Ampliare la conoscenza e le reti in insideMOBILITY Digital (1 di 3)

Ogni anno, in tutto il mondo, Graebel organizza eventi insideMOBILITY, dove leader e innovatori si riuniscono per scoprire le ultime novità in fatto di mobilità dei talenti.

A causa del COVID-19, il secondo evento Graebel del 2020 si è svolto online, con workshop, tavole rotonde e presentazioni erogati tramite una piattaforma digitale interattiva. Riproducendo l'ambiente amichevole e collaborativo delle convention Graebel tradizionali, le sessioni virtuali si sono tenute dal 15 al 19 giugno, attirando relatori esperti e partecipanti provenienti da un'ampia gamma di organizzazioni globali.

Qui, nel primo dei tre blog del primo insideMOBILITY Digital, riportiamo alcuni degli argomenti chiave trattati nel giorno di apertura di questo evento unico, della durata di una settimana.

Raggiungere l'allineamento RFP

insideMOBILITY Digital ha preso il via con un'interessante discussione sulle RFP, che ha esaminato le informazioni essenziali per i professionisti della mobilità e degli acquisti a livello globale. Guidata da Graebel Rico Lopes and Xun Fu Xiang, questa sessione ha preso in esame il modo in cui il raggiungimento dell'allineamento tra mobilità e approvvigionamento è fondamentale per ottenere risultati positivi dalle RFP.

Lopes ha iniziato chiedendo ai partecipanti quanto bene le loro funzioni di approvvigionamento comprendessero e collaborassero con la mobilità globale. Il primo sondaggio ha rivelato che, mentre il 48% degli intervistati ha affermato che la collaborazione era "buona", il 38% l'ha definita "minima". Il secondo sondaggio ha rilevato che il 69% riteneva che i propri colleghi degli acquisti non comprendessero gli aspetti critici della mobilità. Come ha spiegato Lopes, sebbene i responsabili degli acquisti possano avere una conoscenza approfondita degli standard e dei processi di approvvigionamento, in quanto generalisti spesso mancano di una visione specialistica su linee di servizio e funzioni chiave, inclusa la mobilità. Inoltre, non tutte le organizzazioni dispongono di category manager in grado di fornire una prospettiva più approfondita e strategica, il che rende più difficile colmare il divario tra approvvigionamento e mobilità. Il disallineamento è spesso causato anche da priorità e obiettivi contrastanti. L'attenzione ossessiva del reparto acquisti al costo, ad esempio, può essere problematica.
 

Come ha osservato Xun Fu Xiang, l'ufficio acquisti deve giustificare la spesa all'interno dell'organizzazione e dimostrare obiettività nelle proprie raccomandazioni. Il modo migliore per farlo è sfruttare i dati relativi a iniziative di riduzione dei costi misurabili. Sebbene questo approccio sia difendibile, significa che l'ufficio acquisti spesso fatica a gestire concetti meno quantificabili, come l'esperienza mobile dei dipendenti.

Per superare queste sfide, la comunicazione è fondamentale. Presentando una guida passo passo all'allineamento interfunzionale, Xiang ha spiegato che porre domande è vitale per comprendere la prospettiva dell'altra parte. Informandosi su potenziali ostacoli, requisiti di supporto aggiuntivi, KPI e aspettative, gli acquisti e la mobilità possono iniziare a creare una Zona di Possibile Accordo (ZOPA). Attraverso le ZOPA, possono stabilire tempistiche e parametri concordati di comune accordo, coinvolgere una serie di stakeholder, allineare gli strumenti di approvvigionamento con le aree di interesse della mobilità ed escludere i fornitori di servizi non idonei. Fondamentalmente, ha affermato Xiang, la mobilità può anche migliorare la comprensione della funzione da parte degli acquisti, presentando metriche e dati utili. Raccontando la propria storia attraverso i numeri, possono ottenere consenso e coesione, aprendo la strada a un processo di richiesta di offerta (RFP) senza intoppi.

Guidare la mobilità attraverso la trasformazione

Successivamente, in un workshop interattivo tra pari, i professionisti della mobilità hanno condiviso esperienze di cambiamento aziendale e di trasformazione delle funzioni di mobilità. Come, ha chiesto Graebel Beverly King, nella sua introduzione alla sessione, possiamo imparare dagli altri a gestire internamente i nostri processi di cambiamento?

Per dare il via all'iniziativa, l'oratore ospite Jolanda Heesbeen ha fornito una panoramica del processo di trasformazione interna di MSD Paesi Bassi. Un tema ricorrente nella discussione che ne è seguita è stato il passaggio dalle opzioni di mobilità full-provision o pick-and-choose (entrambe le quali, secondo i partecipanti, erano complesse e richiedevano molto tempo) a una via di mezzo: il modello core-flex. Il principale vantaggio del core-flex, hanno osservato i delegati, è stata l'offerta di servizi essenziali ai dipendenti, unitamente alla flessibilità nella selezione.

Un partecipante ha osservato che la sperimentazione del modello core-flex è stata importante, in quanto ha aiutato la sua organizzazione a raggiungere il perfetto equilibrio tra struttura e libertà. Un altro ha descritto come i meccanismi di feedback li abbiano aiutati a raccogliere le opinioni degli stakeholder, a costruire relazioni e a creare ambasciatori per promuovere il modello core-flex internamente.

Mentre la sessione si divideva in stanze di discussione online, altri partecipanti hanno aggiunto la loro voce alla conversazione. Uno ha spiegato che, a causa della pandemia globale, la sua azienda è più interessata al risparmio sui costi che al ROI e sta attualmente valutando l'utilizzo di incarichi virtuali rispetto ai trasferimenti fisici. Un altro ha aggiunto che, di fronte alla pressione sui costi, le aziende dovrebbero concentrarsi sull'esperienza dei dipendenti quando cercano di misurare il successo. Nel frattempo, un altro ha descritto come un sondaggio tra gli stakeholder aziendali, così come tra gli incaricati, possa aiutare a determinare quanto la flessibilità risponda alle esigenze di un'azienda. Può anche evidenziare disparità cruciali di opinioni e percezioni.

Tecnologia di gestione delle assegnazioni: cosa abbiamo imparato?

Nell'ultima sessione della giornata, i membri del panel hanno affrontato la questione critica se esternalizzare o autocostruire la tecnologia di gestione degli incarichi. Per dare il via al dibattito, Beverly King ha posto una domanda: cosa cercano esattamente le aziende nella loro tecnologia per la mobilità globale? Sebbene convenienza e integrazione siano fondamentali, un sondaggio svolto durante la sessione ha rivelato che la funzionalità è stata la considerazione più importante tra i delegati, con il 39% che ha scelto questa opzione.
 

Delineando i criteri tecnologici di IBM, Petra Vallat ha descritto come l'efficacia in termini di costi fosse stata la priorità della sua azienda, insieme al potenziale di personalizzazione. La gestione del flusso di lavoro, ha affermato, era essenziale, così come un elevato livello di self-service. Kasia Garvin Per Kerry Group, l'aspetto più importante era l'accuratezza dei dati e l'intuitività del sistema. Garvin ha anche osservato che disporre di un budget adeguato era fondamentale per evitare scorciatoie, una pianificazione inadeguata e risultati non ottimali.

Sulla questione dell’outsourcing, Katrin Razzano Graebel ha osservato che, se le aziende intendono supervisionare la propria implementazione tecnologica "lift and shift", devono disporre di una roadmap dei dati e di principi di progettazione per raggiungere la piena capacità. Garvin ha osservato che, sebbene la sua esperienza con i fornitori terzi sia stata complessivamente positiva, durante l'implementazione non è stato possibile rispondere a tutte le domande o soddisfare tutte le aspettative. Riflettendoci, ha affermato che consiglierebbe di utilizzare il fornitore di tecnologia di riferimento. "Nessuno conosce il sistema come loro", ha detto, osservando che la conoscenza dei fornitori di tecnologia garantisce in definitiva un processo di implementazione più fluido, contribuendo a ottimizzare l'esperienza degli utenti finali.

La conversazione continua

Prima, durante e dopo insideMOBILITY Digital, i delegati sono stati incoraggiati a incontrarsi, condividere e connettersi tramite il forum online Slack dedicato di Graebel. Riunendo persone con idee simili, questo forum continua a ospitare conversazioni e opinioni interessanti sugli argomenti trattati durante l'evento, della durata di una settimana, e anche oltre. Invia il tuo richiedi di partecipare qui.