VIP Whisperers: i dipendenti di Graebel parlano dei trasferimenti dirigenziali

Il vicepresidente delle operazioni della vostra azienda ad Atlanta si trasferirà a Città del Messico per assumere la carica di presidente di una nuova filiale in America Latina. Il vostro programma di mobilità si basa su trasferimenti come questo, dove è fondamentale che l'esperienza di questo VIP, dalla fase pre-partenza all'arrivo, sia impeccabile e senza intoppi.

Noi di Graebel sappiamo quanto ogni singolo trasferimento sia importante per il successo della vostra azienda. Abbiamo parlato con due veterane del nostro programma Executive Concierge, che hanno dedicato migliaia di ore al trasferimento di VIP in ogni angolo del mondo. Leslie Christensen, una delle nostre Executive Consultant più esperte, e Jean Ann Reed, Global Manager del nostro Onsite Management Program, ci hanno illustrato le caratteristiche di un'esperienza di trasferimento VIP di successo.
 

Ecco come Leslie descrive l'esperienza ideale di trasferimento VIP.

"Ci impegniamo a creare esperienze eccezionali durante l'intero processo, per garantire che il VIP non debba preoccuparsi di tutte le complessità di cui ci occupiamo noi per suo conto. Quando lui e i suoi familiari iniziano una nuova vita in una nuova località, pensando 'Wow, è stato davvero facile!', è allora che sappiamo di aver fatto un buon lavoro."
 

Hai bisogno di un unico punto di contatto?

Sì. Dovreste individuare un referente principale per questo VIP all'interno del vostro team Mobility e presso la vostra società di gestione dei trasferimenti. Noi di Graebel assegniamo a ogni VIP del nostro programma Executive Concierge un consulente di alto livello, come Leslie, per supervisionare l'intera esperienza.

Oltre a coordinarsi con l'assistente personale del VIP per questioni relative a viaggi e agende, è talvolta ancora più importante che il consulente lavori a stretto contatto con il coniuge o il partner del VIP. Non è raro che un consulente direzionale lavori più con questa persona che con il VIP stesso, che potrebbe essere già impegnato in un incarico nella nuova sede.
 

Un’esperienza più invitante per tutti: il ruolo di un Consulente Esecutivo

Durante un lungo incontro introduttivo con il VIP e la sua famiglia, il consulente esecutivo determinerà rapidamente alcune dinamiche uniche.

• Quali sono gli stili di comunicazione e le priorità per ciascuna delle persone coinvolte: il VIP, il coniuge/partner e gli altri membri della famiglia?
• Quanta guida desiderano?
• Quanto vogliono essere coinvolti?
• Qual è il loro livello di esperienza in queste situazioni?

Poi la discussione si sposta su come la famiglia immagina il trasloco.

• Quali sfide personali prevedono?
• Quali tipi di supporto o assistenza renderebbero questa un'esperienza eccezionale?
• Ci sono esigenze immobiliari? Difficoltà di trasporto? Documenti legali da ottenere? Scuole da frequentare? Una carriera del coniuge/partner da valutare?

“Non potrei mai fornirvi un elenco completo di ogni tipo di supporto che offriamo, per non parlare di ogni singola azione che intraprendiamo. Dipende completamente dalla storia di ogni famiglia”, spiega Leslie. “Il mio compito è quello di raccogliere ogni singola informazione e assicurarmi che i fornitori giusti, accuratamente selezionati e pronti a intervenire. “Poi”, aggiunge, “ho la possibilità di elaborare strategie, prendere gli accordi necessari e far sì che tutto proceda senza intoppi!”
 

Uscite facili e atterraggi morbidi: il ruolo di un Onsite Move Manager

Il nostro responsabile del trasloco in loco (OSM) è il consulente esecutivo sul posto, che coordina le procedure di ritiro e consegna dei beni domestici. Jean Ann Reed, direttrice globale del nostro programma di gestione in loco, considera l'OSM assegnato come il punto di contatto tra la famiglia, tutti i fornitori di servizi e le diverse figure coinvolte nel trasloco. 

Si occuperanno di coordinare i traslocatori e i servizi specializzati. Garantiranno l'accesso all'edificio e al parcheggio. Collaboreranno con il proprietario per identificare gli oggetti di valore che richiedono un veicolo di categoria superiore. Faciliteranno l'ottenimento dei permessi per l'ascensore, la prenotazione del parcheggio e l'accesso alla banchina di carico. Gestiranno la documentazione/i documenti di spedizione e si assicureranno che qualsiasi problema del cliente venga risolto con la massima cura.

"Tutto ciò che è necessario per migliorare l'esperienza": così Jean Ann descrive l'approccio di OSM nel supportare il trasferimento.

Dire "sì" si estende anche ai fornitori terzi. Jean Ann offre un esempio che tutti possiamo comprendere: "A volte, quando vengono consegnati i mobili per la casa, potrebbe capitare che non si adattino alla stanza come la famiglia aveva immaginato. I nostri traslocatori spostano pazientemente un divano o una credenza contro ogni parete della stanza, senza battere ciglio, finché non troviamo la disposizione migliore!"

In alcuni casi, il coniuge o il partner si limiterà a consegnare le chiavi a Jean Ann, lasciando a lei tutti i dettagli e la supervisione. Quando la famiglia è impegnata in altre faccende, Jean Ann si occuperà di svuotare il frigorifero o la lavastoviglie, o qualsiasi altra cosa necessaria per far sì che le operazioni di imballaggio e carico procedano senza intoppi.

Il processo si ripete una volta arrivata a destinazione, dove, a quanto pare, corre in ferramenta per comprare una cerniera o una maniglia di ricambio per evitare una potenziale richiesta di risarcimento.
 

Qualcuno è a favore dell'azione?

Sì, sempre! Poiché i professionisti dei servizi di trasloco VIP sono solitamente esperti e potrebbero aver già effettuato trasferimenti o svolto incarichi in precedenza, hanno la lungimiranza di adottare un approccio proattivo. evitare problemi potenzialmente imprevisti. Per questo motivo, adottiamo ulteriori misure preventive per tranquillizzarli fin dall'inizio.

Leslie descrive un aspetto chiave della proattività: "Oltre al colloquio iniziale con la famiglia, pianifico e coordino le attività con il team di mobilità interno del mio cliente. Loro mi conoscono, io conosco loro, parliamo la stessa lingua. Propongo soluzioni che includono strategia e tattica e, insieme, di solito risolviamo il problema ancor prima che il VIP lo sollevi."
 

L'assistenza "24 ore su 7, 24 giorni su 7" significa davvero assistenza XNUMX ore su XNUMX, XNUMX giorni su XNUMX?

Assolutamente. Un programma di concierge dovrebbe offrire la tranquillità di un accesso in tempo reale, tramite telefono, SMS, Skype, FaceTime, WhatsApp, WeChat o altri mezzi.

Ecco cosa dice Leslie a proposito del servizio 24 ore su 24, 7 giorni su 7: "Sì, rispondiamo alle chiamate in qualsiasi momento, di notte, nei fine settimana, nei giorni festivi. Ma, a dire il vero, succede raramente. Abbiamo perfezionato la nostra tecnica. Grazie a una pianificazione accurata e a una comunicazione costante e dettagliata, il nostro lavoro di solito non si protrae troppo oltre il normale orario lavorativo."

Jean Ann concorda sul fatto che si tratti di un'eccezione, ma queste eccezioni sono importanti. "In un caso, dopo il primo giorno di consegna di un trasloco, il dirigente mi chiamò in hotel, in preda al panico, perché non riusciva a trovare un importante documento legale di cui aveva bisogno immediatamente. Gli ricordai dove erano state disimballate le scatole dei documenti nell'ufficio della sua nuova casa. Non riusciva a trovarlo ed era certo che fosse in una scatola di imballaggio vuota, ora smontata sul retro del camion del trasloco. Chiamai l'autista e, nel cuore della notte, esaminammo pezzo per pezzo il materiale di imballaggio. Niente da fare. Lo richiamai. Guardò un'ultima volta tra i documenti e trovò quello che cercava!"
 

Il vostro programma di trasferimento con concierge sta apportando valore aggiunto?

È fondamentale valutare i costi e i benefici del programma di trasferimento per i dirigenti VIP. Qual è il valore di un tempo produttivo e senza distrazioni per il dirigente VIP? Qual è il valore della tranquillità per il coniuge o il partner? Quanto è importante per il dirigente che la sua famiglia si adatti rapidamente alla nuova sede? Quanto apprezza, per quel dirigente, un datore di lavoro che offre questo benefit di alto livello?

Avere una strategia solida per i VIP è importante. Attraverso il nostro Graebel Mobility PathBuilderCon il programma ® collaboriamo con i clienti per misurare il "ritorno sulla mobilità", elaborando insieme un piano che li aiuti a coinvolgere strategicamente le loro organizzazioni. Possiamo lavorare con voi per valutare il vostro programma di trasferimento VIP-Concierge, al fine di individuare le metriche e le storie che documenteranno il valore e il contributo della mobilità alla vostra organizzazione.
 

Desiderate saperne di più su come possiamo aiutarvi a creare o migliorare il vostro programma di concierge per dirigenti? Contattaci oggi.