Wissens- und Netzwerkerweiterung bei insideMOBILITY Digital (1 von 3)

Jedes Jahr veranstaltet Graebel auf der ganzen Welt insideMOBILITY-Veranstaltungen, bei denen Führungskräfte und Innovatoren zusammenkommen, um sich über die neuesten Entwicklungen in der Talentmobilität zu informieren.

Aufgrund von COVID-19 fand Graebels zweite geplante Veranstaltung des Jahres 2020 online statt. Workshops, Podiumsdiskussionen und Präsentationen wurden über eine interaktive digitale Plattform angeboten. Die virtuellen Veranstaltungen, die vom 15. bis 19. Juni stattfanden, spiegelten die freundliche und unterstützende Atmosphäre der regulären Graebel-Konferenzen wider und zogen Experten und Teilnehmer aus einer Vielzahl internationaler Organisationen an.

Hier, im ersten von drei Blogs zur ersten insideMOBILITY Digital, berichten wir über einige der wichtigsten Themen des Eröffnungstages dieser einzigartigen, einwöchigen Veranstaltung.

Erreichen der RFP-Ausrichtung

insideMOBILITY Digital startete mit einer spannenden Diskussion über RFPs, die sich mit den wesentlichen "Need-to-Knows" für globale Mobilitäts- und Beschaffungsexperten befasste. Geführt von Graebels Rico Lopes und Xun Fu Xiang, ging diese Sitzung der Frage nach, wie die Abstimmung zwischen Mobilität und Beschaffung der Schlüssel zu erfolgreichen RFP-Ergebnissen ist.

Lopes begann mit der Frage an die Teilnehmer, wie gut ihre Einkaufsabteilungen die globale Mobilität verstehen und mit ihr zusammenarbeiten. Die erste Umfrage ergab, dass 48 % der Befragten die Zusammenarbeit als „gut“ bezeichneten, während 38 % sie als „minimal“ einstuften. Die zweite Umfrage zeigte, dass 69 % der Befragten das Gefühl hatten, ihren Einkaufskollegen fehle das Verständnis für wichtige Aspekte der Mobilität. Wie Lopes erklärte, verfügen Einkaufsmanager zwar über umfassende Kenntnisse der Einkaufsstandards und -prozesse, ihnen fehlt als Generalisten jedoch oft das Fachwissen über wichtige Servicebereiche und Funktionen, einschließlich Mobilität. Zudem verfügen nicht alle Organisationen über Category Manager, die eine tiefergehende und strategischere Perspektive bieten könnten, was die Überbrückung der Kluft zwischen Einkauf und Mobilität zusätzlich erschwert. Fehlende Abstimmungen entstehen häufig auch durch widersprüchliche Prioritäten und Ziele. Die einseitige Kostenorientierung des Einkaufs kann beispielsweise problematisch sein.
 

Wie Xun Fu Xiang feststellte, muss der Einkauf Ausgaben innerhalb des Unternehmens rechtfertigen und Objektivität in seinen Empfehlungen nachweisen. Dies gelingt am besten durch die Nutzung von Daten zu messbaren Kosteneinsparungsinitiativen. Obwohl dies einen nachvollziehbaren Ansatz darstellt, hat der Einkauf dadurch oft Schwierigkeiten mit weniger quantifizierbaren Konzepten, wie beispielsweise der mobilen Mitarbeitererfahrung.

Um diese Herausforderungen zu meistern, ist Kommunikation entscheidend. Xiang präsentierte eine schrittweise Anleitung zur funktionsübergreifenden Abstimmung und erklärte, dass das Stellen von Fragen unerlässlich ist, um die Perspektive der anderen Seite zu verstehen. Indem sie nach potenziellen Ausschlusskriterien, zusätzlichem Unterstützungsbedarf, KPIs und Erwartungen fragen, können Einkauf und Mobilität eine gemeinsame Vereinbarungszone (Zone of Possible Agreement, ZOPA) schaffen. Mithilfe dieser ZOPAs können sie gemeinsam vereinbarte Zeitpläne und Parameter festlegen, verschiedene Stakeholder einbinden, Einkaufsinstrumente auf die Schwerpunkte der Mobilität abstimmen und ungeeignete Dienstleister ausschließen. Entscheidend ist laut Xiang, dass die Mobilität auch das Verständnis des Einkaufs für ihre Funktion verbessert, indem sie nützliche Kennzahlen und Daten präsentiert. Indem sie ihre Situation anhand von Zahlen verdeutlicht, können sie Zustimmung, Konsens und Zusammenhalt erreichen und so den Weg für einen reibungslosen Ausschreibungsprozess ebnen.

Mobilität durch Transformation führen

Als nächstes tauschten Mobilitätsexperten in einem interaktiven Peer-to-Peer-Workshop ihre Erfahrungen mit geschäftlichen Veränderungen und der Transformation von Mobilitätsfunktionen aus. Wie, fragte Graebels Beverly König, in ihrer Einführung in die Sitzung, können wir von anderen lernen, unsere eigenen Veränderungsprozesse intern zu managen?

Um den Ball ins Rollen zu bringen, Gastredner Jolanda Heesbeen gab einen Überblick über den internen Transformationsprozess bei MSD Niederlande. Ein gemeinsames Thema in der anschließenden Diskussion war der Wechsel von der Vollversorgung oder Pick-and-Choose-Mobilität (beide waren sich einig, dass sie komplex und zeitaufwendig waren) zu etwas dazwischen – dem Core-Flex-Modell. Der Hauptvorteil von core-flex, so die Delegierten, sei neben der Flexibilität bei der Auswahl das Angebot von Kernleistungen für die Mitarbeiter.

Ein Teilnehmer hob hervor, wie wichtig die Pilotphase von Core-Flex war, da sie seiner Organisation half, die optimale Balance zwischen Struktur und Freiheit zu finden. Ein anderer beschrieb, wie Feedbackmechanismen ihm geholfen hatten, die Meinungen der Stakeholder zu erfassen, Beziehungen aufzubauen und Botschafter zu gewinnen, die Core-Flex intern fördern.

Während die Sitzung in Online-Breakout-Räume aufgeteilt wurde, fügten andere Teilnehmer ihre Stimmen zum Gespräch hinzu. Einer erklärte, dass sein Unternehmen aufgrund der globalen Pandemie mehr auf Kosteneinsparungen als auf ROI bedacht sei und derzeit virtuelle Aufträge anstelle von physischen Umzügen erkunde. Ein anderer fügte hinzu, dass sich Unternehmen angesichts des Kostendrucks bei der Erfolgsmessung auf die Mitarbeitererfahrung konzentrieren sollten. In der Zwischenzeit beschrieb ein anderer, wie eine Befragung von Interessenvertretern aus der Wirtschaft sowie von Mitarbeitern dazu beitragen kann, festzustellen, wie gut Flexibilität den Anforderungen eines Unternehmens gerecht wird. Es kann auch entscheidende Meinungs- und Wahrnehmungsunterschiede aufzeigen.

Auftragsmanagement-Technologie: Was haben wir gelernt?

In der letzten Sitzung des Tages befassten sich die Podiumsmitglieder mit der kritischen Frage, ob die Technologie für das Aufgabenmanagement ausgelagert oder selbst entwickelt werden sollte. Um die Debatte anzustoßen, Beverly König stellte sich die Frage: Was genau suchen Unternehmen in ihrer globalen Mobilitätstechnologie? Während Erschwinglichkeit und Integration von entscheidender Bedeutung sind, ergab eine Umfrage während der Sitzung, dass die Funktionalität bei den Delegierten die wichtigste Überlegung war, wobei 39 % diese Option wählten.
 

Die technischen Kriterien von IBM skizzieren, Petra Vallat Sie beschrieb, wie Kosteneffizienz neben Individualisierungsmöglichkeiten für ihr Unternehmen Priorität gehabt habe. Workflow-Management sei ebenfalls unerlässlich, ebenso wie ein hoher Grad an Selbstbedienung. Kasia Garwin von der Kerry Group war das Wichtigste die Datengenauigkeit sowie die Intuitivität des Systems. Garvin merkte auch an, dass ein ausreichendes Budget entscheidend sei, um Ecken und Kanten, schlechte Planung und suboptimale Ergebnisse zu verhindern.

Zum Thema Outsourcing, Katrin Razzano Graebel stellte fest, dass Unternehmen, die ihre eigene Technologieimplementierung per „Lift-and-Shift“ steuern wollen, eine Datenstrategie und Designprinzipien benötigen, um die volle Kapazität auszuschöpfen. Garvin merkte an, dass ihre eigenen Erfahrungen mit Drittanbietern zwar insgesamt positiv waren, während der Implementierung jedoch nicht alle Fragen beantwortet oder Erwartungen erfüllt werden konnten. Rückblickend empfahl sie daher, den jeweiligen Technologieanbieter zu beauftragen. „Niemand kennt das System so gut wie sie“, sagte sie und betonte, dass das Wissen der Technologieanbieter letztendlich einen reibungsloseren Implementierungsprozess gewährleistet und zur Optimierung der Nutzererfahrung beiträgt.

Das Gespräch geht weiter

Vor, während und nach der insideMOBILITY Digital wurden die Delegierten ermutigt, sich über das spezielle Online-Slack-Forum von Graebel zu treffen, auszutauschen und zu vernetzen. Dieses Forum bringt Gleichgesinnte zusammen und bietet weiterhin spannende Gespräche und Ansichten zu den Themen, die während der einwöchigen Veranstaltung und darüber hinaus behandelt wurden. Senden Sie Ihre Bitte hier mitzumachen.