6 passaggi da seguire PRIMA di implementare un progetto su larga scala con un fornitore
Di: Tonya Porath, Direttore delle implementazioni
Ogni progetto su larga scala si scontra con l'incertezza, soprattutto quando si collabora con un nuovo fornitore. Si spera che il fornitore comprenda appieno la propria visione. Ci si preoccupa delle scadenze e del dispendio di risorse interne. E ci si interroga su tutti gli elementi fuori dal proprio controllo che potrebbero far fallire il progetto.
Non preoccuparti. Anche se non hai familiarità con questo tipo di progetti, puoi aumentarne esponenzialmente le possibilità di successo basandoti su ciò che sai e usandolo per adottare un approccio sistemico che prepari il tuo team a quasi ogni evenienza.
Per un progetto su larga scala è possibile adottare sei fasi interne di pre-implementazione, tra cui:
- Chiediti cosa sai della tua organizzazione.
È possibile definire aspettative realistiche per il progetto e il fornitore valutando come i membri della propria organizzazione collaborano, o non collaborano, tra loro. È importante guardare oltre il piano di progetto. Considerare la cultura, o la personalità, dell'organizzazione.
Le decisioni vengono prese rapidamente? Unilateralmente? E, cosa ancora più importante, chi le prende e quanto sono accessibili i decisori?
- Rivolgiti ai tuoi esperti interni
Potresti non sapere nemmeno da dove cominciare, ma qualcuno nella tua organizzazione sì. Entra in contatto con manager o leader di altre implementazioni su larga scala. Loro ci sono passati. Impara dalle loro esperienze. Sanno dove si trovano gli ostacoli, le insidie e le possibili soluzioni. Affidati a loro per informazioni di base che puoi utilizzare per dare il via alla tua iniziativa. Sono anche ottime risorse a cui puoi tornare in seguito per spunti preziosi.
- Raduna la squadra.
Crea il team giusto. Considera quali settori della tua organizzazione saranno interessati da questa implementazione. Coinvolgili. O, almeno, chiedi loro di valutare l'impatto attuale sul loro team e come potrebbe cambiare dopo l'implementazione. Chiedi specificamente quali siano gli scenari migliori e peggiori.
- Trova un promotore del progetto.
Che il tuo team includa solo pochi stakeholder chiave o diversi livelli da diverse parti dell'organizzazione, trova un collaboratore influente che ti aiuti a portare avanti il tuo programma. Collabora con lui per condividere informazioni o preoccupazioni con altri stakeholder. A loro volta, avranno una propria rete di supporto e di sostenitori per alleviare le preoccupazioni degli altri decisori.
- Conoscere il processo, dall'inizio alla fine.
Non ci sono scorciatoie. E non si torna indietro. La tua capacità di guidare questa implementazione attraverso sfide impreviste dipende dalla tua capacità di elaborare una strategia – con le persone giuste al posto giusto – per superarle rapidamente. Non c'è modo di sapere quali ostacoli incontrerai, ma puoi prepararti ad affrontarli.
Pensa a piani di riserva. Scopri chi sono i principali addetti alle informazioni. E condividi le tue conoscenze con il fornitore, in modo da poter reagire rapidamente quando necessario. Dopotutto, a volte le decisioni migliori sono quelle più rapide, ed è più facile prenderle quando si hanno le informazioni prontamente disponibili.
- Affronta le zone grigie.
Ovviamente, non è possibile sapere tutto. Ecco perché è di fondamentale importanza raccogliere quante più informazioni possibili prima dell'avvio del progetto, e perché è fondamentale chiedere il contributo di altri stakeholder chiave.
Saranno sollevate delle domande, sia dai vostri contatti, sia dalle informazioni che raccoglierete durante il processo di valutazione del fornitore e la fase di pre-implementazione. Sfruttate queste informazioni a vostro vantaggio. Affronta rapidamente queste zone grigie, o incertezze, prima che diventino problemi più gravi.
Ottieni più valore dalle tue partnership
I fornitori migliori sono un'estensione della vostra organizzazione. Ma non si crea dall'oggi al domani. E non si crea per caso. Una solida collaborazione richiede molta preparazione e impegno da entrambe le parti.
Fai la tua parte. Ora. Usa ciò che sai della tua organizzazione e condividilo con il tuo nuovo fornitore, così da poter eliminare eventuali ostacoli che potrebbero compromettere tempi e budget in futuro.