Quattro chiavi per aiutare la tua attività globale a riorganizzare trasferimenti e incarichi

È stato un anno turbolento finora, ma stiamo iniziando a vedere segnali incoraggianti di ripresa dell'attività economica globale. Con cauto ottimismo, i dirigenti aziendali e i team addetti alla mobilità stanno pianificando la rimobilizzazione del personale chiave in sedi critiche per incarichi importanti.

Considerando tutto quello che sta succedendo, è probabile che non possiate semplicemente riprendere da dove avevate interrotto. Man mano che le vostre attività aziendali e di mobilità iniziano a... rimbalzo, è più importante che mai impegnarsi nuovamente a offrire esperienze eccezionali con una nuova mentalità, più misure di sicurezza, preparativi accurati e una maggiore empatia per il benessere fisico, emotivo e mentale dei dipendenti.

Di seguito forniamo domande e argomenti importanti da considerare quando si supporta i dipendenti nei loro nuovi ambienti quando (o se) decidono di procedere con un trasferimento o un incarico.

Orientarsi in un panorama di mobilità in evoluzione: quattro consigli per andare avanti

Per soddisfare i nuovi requisiti globali di mobilità dei talenti in un panorama che continuerà sicuramente a evolversi, i responsabili della mobilità dovranno procedere con cautela e apportare alcuni cambiamenti critici ai propri programmi. Consigliamo di concentrarsi inizialmente su queste quattro aree chiave:

1. Stabilisci le priorità in base a chi deve arrivare dove e quando

È importante allinearsi agli obiettivi aziendali in continua evoluzione e collaborare con gli stakeholder interni per determinare quali azioni possono – o devono – essere intraprese per prime. Puoi strutturare queste discussioni attorno a domande come:

• Ci saranno nuove strutture che richiederanno il trasferimento dei dipendenti?
• Sono previsti o in corso progetti critici che richiedono il trasferimento di un dipendente in una sede?
• Ci sono problemi di immigrazione per qualcuno dei tuoi incaricati, ad esempio dipendenti a rischio di scadenza del visto?
• È consentito viaggiare nel Paese interessato? Il Paese richiede una documentazione speciale o applica norme di quarantena? Sono previsti costi aggiuntivi? (Molte aziende prevedono eccezioni per coprire questi costi aggiuntivi).
• Ci sono trasferimenti di dipendenti che sono stati interrotti all'inizio di quest'anno e sospesi, ad esempio nel caso di una famiglia divisa e/o di una spedizione di beni per la casa trattenuta in transito?

Con questo tipo di informazioni dettagliate definite e prioritarie, sarai allineato con i tuoi stakeholder e pronto ad affrontare le esigenze aziendali più importanti a breve termine legate alla mobilità.

2. Definisci le aspettative in anticipo per evitare malintesi in seguito

A causa di un previsto afflusso di volumi in tutto il settore, i fornitori potrebbero raggiungere rapidamente la capacità massima alla riapertura. Agilità e flessibilità sono fondamentali perché il nuovo scenario aggiungerà ulteriori passaggi e considerazioni, come i tempi di quarantena, i ritardi con visti e immigrazione, le questioni doganali, le chiusure di scuole e università e così via. Raccogli quante più informazioni possibili su possibili interruzioni in anticipo e comunica il tuo piano d'azione per favorire la trasparenza.

Ecco alcune domande da considerare che potrebbero aiutarti a capire quali aspettative devono essere stabilite:

• Per un trasloco in corso, chi deciderà quando riprenderà: l'assegnatario o l'azienda?
• Se un dipendente non è pronto a riprendere l'attività di trasferimento, l'azienda è d'accordo che rimanga sospesa? (Molti dei nostri clienti offrono ai dipendenti un periodo predeterminato per riprendere l'attività di trasferimento (ad esempio, 90 giorni), in base alla data di riapertura dei loro uffici.)
• Qual è la possibilità per il dipendente di rifiutare un trasferimento o un incarico precedentemente accettato?
• Verranno applicate condizioni di rimborso quando un dipendente desidera annullare il trasferimento se ritiene che sia troppo rischioso in quel momento? (Alcuni dei nostri clienti non richiedono il rimborso delle spese effettivamente sostenute (ad esempio viaggio, hotel), ma richiedono il rimborso del saldo di qualsiasi somma forfettaria non spesa.)
• Ci sono considerazioni particolari da fare per le spedizioni di beni per la casa in corso? (ad esempio, nello scenario di una famiglia divisa)

3. Prepara le tue polizze per la flessibilità

Alcune sfide globali, regionali o locali in materia di viaggi/trasferimenti potrebbero richiedere flessibilità nelle policy dei programmi di mobilità, eccezioni o persino revisioni a breve termine. La maggior parte delle aziende con cui abbiamo collaborato non sta formalmente rivedendo le proprie policy, ma sta invece fornendo approvazioni generalizzate per le eccezioni. Ecco alcune domande da porsi quando si valutano potenziali eccezioni:

• La famiglia accompagnerà il dipendente? In caso contrario, saranno consentiti eventuali viaggi di ritorno a casa?
• C'è bisogno di alloggi temporanei aggiuntivi a causa delle normative locali sulla quarantena o di altri ritardi imprevisti?
• Sono necessari/autorizzati servizi di disinfezione e pulizia nella nuova residenza?
• Sarà necessario modificare i tempi per l'acquisto di una casa (ad esempio, in un programma di vendita di case negli Stati Uniti)? (Per garantire il rispetto delle linee guida dell'IRS, è necessario valutare attentamente se modificare i tempi.)

Anticipare le potenziali insidie ​​che potresti incontrare ed essere pronto ad adattare le tue politiche in base alle necessità offrirà ai tuoi dipendenti un'esperienza migliore e ti aiuterà a gestire gli eventuali costi associati.

4. Comunicare regolarmente con le parti interessate interne e gli incaricati

I tuoi incaricati, gli stakeholder interni e il team dirigenziale si aspettano da te risposte, rassicurazioni e raccomandazioni basate su dati e analisi in tempo reale sui dipendenti. Ti invitiamo a comunicare con tutti questi gruppi in merito alle iniziative programmatiche e politiche che hai pianificato. Descrivi le tue attività e decisioni in relazione alle altre tre aree critiche affrontate in questo blog: definizione delle priorità, definizione e gestione delle aspettative e flessibilità delle politiche.

L'importanza dei dati all'inizio della rimobilizzazione

Quando si tratta di anticipare e previsione Considerando le potenziali sfide e la rapida valutazione delle situazioni, i programmi di mobilità necessitano di dati accurati e in tempo reale, prontamente disponibili, per garantire la sicurezza dei dipendenti. Dati di qualità forniscono inoltre le informazioni necessarie relative al trasferimento per analizzare disposizioni come alloggi temporanei aggiuntivi, assistenza da parte del fornitore di servizi di destinazione (DSP) o supporto in caso di ritardi imprevisti nelle spedizioni di beni per la casa.

Soprattutto nel contesto attuale, è necessario prendere decisioni aziendali importanti in pochi minuti o giorni, anziché settimane o mesi. Ecco perché una strategia e una roadmap complete per i dati sulla mobilità sono essenziali per la gestione dei talenti e delle risorse umane.

Alcuni suggerimenti per avere successo con i dati e la tecnologia:

• Scopri dove sono i tuoi dati e chi ne è il proprietario
• Prendi familiarità con la tua soluzione tecnologica in modo da poter accedere alle informazioni di cui hai bisogno in qualsiasi momento
• Personalizza i dashboard tecnologici per un facile accesso alle informazioni critiche più importanti per te (ad esempio, posizione e stato di trasferimenti e assegnazioni, inclusi i VIP)
• Personalizza i report in modo da poterli eseguire con dati in tempo reale

Guardare avanti e restare preparati

Anche quando le attuali situazioni di crisi si saranno calmate, evitate di adagiarvi sugli allori. Questi eventi globali che cambiano la vita stanno insegnando a tutti importanti lezioni su compassione, preparazione ed empatia per gli incaricati al momento dell'accettazione degli incarichi. Le linee guida e i suggerimenti presentati qui si spera possano fungere da punto di riferimento per aiutarvi a rinnovare il vostro impegno e ad affrontare con successo la rimobilitazione della vostra forza lavoro.

Per ulteriori informazioni su come affrontare una crisi come una pandemia e sugli adattamenti che puoi apportare alla tua strategia di mobilità, visita il sito Centro risorse di Coronavirus e leggi questi whitepaper: Una tabella di marcia per la pianificazione delle crisi per i leader della mobilità;  Adattare la mobilità dei talenti al mondo che verrà.

Graebel può assistervi in ​​tutti questi ambiti, ora e in futuro. Contattaci per iniziare.