Ist Ihr Mac-Programm außer Kontrolle geraten?

Scott Snead, Präsident, Graebel Commercial Services, Inc.

(Pssst… Hey MAC, habt ihr einen Arbeitsplatzmanagementplan?)

Was treibt eine Organisation an?

Die meisten von uns würden wohl spontan die Mitarbeiter als Ursache nennen. Als Facility Manager würden Sie dem wahrscheinlich zustimmen, wissen aber auch, dass sich die Arbeitsumgebung nicht von selbst verwaltet. Jemand muss dafür sorgen, dass es im Arbeitsumfeld keine Störungen oder Versäumnisse gibt, die die Mitarbeiter oder die Unternehmensleistung beeinträchtigen könnten.

Zu den grundlegenden Ausstattungsmerkmalen eines Arbeitsplatzes gehören natürlich Dinge wie Beleuchtung, Klimatisierung, Möbel, IT und die Gestaltung des Arbeitsbereichs. Doch denken Sie einmal darüber nach, wie diese Faktoren Dutzende weiterer Aufgaben und Systeme beeinflussen – die alle darauf abzielen, die Konzentration, Produktivität und sogar die Arbeitsmoral der Mitarbeiter zu erhalten.

Eine wichtige Kategorie dieser Arbeitsplatzdienstleistungen ist unter dem Namen „MAC“ (Move Add Change) bekannt und umfasst alle Belange rund um Möbel und Arbeitsplatzgestaltung. In den letzten Jahren haben sich MAC-Programme von einer rein reaktiven Herangehensweise hin zu proaktiven Dienstleistungen (ebenfalls mit Bezug zu Möbeln und Arbeitsplatzgestaltung) entwickelt, die von Ergonomieberatung bis hin zur Organisation von Großveranstaltungen reichen.

Ich erinnere mich noch, als MAC-Anfragen von Mitarbeitern telefonisch erfasst und in Tabellenkalkulationen eingetragen wurden. Heute, da Unternehmen wachsen und sich zunehmend der Notwendigkeit bewusst werden, MAC-Probleme schnell zu lösen, ist es extrem wichtig, den MAC-Management-Prozess zu automatisieren und zu systematisieren. Glücklicherweise gibt es hervorragende Tools und Ressourcen, die Sie dabei unterstützen.

Wo sollten Sie anfangen? Bei der Konzeption oder Bewertung Ihres MAC-Programms sollten Sie unbedingt die folgenden fünf Elemente berücksichtigen:

1. Der erste Schlüssel zur Zähmung des MAC-Monsters ist einen MAC-Arbeitsauftragsprozess erstellenWie werden Anfragen eingereicht? Wer genehmigt sie? Wer führt sie aus? Wie Sie sich vorstellen können, gibt es kein Standardverfahren. Beispielsweise sollten Sie einen Arbeitsplatzumzug anders handhaben als eine Stuhlreparatur. Was uns zu Punkt 2 weiter unten führt…
2. Vorsichtig Arbeitsauftragstypen definierenSie werden sicherlich ein Auswahlmenü verwenden. Achten Sie daher darauf, dass es detailliert genug ist, um beispielsweise einen einzelnen Arbeitsplatz oder ein siebenköpfiges Team zu verlegen, eine Arbeitsfläche anzupassen oder einen Stuhl zu bestellen. Am besten erstellen Sie spezifische Arbeitsauftragstypen, die für Ihr Unternehmen relevant sind. Durch diese Spezifizierung stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Ressourcen zuweisen und einplanen und hilfreiche Kennzahlen erfassen (dazu später mehr).
3. Aufbauend auf diesen ersten beiden Schritten, für jede Aufgabe Entwicklung von Betriebsstandards Dies betrifft Reaktionsfähigkeit, Zeitpunkt (z. B. außerhalb oder während der Arbeitszeit) und Personal. Dadurch wird sichergestellt, dass für jede Aufgabe die richtigen personellen Ressourcen zur Verfügung stehen – beispielsweise Reinigungskräfte, Umzugshelfer, Computertechniker und Möbelmonteure.
4. Der Detailgrad in Punkt 2 und 3 ermöglicht Ihnen Folgendes: Programmmetriken im ÜberblickMan kann nur verbessern, was man messen kann. Daher müssen Sie für jede Aktivität die dafür aufgewendete Zeit, die damit verbundenen Kosten (Material und Arbeitskosten) sowie Kennzahlen zur Kundenzufriedenheit erfassen.
5. Die Kennzahlen in Punkt 4 sind nur dann relevant, wenn Sie sie aggregieren und Analysieren Sie die Daten in einer monatlichen/vierteljährlichen ProgrammevaluierungDas Budget ist hier der wichtigste Faktor, aber überprüfen Sie auch die von Ihnen erfassten Daten zu Bearbeitungszeiten, Reaktionsfähigkeit und Mitarbeiterfeedback (positiv und negativ).

Mit der Weiterentwicklung der MAC-Programme hat sich auch dies geändert. Gräbels Unterstützung des MAC-Programms. Dies ist eine natürliche Erweiterung unserer globalen Unternehmensumzugsdienstleistungen, für die wir ein weltweites Netzwerk geprüfter Dienstleister unterhalten. Als eine unserer Kernkompetenzen unterstützen wir Unternehmen auch auf Ebene des MAC-Programms und arbeiten mit den meisten automatisierten MAC-Genehmigungssystemen.

Müssen Sie Ihr MAC-Programm zähmen? Kontaktieren Sie Graebel, um herauszufinden, wie unser Team für Arbeitsplatzdienstleistungen Ihnen helfen kann!