Graebel integra i voucher Uber per semplificare la gestione delle spese di trasferimento.
Leggi l'articolo
4:42
Cinque aree da considerare quando si integra la conformità nel programma di mobilità
Negli ultimi anni, con l'evoluzione dei lavori e dei luoghi di lavoro, sono cambiate anche le modalità con cui dipendenti e datori di lavoro concepiscono dove e come si lavora, e come tale lavoro debba essere monitorato e gestito. Con così tanti scenari lavorativi possibili dopo il COVID-19, non sorprende che la conformità normativa sia diventata una preoccupazione ancora più pressante per i responsabili della mobilità e i dirigenti delle risorse umane.
Immagina che qualcosa del genere accada in Your organizzazione:
Un'azienda con sede in Canada ha incaricato una responsabile di team della propria sede centrale di aprire un nuovo centro vendite regionale in un paese dell'Europa occidentale. Essendo cittadina canadese e potendo quindi viaggiare in Europa senza visto, ha accettato l'incarico. Al suo arrivo, ha negoziato un contratto di locazione per un ufficio e, nel giro di pochi mesi, ha formato un team di leadership locale. È rimasta per qualche altro mese per affiancare, formare e osservare i manager del team e per contribuire a sviluppare alcune opportunità commerciali emergenti.
Un giorno, però, ricevette una notifica ufficiale dal governo del paese ospitante che le comunicava non solo di aver superato il periodo di permanenza consentito, ma anche di aver svolto attività al di fuori dell'ambito lavorativo autorizzato dal suo visto. Le fu ordinato di lasciare immediatamente il paese e non le sarebbe stato permesso di farvi ritorno. Anche il suo datore di lavoro rischiava di subire gravi conseguenze.
Questo scenario dimostra l'importanza non solo di comprendere gli obblighi di conformità e legali durante un incarico di un dipendente in mobilità, ma anche di monitorare le attività durante tutto il periodo dell'incarico per evitare violazioni, sanzioni o pesanti multe.
Cinque aree chiave di conformità in materia di mobilità
In qualsiasi momento, i dipendenti di un'organizzazione possono lavorare al di fuori dell'ufficio in vari modi, tra cui il "lavoro da casa" e il "lavoro da qualsiasi luogo". Ancora più complesso, il termine "dipendente mobile" può assumere significati diversi a seconda della situazione, tra cui: viaggiatore a breve termine, viaggiatore d'affari a lungo termine, distaccato a breve o lungo termine, pendolare (anche transfrontaliero) o lavoratore in cerca di un trasferimento permanente.
Ciascuna di queste situazioni lavorative comporta diverse considerazioni a livello locale, regionale o nazionale (requisiti legali, di sicurezza, sanitari e medici) e numerose opportunità di non essere in regola.
Le società di gestione dei trasferimenti (RMC), note anche come fornitori di servizi di trasferimento, possiedono le qualifiche e le risorse uniche per garantire che i dipendenti in mobilità rimangano in missione e che le loro organizzazioni siano conformi in queste cinque aree fondamentali:
- Visto e immigrazione I dipendenti assegnati a lavorare in un altro Paese devono essere in possesso di visti e permessi validi per lavorare e risiedere nella nuova località. Questi documenti potrebbero dover essere aggiornati in caso di modifiche all'incarico e potrebbero dover essere rinnovati durante il periodo di lavoro previsto, qualora la durata del visto superi la sua validità standard. Le RMC (Retail Management Company) monitorano queste fasi cruciali, informano i dipendenti sulle scadenze di rinnovo e forniscono un preavviso sufficiente per le procedure necessarie. Le RMC sono inoltre in grado di integrare le informazioni provenienti dagli strumenti di monitoraggio aziendale dei clienti per tracciare gli spostamenti in entrata e in uscita dal Paese, documentando tali attività ai fini della conformità normativa in materia di visti e permessi.
- Tasse – I dipendenti in trasferta internazionale devono rispettare gli obblighi fiscali locali. Gli studi contabili che spesso gestiscono queste questioni per le grandi organizzazioni devono essere informati di tutti i dettagli relativi al pacchetto di trasferimento, alla retribuzione, al rimborso spese, ai viaggi e ai benefit del dipendente. Come descritto più dettagliatamente di seguito, la piattaforma di gestione della mobilità di una società di gestione della mobilità (RMC) funge da archivio di tali informazioni e può condividerle in modo sicuro con le principali parti interessate, se necessario.
- Programmi di sicurezza sociale/accordi di totalizzazione – Ai dipendenti potrebbe anche essere richiesto di conformarsi a programmi governativi di sicurezza sociale e rete di protezione sociale sia nel paese ospitante che in quello di origine, ove applicabile. Le questioni relative alla doppia imposizione fiscale sono generalmente gestite dal consulente fiscale dell'azienda, sulla base, in parte, di informazioni cruciali fornite dal RMC (Remote Management Company) riguardanti i dettagli specifici dell'assegnazione di un dipendente in mobilità.
- Assicurazione sanitaria – La copertura sanitaria aziendale al di fuori del paese di residenza può essere gestita da un assicuratore o da un piano diverso nel paese ospitante o di destinazione. I diversi paesi ospitanti possono avere requisiti sanitari di ingresso differenti. Le agenzie di mobilità possono facilmente informare le rispettive compagnie assicurative sulle date di inizio e fine della copertura per un dipendente in mobilità, in base al suo programma di viaggio.
- La sicurezza dei dati – Molti paesi hanno leggi che impongono alle organizzazioni di mantenere standard di sicurezza IT più elevati per proteggere le informazioni di identificazione personale (PII) dei propri dipendenti che lavorano in quel paese. Può essere difficile rimanere al passo con questi requisiti, poiché possono cambiare da paese a paese. Le RMC si mantengono aggiornate su questi mandati e gestiscono i dati di ciascun dipendente mobile in un modo sicuro e conformeraccogliendo solo le informazioni personali necessarie e adottando i migliori protocolli di sicurezza disponibili.
La mobilità si trova in una posizione privilegiata per monitorare la conformità.
Perché una RMC è il partner ideale per supportare la conformità dei dipendenti in mobilità? La piattaforma di gestione della mobilità di una RMC funge da fonte di riferimento per ogni incarico, contenendo già dati e informazioni correlate per ogni dipendente, elementi indispensabili per la conformità in tutte le aree sopra menzionate.
Queste informazioni devono fluire in entrambe le direzioni, tra l'RMC e i partner di servizio designati dall'organizzazione (ad esempio, contabilità, fisco, buste paga e immigrazione). Ciò consente a ciascuno di fare la propria parte per garantire la conformità dell'organizzazione e sollevare le risorse umane e gli altri team da questo lavoro significativo, dettagliato e ad alta intensità di manodopera.
Grazie a informazioni complete e accurate sull'assegnazione dei dispositivi mobili ai dipendenti, archiviate in modo sicuro in un unico luogo e potenziate da protocolli personalizzati di importazione ed esportazione dei dati, la conformità in materia di mobilità diventa una routine, garantendo risultati prevedibili e affidabili.
Conformità post-pandemia
Nel secondo trimestre del 2020, i dipendenti in trasferta si sono trovati improvvisamente a dover cercare di evitare i lockdown previsti, spostandosi verso località in cui si prevedeva che le restrizioni sarebbero state meno severe. Le società di gestione dei trasferimenti (RMC) hanno lavorato senza sosta per supportare questi spostamenti, fornendo alle aziende e ai loro partner di servizi fiscali e di immigrazione informazioni in tempo reale sulla posizione dei dipendenti.
Nei mesi successivi, i dipendenti hanno iniziato a lavorare da casa, e in seguito alcuni hanno lavorato "da qualsiasi luogo". Grazie alla loro esperienza nella documentazione della posizione dei dipendenti e ai sistemi per la comunicazione di queste informazioni ai partner che si occupano di servizi fiscali e di immigrazione, le RMC sono state spesso chiamate a monitorare questi passaggi in collaborazione con il partner fiscale per evitare qualsiasi problema.
Il ruolo sempre più rilevante della mobilità nella conformità organizzativa
Per anni, la mobilità è stata vista come una funzione transazionale, con scarso riconoscimento dei benefici che la sua competenza poteva apportare in termini di strategia organizzativa. L'area della conformità non faceva eccezione. la mobilità ha dimostrato il suo valore e, negli ultimi anni, ha saputo affrontare le sfide in modi nuovi, in un contesto economico internazionale sempre più complesso e incerto. Il supporto alla conformità nelle funzioni critiche dell'organizzazione rappresenta uno dei contributi più significativi.
I membri esperti del team di Graebel sono autorizzati ad andare oltre le aspettative e si impegnano a fornire soluzioni di mobilità che mettano le persone al primo posto. Per saperne di più su come Graebel è particolarmente qualificata per supportare gli aspetti relativi alla mobilità delle vostre esigenze di conformità, Contattaci per maggiori informazioni.
L'autore
Consigliato
