Veranstaltungsrückblick: insideMOBILITY® Amsterdam | 14.-15. Oktober 2025
Globale Mobilität durch Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerung an die Geschäftsziele anpassen
Da globale Mobilitätsteams und zunehmend auch HR-Partner ihre Position innerhalb von Unternehmen stärken wollen, liegt der Fokus darauf, Mehrwert zu schaffen, Kosteneinsparungen zu erzielen und die Effizienz im gesamten Talentmanagement zu steigern. Der Austausch und die Zusammenarbeit bei insideMOBILITY® Amsterdam lieferten Führungskräften neue Ideen und Lösungen für Mobilitäts- und HR-gestützte Personalprogramme.
1. Nutzung von KI für strategische Mobilitätswirkung
KI war natürlich ein heißes Thema – nicht nur als Zukunftsmöglichkeit, sondern als eine Fähigkeit, die sich bereits im Personalwesen und im Bereich Mobilität etabliert. Tatsächlich zeigen unsere jüngsten Forschungsergebnisse, Die Notwendigkeit einer qualifizierten Belegschaft: Ansichten aus der FührungsetageEine Studie zeigt, dass 53 % der Personalchefs und Finanzvorstände KI bereits für HR- und Mobilitätszwecke einsetzen, während weitere 44 % die Einführung planen oder prüfen. Vor diesem Hintergrund diskutierte die Gruppe, wie KI-Systeme Routinearbeiten weiterentwickeln könnten: administrative Aufgaben übernehmen, komplexe Szenarien modellieren und Echtzeit-Einblicke liefern. Gleichzeitig sollen sich die Teammitglieder auf Empathie, Kreativität und strategische Beratung konzentrieren können – Bereiche, die Technologie allein nicht abdecken kann.
Anschließend teilten sich die Teilnehmer in Kleingruppen auf, um globale Herausforderungen zu identifizieren und KI-agentenbasierte Lösungen zu entwickeln:
Challenge # 1
Setzen Sie KI ein, um Komplexitäten und den Zeitaufwand für verschiedene globale Mobilitätsaktivitäten zu identifizieren und hervorzuheben, um den Status Ihres Programms besser zu verstehen.
Aktueller Stand (ohne KI)
2. Die Kategorisierung eingehender Fragen ist schwierig, was zu Spekulationen führt.
3. Umzüge finden manchmal nicht statt, aber es wurde Zeit investiert.
Zukunftszustand (mit KI)
2. Posteingänge prüfen, um häufige Anfragetypen zu identifizieren und die Kategorisierung zu vereinfachen.
Challenge # 2
Optimieren Sie die Mitarbeiter-FAQs, um schneller Antworten an die Mitarbeiter zu erhalten und den Zeitaufwand der Spezialisten zu reduzieren.
Aktueller Stand (ohne KI)
2. Hohes Volumen an Verwaltungsarbeit
3. Zeitlich dringende Aufgaben, die die Reaktion auf Mitarbeiteranfragen verzögern.
Zukunftszustand (mit KI)
2. Agenten/Bots stellen Beratern Informationen und Berichte schneller zur Verfügung.
Challenge # 3
Den menschlichen Aspekt bei der Einführung KI-gesteuerter Agenten in Arbeitsabläufe managen.
Aktueller Stand (ohne KI)
Zukunftszustand (mit KI)
Künstliche Intelligenz (KI) revolutioniert HR und globale Mobilität und verbessert Effizienz, Produktivitätsmodellierung sowie die gesamte Erfahrung von Mitarbeitern und Beratern. Durch die Analyse von Komplexität, Zeitpunkt und Mitarbeiterbedürfnissen bei Umzügen unterstützt sie HR-Teams bei Kapazitätsplanung, Ressourcenallokation und Trendanalyse – und ermöglicht so datengestützte, personalisierte Unterstützung. Dennoch bleibt der persönliche Kontakt unerlässlich, um Genauigkeit, Leistung und reibungslose Durchführung zu gewährleisten und letztendlich ein wirklich positives Umzugserlebnis zu schaffen. Wichtig ist auch, generationsbedingte Unterschiede in den Technologiepräferenzen zu berücksichtigen und zu erkennen, wann mobile Mitarbeiter eher menschliche Interaktion oder KI-gestützte Lösungen bevorzugen.
„Wenn Sie die globale Mobilität in Ihrem Unternehmen stärken möchten, sollten Sie sich auf die kontinuierliche Verbesserung der Zusammenarbeit mit Ihren Anbietern konzentrieren. Achten Sie auf durchgängige Integrationen, die die Programmeffizienz steigern und Richtlinienaktualisierungen unterstützen. Auch Benchmarking, operative Bewertungen und die Nutzung von Partnernetzwerken sind hilfreich.“
2. Die Kluft zwischen Führungskräften und Personalverantwortlichen überbrücken
Wir haben erste Ergebnisse unserer Studie vorgestellt. Die Notwendigkeit einer stärkeren Belegschaft: Ansichten aus der Führungsebene Der Bericht befragte 950 CFOs und CHROs weltweit zu den Abwägungen hinter den wichtigsten Fragen, die die Zukunft des Personalwesens prägen, sowie zum Einsatz von KI. Die Teilnehmer äußerten sich außerdem zu zentralen Themen des Berichts wie ROI, Kosteneinsparungen, Integrationen und Technologie sowie Talentmobilität.
| Vergleich der Perspektiven von CFOs und CHROs mit denen von Führungskräften aus den Bereichen Mobilität und Personalwesen bei insideMOBILITY Amsterdam | |
|---|---|
| ROI: Fast die Hälfte (48 %) der Führungskräfte stuft den ROI als ihre oberste Priorität ein. | ROI: Die überwiegende Mehrheit (69 %) der Teilnehmer misst und berichtet den ROI von Mobilitäts-/HR-Initiativen nicht. |
| Kosteneinsparungen: Fast zwei Drittel (61 %) der Führungskräfte nennen die Integration von KI als größte Kosteneinsparungschance. | Kosteneinsparungen: Fast drei Viertel (72 %) glauben, dass eine Kombination aus Technologie und menschlicher Expertise die größten Einsparungen bei den Personalkosten in den nächsten zwei Jahren bringen wird. |
| Integrationen & Technologie: Fast die Hälfte (45 %) der Führungskräfte plant, jegliche Einsparungen bei den Personalkosten direkt wieder in HR-Technologie zu investieren, um die Effizienz und Automatisierung weiter voranzutreiben. | Integrationen & Technologie: Integrationsherausforderungen und die Mitarbeitererfahrung zählen zu den größten Bedenken im Zusammenhang mit HR-Technologien. |
| Talentmobilität: Finanzvorstände und Personalchefs nennen folgende drei größten Herausforderungen während des Versetzungsprozesses: Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Steuerangelegenheiten (43 %), globale Vergütung und Sozialleistungen (42 %) und Compliance und Risikomanagement (40 %). | Talentmobilität: Compliance und Risikomanagement stellten mit Abstand die größte Herausforderung für die Personalabteilung dar (65 %), gefolgt von Gehaltsabrechnung und Steuerangelegenheiten (21 %) sowie globaler Vergütung und Sozialleistungen (9 %). |
Die Diskussion über diese Gegensätze zwischen den Prioritäten des Managements und den Realitäten im Personalwesen brachte mehrere wichtige Erkenntnisse für Führungskräfte im Bereich globale Mobilität und Personalwesen zutage:
- Unternehmen überdenken den ROI nicht nur im Hinblick auf die Kosten, sondern auch auf die Wertschöpfung, insbesondere bei der Talentgewinnung und internen Mobilität. Emotionale Faktoren (z. B. das Wohlbefinden der Familie bei einem Umzug) werden zunehmend als Teil der ROI-Berechnung anerkannt, auch wenn sie schwer zu quantifizieren sind.
- Unternehmen konzentrieren sich darauf, mithilfe von KI Prozesse zu optimieren, die Automatisierung zu verbessern und Kosteneinsparungen zu erzielen, wobei KI-Weiterbildung und ethische Führung weiterhin höchste Priorität haben. Dies setzt jedoch saubere Daten, dokumentierte Prozesse und eine umfassende Weiterbildung voraus.
- Die ideale Lösung für die größten globalen Herausforderungen im Bereich Personalwesen und Mobilität ist eine einheitliche, durchgängige Plattform, die diese Aufgaben vereinfacht. Einige Kunden gaben an, derzeit nach Übergangslösungen zu suchen.
Während sich Führungskräfte auf ROI, Kosteneinsparungen und Technologie konzentrieren, haben Verantwortliche für globale Mobilität ihre eigenen Prioritäten: Mitarbeitererfahrung, Effizienzsteigerung und die Messung des ROI.
„Wenn Ihr globales Mobilitätsprogramm noch relativ neu ist, sollten Sie sich vorrangig darauf konzentrieren, das Unstrukturierte zu strukturieren. Suchen Sie im Zuge des Wachstums und der Weiterentwicklung Ihrer Prozesse nach kleinen Möglichkeiten, mehr Einfluss auf die Talentstrategie zu gewinnen.“
3. Globale Mobilität erfolgreich gestalten: Für Mitarbeiter und Unternehmen
Unter der Voraussetzung, dass die Teilnehmer die Themen für die Diskussionen in kleinen, von Gleichaltrigen geleiteten Gruppen selbst auswählen konnten, entschieden sie sich, den Fokus auf einige der wichtigsten Chancen und Herausforderungen im Bereich der globalen Mobilität zu legen: Mitarbeitererfahrung, Effizienzfaktoren und die Messung des Return on Mobility (ROM).
Erkunden Sie die drei untenstehenden Kacheln, um mehr über die wichtigsten Aspekte der jeweiligen Themen zu erfahren:
- Die Balance zwischen KI-Effizienz und menschlicher Empathie finden. Künstliche Intelligenz kann Umzüge beschleunigen und effizienter gestalten, indem sie Redundanzen beseitigt und Prozesse optimiert. Doch Menschen möchten sich weiterhin wahrgenommen und unterstützt fühlen. Die besten Programme verbinden Automatisierung mit Empathie und nutzen kleine, persönliche Kontaktpunkte wie Nachfragen oder aufmerksame Gesten, um den menschlichen Aspekt des Umzugs zu bewahren.
- Personalisierung sorgt für ein besseres Mitarbeitererlebnis. Standardlösungen funktionieren nicht. Programme, die es Mitarbeitern ermöglichen, ihre Services individuell anzupassen – also das auszuwählen, was ihnen am wichtigsten ist – verzeichnen tendenziell weniger Ausnahmefälle und zufriedenere Teilnehmer. Und man sollte bedenken: Jüngere Mitarbeiter bevorzugen möglicherweise digitale Optionen, während Führungskräfte unter Umständen weiterhin ein persönliches Gespräch oder direkte Unterstützung bevorzugen.
- Erwartungen klar formulieren und deutlich kommunizieren. Transparente Kommunikation darüber, welche Leistungen angeboten werden und wo KI oder Automatisierung zum Einsatz kommen, hilft, Erwartungen zu steuern und Frustration vorzubeugen. Regelmäßige, einfühlsame Gespräche fördern das Verständnis und gewährleisten ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Kosteneffizienz und Mitarbeiterwohlbefinden.
- Einfachheit ist der Schlüssel zu besserer Technikleistung. KI und andere technologische Hilfsmittel können die Effizienz steigern, aber nur, wenn die zugrunde liegenden Prozesse unkompliziert sind. Vereinfachte Richtlinien und einheitliche Vorgehensweisen in allen Programmen tragen dazu bei, dass Technologie echte Ergebnisse liefert, anstatt sich in Komplexität zu verstricken.
- Flexibilität reduziert Frustration. Die Umstellung auf ein Core-Flex-Modell gibt mobilen Mitarbeitern mehr Kontrolle darüber, wie sie ihre Leistungen an ihre Bedürfnisse anpassen können. Diese Flexibilität führt zu zufriedeneren Mitarbeitern, weniger Ausnahmeanträgen und einem insgesamt faireren Behandlungserlebnis. Davon profitieren sowohl Mitarbeiter als auch globale Mobilitätsteams.
- Ausnahmen sollten strukturiert werden. Klare Genehmigungswege und eine konsequente Überwachung beugen Verwirrung und Ungleichbehandlung vor. Die formale Festlegung der Genehmigungsbefugnisse für Ausnahmen – und die Zuordnung von Kosten zu Geschäftsbereichen – trägt dazu bei, informelle, mündlich getroffene Entscheidungen zu vermeiden, die zu Frustration und Inkonsistenz führen können.
- ROI ist mehr als nur Zahlen. Standortverlagerungen werden oft als Kostenfaktor betrachtet, ihr wahrer Wert geht jedoch weit über die finanziellen Aspekte hinaus. Mitarbeiterbindung, Mitarbeiterentwicklung und Unternehmenswachstum tragen alle zur Rentabilität bei, auch wenn diese Faktoren schwerer zu quantifizieren sind.
- Stellen Sie die richtigen strategischen Fragen. Um dem Unternehmen den Wert von Versetzungen aufzuzeigen, sollten sich die Teams für globale Mobilität auf folgende Kernfragen konzentrieren: Warum gerade dieser Mitarbeiter? Welche Rolle wird er als Nächstes übernehmen? Gibt es einen Rückkehrplan? Die Berücksichtigung der beruflichen Entwicklung und der Persönlichkeit des Mitarbeiters erleichtert es, die Einsätze mit sinnvollen Geschäftsergebnissen zu verknüpfen.
- Eng mit den Geschäftszielen und dem Gesamtvergütungsprogramm abgestimmt sein. Die enge Zusammenarbeit mit dem Vergütungsmanagement und anderen Stakeholdern gewährleistet die Einhaltung von Richtlinien, minimiert Risiken und schafft einen besseren Überblick über die Gesamtinvestition. Diese Abstimmung hilft zudem dabei, die Eignung von Mitarbeitern für internationale Aufgaben zu beurteilen und die Unterstützung für deren Erfolg optimal zu gestalten.
Die erfolgreiche Steuerung globaler Mobilität erfordert ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Effizienz, Personalisierung und strategischem Mehrwert. Durch den gezielten Einsatz von Technologie, die Möglichkeit für Mitarbeitende, ihre Erfahrungen individuell anzupassen, und den transparenten Nachweis des ROI durch strategische Ausrichtung und Bereitschaftsanalysen können globale Mobilitätsteams sowohl operative Erfolge als auch ein positives Mitarbeitererlebnis fördern.
„Um im globalen Mobilitätswettbewerb wettbewerbsfähig zu bleiben und die besten Talente zu gewinnen, sollten Sie flexible, standortspezifische Richtlinien anbieten, die die Arbeitserfahrung mobiler Mitarbeiter deutlich verbessern. Wir haben beispielsweise kürzlich eine Lebenshaltungskostenanpassung (COLA) eingeführt, um Mitarbeitern beim Umgang mit steigenden Kosten zu helfen. Dies ist ein ziemlich einzigartiges Angebot auf dem heutigen Markt und hilft uns, uns im Wettbewerb um Top-Talente abzuheben.“
4. Die Realität der Einwanderung im Jahr 2025
Die Herausforderungen im Bereich Migration reichen weit über politische Veränderungen hinaus – Naturkatastrophen, Konflikte, politische Umstrukturierungen und andere Ereignisse können die globale Mobilität und die Gewinnung von Talenten beeinträchtigen. Um in sich wandelnden Situationen, die sich auf globale Mobilitätsprogramme, Versetzungen, Einstellungsfristen oder geänderte Compliance-Anforderungen auswirken könnten, stets auf dem Laufenden zu bleiben, sind proaktive und flexible Reaktionsstrategien erforderlich, um auf komplexe Herausforderungen zu reagieren.
Die gute Nachricht ist, dass trotz öffentlicher Bedenken gegenüber der Einwanderung in vielen Ländern die wirtschaftlichen Vorteile der Migration anerkannt werden. Die Teilnehmer diskutierten drei umsetzbare Strategien, mit denen globale Mobilitätsteams den Einwanderungsprozess steuern können:
1. Einwanderung als Priorität für die Geschäftskontinuität behandeln.
Wie bei jeder anderen organisatorischen Krise sollten auch die Teams für Immigration und Mobilität proaktiv auf politische Änderungen oder geopolitische Störungen reagieren. Im Falle solcher Störungen wenden sich Führungskräfte an die globalen Mobilitätsteams, um festzustellen, welche Mitarbeitenden sich in betroffenen Regionen befinden, ihren Visastatus zu überprüfen und sichere Umzugsmöglichkeiten unter den geltenden Visabestimmungen zu ermitteln.
Globale Mobilitätsteams müssen zumindest über mobile Mitarbeiterpässe, Informationen zu Nationalitäten und Visabestimmungen der Zielländer verfügen. Um ihren strategischen Wert jedoch voll auszuschöpfen, müssen sie mehr als nur Daten bereitstellen – sie müssen fundierte Empfehlungen und Hilfestellungen geben, um schnelle und effektive Entscheidungen zu ermöglichen.
2. Szenariopläne erstellen
Genauso wie es keine allgemeingültige Versetzungsrichtlinie für alle mobilen Mitarbeiter gibt, sollte es auch keinen einheitlichen Ansatz für den Umgang mit Störungen geben. Globale Immigrations- und Mobilitätsteams müssen eine Reihe möglicher Szenarien antizipieren und für jede Situation maßgeschneiderte Lösungen bereithalten.
Ein Teilnehmer berichtete beispielsweise, dass sein Unternehmen eine dreijährige Auslaufphase für das H-1B-Visum plant und zwei Optionen für die betroffenen Mitarbeiter entwickelt hat: die Versetzung nach Kanada, um sich für ein L-1-Visum zu qualifizieren, oder die Verringerung der Abhängigkeit von Anträgen auf Befreiung im nationalen Interesse.
3. Arbeiten Sie mit Risikoteams zusammen, um einen Platz am Tisch zu erhalten.
Wenn die Führungsebene globale Mobilität als Kostenfaktor statt als wertschöpfenden Partner betrachtet, werden globale Mobilitätsteams Schwierigkeiten haben, Einfluss zu gewinnen. Durch die proaktive Zusammenarbeit mit den Risiko- und Compliance-Teams – die in der Regel sowohl Budgetverantwortung tragen als auch die Aufmerksamkeit der Führungsebene genießen – kann die globale Mobilität das Thema Immigration als kritisches Risikomanagement neu positionieren und eine breitere Unterstützung der Führungsebene sichern.
Sobald die Teams für globale Mobilität das Vertrauen der Führungsebene gewonnen haben, sollten sie die Sprache der Geschäftsergebnisse sprechen. Das bedeutet, die mit der Einwanderung verbundenen Risiken mit den Geschäftszielen, wie z. B. ROI oder operativer Effizienz, in Einklang zu bringen. Es ist wesentlich überzeugender zu sagen: „H-1B-IT-Mitarbeiter riskieren Projektverzögerungen in Höhe von XX US-Dollar“, als eine allgemeine Aussage wie: „H-1B-Mitarbeiter werden unser Unternehmen beeinträchtigen.“
KI im Bereich der Einwanderung
Künstliche Intelligenz (KI) ist seit einem Jahr ein zentrales Thema in der Branche, und wir sehen nun erste praktische Anwendungen. Hier sind einige Anwendungsfälle, die von den Teilnehmern diskutiert wurden und zeigen, wie KI die Einwanderungsarbeit sowohl im öffentlichen als auch im privaten Sektor verändert:
- Die Bestätigung der Echtheit von Pässen/Visa trägt zur Reduzierung von Identitätsbetrug bei.
- Erstellung von Einwanderungsanträgen – geprüft von Anwälten – und Automatisierung des Formularausfüllens, um menschliche Fehler zu minimieren
- Vermittlung von Arbeitsmigranten an Stellen durch Überprüfung der Übereinstimmung ihrer Qualifikationsnachweise mit den Anforderungen
- Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Einwanderung
- Aufzeigen von Anomalien zur Unterstützung der Betrugserkennung und zum Aufspüren von Anzeichen für Menschenhandel
So geht’s weiter:
Die auf der insideMOBILITY® Amsterdam präsentierten Erkenntnisse zeigten den Weg für viele globale Mobilitätsprogramme auf, die sich zunehmend an Unternehmensinitiativen orientieren, welche immer stärker auf ROI und Kosteneinsparungen ausgerichtet sind. Vor diesem Hintergrund müssen Führungskräfte im Bereich globale Mobilität noch strategischer, innovativer und datenbasierter vorgehen, um den Wert globaler Mobilität und ihre vielfältigen Vorteile für ein Unternehmen – einschließlich des Geschäftsergebnisses – aufzuzeigen.
Wir sind stolz darauf, nicht nur Partner unserer Kunden bei der Weiterentwicklung ihrer globalen Mobilitätsprogramme zu sein, sondern auch Momente der Verbundenheit zwischen den Kunden zu fördern, um die Umsetzung der Mobilitätsziele zu beschleunigen.