recommandations. Le meilleur moyen d'y parvenir est d'exploiter les données relatives aux initiatives de réduction des coûts mesurables. Si cette approche est justifiée, elle implique souvent que les achats peinent à appréhender des concepts moins quantifiables, tels que l'expérience des employés mobiles.

Pour surmonter ces difficultés, la communication est essentielle. Présentant un guide étape par étape pour l'alignement interfonctionnel, Xiang a expliqué que poser des questions est primordial pour comprendre le point de vue de l'autre partie. En s'informant sur les points de blocage potentiels, les besoins de soutien supplémentaires, les indicateurs clés de performance (KPI) et les attentes, les services Achats et Mobilité peuvent commencer à définir une Zone d'Accord Possible (ZAP). Grâce aux ZAP, ils peuvent établir des échéanciers et des paramètres mutuellement convenus, impliquer un large éventail de parties prenantes, aligner les outils d'achat sur les axes prioritaires de la mobilité et éliminer les prestataires de services inadaptés. Surtout, a souligné Xiang, la mobilité peut également améliorer la compréhension de leur rôle par les services Achats en présentant des indicateurs et des données pertinents. En illustrant leurs propos par des chiffres, ils peuvent obtenir l'adhésion, le consensus et la cohésion, ouvrant ainsi la voie à un processus d'appel d'offres sans accroc.

Guider la mobilité par la transformation

Ensuite, lors d'un atelier interactif entre pairs, les professionnels de la mobilité ont partagé leurs expériences de changement d'entreprise et de transformation de la fonction de mobilité. Comment, a demandé à Graebel Roi de Beverly, dans son introduction à la session, pouvons-nous apprendre des autres à gérer nos propres processus de changement en interne ?

Pour lancer le bal, conférencier invité Jolanda Heesbeen a donné un aperçu du processus de transformation interne chez MSD Pays-Bas. Un thème commun dans la discussion qui a suivi était le passage des options de mobilité complète ou à la carte (les deux participants ont convenu qu'elles étaient complexes et chronophages) à quelque chose entre les deux : le modèle core-flex. Les délégués ont observé que le principal avantage du core-flex était l'offre de dispositions de base aux employés, ainsi que la flexibilité de sélection.

Un participant a souligné l'importance de la mise en place d'un modèle de structure flexible, qui a permis à son organisation d'atteindre un équilibre optimal entre structure et autonomie. Un autre a décrit comment les mécanismes de retour d'information les avaient aidés à recueillir les points de vue des parties prenantes, à nouer des relations et à créer des ambassadeurs pour promouvoir le modèle en interne.

Alors que la session se divisait en salles de discussion en ligne, d'autres participants ont ajouté leur voix à la conversation. L'un d'eux a expliqué qu'en raison de la pandémie mondiale, leur entreprise est plus préoccupée par les économies de coûts que par le retour sur investissement et explore actuellement les affectations virtuelles plutôt que les délocalisations physiques. Un autre a ajouté que, face à la pression des coûts, les entreprises devraient se concentrer sur l'expérience des employés lorsqu'elles tentent de mesurer le succès. Pendant ce temps, un autre a décrit comment une enquête auprès des parties prenantes de l'entreprise, ainsi que des cessionnaires, peut aider à déterminer dans quelle mesure la flexibilité répond aux besoins d'une entreprise. Elle peut également mettre en évidence des disparités cruciales d'opinion et de perception.

Technologie de gestion des affectations : qu'avons-nous appris ?

Lors de la dernière session de la journée, les membres du panel ont abordé la question cruciale de savoir s'il fallait sous-traiter ou auto-construire la technologie de gestion des affectations. Pour lancer le débat, Roi de Beverly a posé une question : que recherchent exactement les entreprises dans leur technologie de mobilité mondiale ? Alors que l'abordabilité et l'intégration sont essentielles, un sondage en session a révélé que la fonctionnalité était la considération la plus importante parmi les délégués, 39 % ayant choisi cette option.
 

Décrire les critères technologiques d'IBM, Pétra Vallat Elle a décrit comment la rentabilité avait été la priorité de son entreprise, ainsi que le potentiel de personnalisation. La gestion des flux de travail, a-t-elle déclaré, était également essentielle, tout comme un niveau élevé de libre-service. Kassia Garvin de Kerry Group, la chose la plus importante était la précision des données, ainsi que l'intuitivité du système. Garvin a également fait remarquer qu'il était essentiel de disposer d'un budget suffisant pour éviter les raccourcis, une mauvaise planification et des résultats sous-optimaux.

Sur la question de l'externalisation, Katrin Razzano Graebel a observé que si les entreprises souhaitent superviser elles-mêmes la migration de leurs technologies (« lift and shift »), elles doivent impérativement définir une feuille de route des données et des principes de conception pour atteindre la pleine capacité du système. Garvin a constaté que, malgré une expérience globalement positive avec les fournisseurs tiers, toutes les questions n'ont pas pu trouver de réponse et les attentes n'ont pas toujours été satisfaites lors de la mise en œuvre. Avec le recul, elle recommande de faire appel au fournisseur technologique compétent. « Personne ne connaît le système aussi bien qu'eux », a-t-elle déclaré, soulignant que l'expertise des fournisseurs garantit un processus de migration plus fluide et contribue à optimiser l'expérience des utilisateurs finaux.

La conversation continue

Avant, pendant et après insideMOBILITY Digital, les délégués ont été encouragés à se rencontrer, partager et se connecter via le forum en ligne Slack dédié de Graebel. Réunissant des personnes partageant les mêmes idées, ce forum continue d'héberger des conversations et des points de vue engageants sur les sujets abordés pendant l'événement d'une semaine et au-delà. Soumettez votre demander à rejoindre ici.