Chuchoteurs VIP : Les employés de Graebel parlent de relocalisation des cadres

Le vice-président des opérations de votre entreprise à Atlanta est muté à Mexico pour prendre la présidence d'une nouvelle filiale en Amérique latine. Votre programme de mobilité repose sur des mutations de ce type, où il est primordial que l'expérience de ce cadre supérieur, de la préparation du départ à l'arrivée, soit parfaitement fluide et sans tracas.

Chez Graebel, nous savons combien chaque déménagement compte pour la réussite de votre entreprise. Nous avons interrogé deux expertes de notre programme de conciergerie de direction, Leslie Christensen, consultante de direction chevronnée, et Jean Ann Reed, responsable mondiale de notre programme de gestion sur site, qui ont consacré des milliers d'heures à accompagner des VIP dans leurs déménagements à travers le monde. Elles nous ont expliqué en quoi consiste une expérience de déménagement VIP réussie.
 

Voici comment Leslie décrit l'expérience idéale de relocalisation VIP

« Nous nous efforçons de créer des expériences exceptionnelles tout au long du processus afin que le VIP n'ait pas à se soucier de toutes les complexités dont nous nous occupons pour lui. Lorsqu'il s'installe avec sa famille dans un nouveau lieu et se dit : « Waouh, c'était vraiment facile ! », c'est là que nous savons que nous avons bien fait notre travail. »
 

Avez-vous besoin d'un interlocuteur unique ?

Oui. Il est conseillé de désigner un interlocuteur privilégié pour ce VIP au sein de votre équipe Mobilité et auprès de votre société de gestion des mutations. Chez Graebel, nous attribuons un consultant exécutif, comme Leslie, à chaque VIP de notre programme de conciergerie haut de gamme afin de superviser l'intégralité de son parcours.

Outre la coordination avec l'assistant(e) de direction du VIP concernant les déplacements et l'agenda, il est parfois encore plus crucial que le consultant collabore étroitement avec le conjoint ou le partenaire du VIP. Il n'est pas rare qu'un consultant en gestion de projet travaille davantage avec cette personne qu'avec le VIP lui-même, qui peut déjà être en mission sur le nouveau lieu de travail.
 

Une expérience plus invitante pour tous – le rôle d'un Executive Consultant

Lors d'une longue réunion d'introduction avec le VIP et sa famille, le consultant exécutif déterminera rapidement certaines dynamiques uniques.

• Quels sont les styles de communication et les priorités pour chacune des personnes impliquées – le VIP, le conjoint/partenaire et les autres membres de la famille ?
• Combien de conseils veulent-ils?
• Dans quelle mesure veulent-ils être impliqués ?
• Quel est leur niveau d'expérience dans ce genre de situations ?

Ensuite, la discussion porte sur la façon dont la famille envisage le déménagement.

• Quels défis personnels anticipent-ils ?
• Quels types de soutien ou d'assistance en feraient une expérience exceptionnelle?
• Avez-vous des besoins en matière de logement ? Des difficultés de transport ? Des documents juridiques à obtenir ? Des écoles où inscrire votre enfant ? Une carrière à envisager pour votre conjoint(e) ou partenaire ?

« Je ne pourrais jamais vous donner une liste exhaustive de tous les services que nous proposons, ni de toutes les actions que nous entreprenons. Tout dépend de l'histoire de chaque famille », explique Leslie. « Mon rôle est de recueillir toutes les informations nécessaires et de m'assurer que nous disposons des prestataires les plus fiables et sélectionnés avec soin. » « Ensuite », ajoute-t-elle, « je suis en mesure d'élaborer une stratégie, de prendre les dispositions nécessaires et de veiller à ce que tout se déroule sans accroc ! »
 

Sorties faciles et atterrissages en douceur - le rôle d'un gestionnaire de déménagement sur site

Notre responsable de déménagement sur site (OSM) est le consultant exécutif présent sur place, qui coordonne l'enlèvement et la livraison des biens ménagers. Jean Ann Reed, directrice mondiale de notre programme de gestion sur site, considère l'OSM désigné comme l'interlocuteur privilégié entre la famille, tous les prestataires de services et les différents intervenants du déménagement. 

Ils coordonneront les déménageurs et les services spécialisés. Ils garantiront l'accès à l'immeuble et au parking. Ils collaboreront avec le propriétaire pour identifier les objets de valeur nécessitant un véhicule plus imposant. Ils faciliteront l'obtention des autorisations d'ascenseur, la réservation de places de parking et l'accès au quai de chargement. Ils s'occuperont des documents administratifs et d'expédition et veilleront à ce que toute préoccupation du client soit prise en compte avec le plus grand soin.

« Tout ce qui est nécessaire pour améliorer l'expérience », c'est ainsi que Jean Ann décrit l'approche d'OSM en matière de soutien à la relocalisation.

Dire « oui » s'applique aussi aux fournisseurs tiers. Jean Ann nous donne un exemple parlant : « Il arrive parfois, lors de la livraison des meubles, qu'ils ne s'intègrent pas parfaitement à la pièce comme la famille l'avait imaginé. Nos déménageurs déplacent patiemment un canapé ou un vaisselier contre tous les murs, sans sourciller, jusqu'à trouver la meilleure configuration ! »

Dans certains cas, le conjoint ou le partenaire confie simplement les clés à Jean Ann et lui laisse le soin de gérer tous les détails et la supervision. Lorsque la famille s'occupe d'autres tâches, Jean Ann vide le réfrigérateur ou le lave-vaisselle – bref, elle fait tout le nécessaire pour que le déménagement se déroule sans encombre.

Le même scénario se répète à destination, où elle a l'habitude de se précipiter au magasin de bricolage pour acheter une charnière ou une poignée de tiroir de rechange afin d'éviter une éventuelle réclamation.
 

Pro-action quelqu'un?

Oui toujours! Étant donné que les professionnels des services de réinstallation VIP sont généralement chevronnés et peuvent avoir déménagé ou été en affectation auparavant, ils ont la prévoyance d'adopter une approche proactive pour éviter problèmes potentiellement imprévus. Pour cette raison, nous prenons des mesures préventives supplémentaires pour apaiser leurs esprits dès le début.

Leslie décrit un aspect essentiel de la proactivité : « Outre la discussion avec la famille sur les modalités d’action, je planifie et coordonne avec l’équipe de mobilité interne de mon client. Ils me connaissent, je les connais, nous parlons le même langage. J’apporte des solutions stratégiques et tactiques, et ensemble, nous parvenons généralement à résoudre un problème avant même que le client important ne le soulève. »
 

Est-ce que l'assistance « 24h/7 et 24j/7 » signifie vraiment une assistance XNUMXh/XNUMX et XNUMXj/XNUMX ?

Absolument. Un service de conciergerie doit offrir la tranquillité d'esprit d'un accès en temps réel, que ce soit par téléphone, SMS, Skype, FaceTime, WhatsApp, WeChat ou tout autre moyen.

Voici ce que Leslie pense du service 24h/24 et 7j/7 : « Oui, nous répondons aux appels à tout moment – ​​nuits, week-ends, jours fériés. Mais franchement, c’est très rare. Nous avons une organisation parfaitement rodée. Grâce à une planification rigoureuse et une communication continue et détaillée, notre travail ne déborde généralement pas trop des heures normales. »

Jean Ann reconnaît que c'est l'exception, mais ces exceptions sont importantes. « Une fois, après le premier jour d'un déménagement, le cadre m'a appelée à l'hôtel, paniqué, car il ne trouvait pas un document juridique important dont il avait besoin immédiatement. Je lui ai rappelé où les cartons de documents avaient été déballés dans son nouveau bureau. Il ne le trouvait pas et était persuadé qu'il se trouvait dans un carton vide, maintenant défait à l'arrière du camion de déménagement. J'ai appelé le chauffeur et, au beau milieu de la nuit, nous avons fouillé les cartons un par un. Sans succès. Je l'ai rappelé. Il a regardé une dernière fois dans les dossiers et a trouvé ce qu'il cherchait ! »
 

Votre programme de conciergerie pour la relocalisation apporte-t-il une valeur ajoutée ?

Il est important d'évaluer les coûts et les avantages de votre programme de relocalisation VIP. Quelle est la valeur d'un temps productif et sans distraction pour le VIP ? Quelle est la valeur de la tranquillité d'esprit pour son conjoint ou partenaire ? À quel point est-il important pour le cadre que sa famille s'acclimate rapidement à son nouveau lieu de travail ? Quelle valeur accorde-t-il à un employeur qui offre cet avantage exceptionnel ?

Il est important d'avoir une stratégie solide en place pour les VIP. Grâce à notre Graebel Mobility PathBuilderDans le cadre de notre programme ®, nous collaborons avec nos clients pour évaluer le « retour sur investissement mobilité » et élaborer ensemble un plan visant à optimiser leur engagement stratégique au sein de leur organisation. Nous pouvons vous accompagner dans l'évaluation de votre programme de relocalisation VIP-Concierge afin de mettre en lumière les indicateurs et les témoignages qui démontreront la valeur et la contribution de la mobilité à votre organisation.
 

Vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont nous pouvons vous aider à créer ou à améliorer votre programme de conciergerie de direction ? Contactez-nous.