Graebel 和 NBCUniversal 荣获 Brandon Hall Group™ 人才管理卓越银奖
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在将合规性纳入您的出行计划时，需要考虑的五个方面
过去几年，随着工作和工作场所的演变，员工和雇主对工作地点和方式的思考也随之改变，同时也改变了对工作的监控和管理方式。新冠疫情后出现了多种多样的工作模式，因此，合规性问题对流动性经理和人力资源主管而言，无疑比以往更加重要。
想象一下这样的事情发生在…… 您的 组织：
一家总部位于加拿大的公司从总部指派了一位团队负责人前往西欧某国开设新的区域销售中心。由于她是加拿大公民，可以免签前往欧洲，因此她接受了这项任务。抵达后，她洽谈租赁了一间办公套房，并在几个月内组建了一支本地领导团队。之后，她又留任了几个月，指导、培训和观察团队经理的工作，并协助开发一些新兴的业务机会。
然而有一天，她收到东道国政府的正式通知，称她不仅在该国停留时间已超过许可期限，而且还从事了工作签证范围之外的活动。她被勒令立即离境，且不得再次入境。她的雇主也面临严重的法律后果。
这种情况表明，在派遣流动员工期间，不仅要了解合规性和法律义务，还要在整个派遣过程中监控活动，以避免违规、罚款或巨额罚款。
移动性合规性的五个核心领域
在任何特定时间，组织的员工都可能以多种方式在办公室外工作，包括“居家办公”和“随时随地办公”。更复杂的是，“移动员工”一词的含义会因情况而异，包括：短期出差人员、长期商务旅行者、短期或长期外派人员、通勤人员（跨境）或寻求永久调动的员工。
每一种工作情况都伴随着不同的地方、区域或国家方面的考虑（法律、安全、健康和医疗要求），并且有很多机会违反规定。
搬迁管理公司（RMC），也称为搬迁服务提供商，具备独特的资质和资源，能够确保流动员工按时完成工作，并确保其所在组织在以下五个核心领域合规运营：
- 签证和移民 被派往其他国家工作的员工需要持有在新地点工作和居住的有效签证和许可证。如果工作安排发生变更，这些文件可能需要更新；如果预计工作期限超过签证的有效期，则可能需要在工作期间续签。区域管理公司 (RMC) 会跟踪这些关键步骤，通知员工续签截止日期，并预留充足的时间让他们完成后续操作。RMC 还能够整合来自客户业务跟踪工具的信息，监控员工的出入境情况，并记录这些活动，以确保符合签证和许可证的相关规定。
- 税费： – 被派往海外工作的流动员工需要遵守当地的税务规定。通常为大型机构处理此类事务的会计师事务所必须了解外派员工的搬迁方案、薪酬、报销、差旅和福利等所有细节。如下文详述，RMC 的流动性管理平台充当这些信息的存储库，并可根据需要安全地与关键利益相关者共享这些信息。
- 社会保障计划/总和协议 员工也可能被要求遵守以下规定： 政府社会保障和安全网计划 在适用情况下，无论是在东道国还是母国，双重征税责任问题通常由公司的税务服务提供商根据区域管理中心 (RMC) 提供的关于流动员工派遣具体细节的关键信息进行处理。
- 健康险 – 员工在境外的雇主医疗保险可能由所在国或目的地国的不同保险公司或保险计划承保。不同的目的地国对入境的健康要求可能有所不同。区域管理中心 (RMC) 可以根据员工的行程安排，轻松地将员工的保险生效和终止日期告知相应的保险公司。
- 数据安全 许多国家/地区都制定了法律，要求组织机构维持更高的信息技术安全标准，以保护在该国工作的员工的个人身份信息 (PII)。考虑到这些要求可能因国家/地区而异，因此很难始终掌握最新信息。RMC 会及时了解这些规定，并在一个系统中管理每位移动员工的记录。 安全合规的方式仅收集必要的个人身份信息，并采用一流的安全协议。
移动通信技术在监控合规性方面具有独特的优势。
为什么移动管理公司 (RMC) 是支持移动员工合规性的理想合作伙伴？RMC 的移动管理平台是每次任务的权威信息来源，其中包含每位员工的数据和相关信息，而这些信息对于上述所有领域的合规性都至关重要。
这些信息必须在风险管理中心 (RMC) 与组织指定的合作服务机构（例如会计、税务、薪资和移民部门）之间双向流动。这样，各方都能各司其职，确保组织合规，并减轻人力资源和其他团队在这项繁琐细致的工作上的负担。
通过将完整、准确的移动员工分配信息安全地存储在一个地方，并辅以定制的数据导入和导出协议，移动合规性将变得日常化，从而提供可预测和可靠的结果。
疫情后合规性
2020年第二季度，外派员工突然争相避开预期的封锁措施，前往预计限制措施较轻的地区。区域管理公司（RMC）不间断地为这些搬迁提供支持，并向公司及其税务和移民服务合作伙伴提供员工的实时位置信息。
在接下来的几个月里，员工们开始居家办公，之后一些人甚至开始“随时随地”办公。由于风险管理公司（RMC）在记录员工办公地点以及向税务和移民服务合作伙伴报告这些信息方面拥有丰富的经验，因此RMC经常被要求与税务合作伙伴协作，跟踪这些进展，以避免任何潜在的风险。
流动性在组织合规性中的作用日益增强
多年来，人员流动一直被视为一种事务性职能，很少有人认识到其专业知识在组织战略方面所能带来的益处。合规领域也不例外。 移动性已经证明了它的价值 近年来，随着国际商业环境日益复杂多变，该公司以全新的方式应对了挑战。其中一项最重要的贡献是，它为整个组织的关键职能部门提供了合规支持。
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