Einblicke teilen, Erfahrungen verbessern: insideMOBILITY Asia

Kosteneinsparungen, die die Mitarbeitererfahrung nicht opfern

Zum Auftakt des zweiten Tages der insideMOBILITY Asia, Graebel's Katrin Razzano begrüßte die Teilnehmer zu einem interaktiven Workshop zur Kostensenkung bei gleichzeitiger Aufrechterhaltung einer hohen Mitarbeitererfahrung.

Die Veranstaltung begann mit einer Umfrage, um festzustellen, ob die Teilnehmenden von der Leitung aufgefordert wurden, die Kosten ihres Mobilitätsprogramms zu senken. 47 % antworteten: „Ja, ich muss die Kosten senken“, 47 % sagten: „Noch nicht, aber ich erwarte, dazu aufgefordert zu werden“, während 5 % sagten: „Nein, ich erwarte keine Aufforderung“.

Wie Razzano bemerkte: „Wir befinden uns in der Sparsaison … aber der Kampf um Talente hört nicht unbedingt auf“. Die Herausforderung besteht daher darin, die Mobilitätsausgaben zu reduzieren, ohne die Mitarbeitererfahrung zu beeinträchtigen. Die Antwort, so Razzano, sei „wirklich klug und strategisch zu werden“, was durch die systematische Herangehensweise von Graebel an dieses Thema erreicht werden kann:

• Definieren Sie das ultimative Ziel: Dies kann je nach Art des Unternehmens und der Branche Kosteneinsparungen, Kostenvermeidung oder Umsatzbeschleunigung umfassen.
• Beteiligte identifizieren: wer ist von diesen Kosteneinsparungen betroffen; und welche Stakeholder sind in den Entscheidungsprozess eingebunden?
• Behalten Sie die Erfahrung bei: Bereiche identifizieren, in denen Kosteneffizienz ohne Auswirkungen auf die Mitarbeitererfahrung umgesetzt werden kann; definieren, was die Zufriedenheit/Unzufriedenheit der Mitarbeiter antreibt.
• Kosteneinsparungen etablieren: Priorisieren Sie die von Ihnen erarbeiteten Ideen und die Bereiche, in denen Kosteneinsparungen innerhalb des Mobilitätsprogramms umgesetzt werden sollen, basierend auf finanziellen Auswirkungen, Zeitrahmen und Aufwand.

Die Kontextualisierung und Kommunikation dieser Überlegungen ist entscheidend. Dabei ist es wichtig, sich nicht auf das Was, sondern auf das Wie zu konzentrieren. „Wie profitieren die Mitarbeitenden von den Leistungen?“, fragte Razzano. „Wie nutzen sie diese … und wie bewerten sie sie?“ Durch diese Bewertungsmethode, die durch Datenanalysen erheblich verbessert wird, verstehen Unternehmen besser, welche Leistungen/Erfahrungen sie anbieten können und welche nicht.

Im letzten Teil des Workshops folgten die Teilnehmer einer Prozesslandkarte/einem Arbeitsblatt (Erhalte deine Kopie, indem du der insideMOBILITY Slack Community beitrittst) und tauschten Erfahrungen und Erkenntnisse aus. Zu den vorgeschlagenen kostengünstigen Maßnahmen zählten unter anderem: die Neuverhandlung von Abonnements für pandemiebedingt überflüssig gewordene Dienste; die Begrenzung des Versandgewichts für jüngere Mitarbeiter; und die Abrechnung der tatsächlichen Wohnkosten im Verhältnis zur Nutzung. Die Darstellung von Veränderungen als „Verbesserung auf Basis von Mitarbeiterfeedback“ trug ebenfalls dazu bei, eine positive Erzählung über die Kosteneinsparungen zu schaffen.

Virtuelle Aufgaben und Steuern

Next Up, Markus Amatya, Global Mobility Services Director bei PwC, und Katrin Razzano veranstaltete einen Workshop zu den Herausforderungen und Risiken im Zusammenhang mit virtuellen Aufgaben (VAs). Zur Einführung in das Thema betrachtete Razzano die Terminologie virtueller Aufgaben und erklärte, dass es noch keine etablierten Definitionen für dieses relativ neue und sich entwickelnde Konzept gebe. Virtuelle Aufgaben überschneiden sich mit Konzepten wie Homeoffice (WFH) und Work from Anywhere (WFA), mit dem entscheidenden Unterschied, dass „Aufgaben“ geplant, genehmigt und dokumentiert werden.

Während der COVID-19-Pandemie geriet das Homeoffice-Modell in vielen Unternehmen außer Kontrolle, da Mitarbeiter im Zuge neuer Homeoffice-Regelungen in andere Städte oder sogar Länder zogen. Diese neuen Gruppen von Homeoffice-Nomaden haben wiederum eine Vielzahl von steuerlichen und Compliance-Herausforderungen mit sich gebracht.

Zwei kurze Publikumsumfragen bestätigten die Relevanz und Dringlichkeit dieses Themas. In der ersten Umfrage gaben 50 % an, dass ihr Unternehmen von ihnen die Verantwortung für die Verwaltung von VA- und Homeoffice-Programmen verlangt oder erwartet. In der zweiten Umfrage berichteten 88 % von Compliance-Problemen im Zusammenhang mit Remote-VAs.

Um diese Probleme anzugehen, erinnerte Mark Amatya die Teilnehmer zunächst daran, dass durch VAs und WFH ein enormer Nutzen erzielt werden kann. "Das Mitnehmen", sagte er, "sollte nicht sein, dass dies zu komplex ist."

Amatya fasste dann die VA-Steuerfragen zusammen, die Unternehmen beachten müssen, wie unten dargestellt:

Das Wichtigste, sagte Amatya, sei kein One-Size-Fits-All-Ansatz. Es ist wichtig, VAs von Fall zu Fall und von Land zu Land zu behandeln. Schließlich müssen Unternehmen neue Richtlinien und Rahmenbedingungen entwickeln, um Fernarbeitsregelungen zu ermöglichen. In der Tat wird es besonders wichtig sein, den Mitarbeitern mehr Flexibilität bei der Art und Weise ihrer Arbeit zu geben, wenn der War for Talents wiederaufgenommen wird.

Technologien zur Aufgabenverwaltung

In der abschließenden Session der insideMOBILITY Asia, einer Podiumsdiskussion, moderiert von Graebels Meng Ziang Chy, diskutierten über ihre Erfahrungen mit Investitionen in und/oder Bauaufgabenmanagement-Technologien.

Obwohl Daten als das neue Öl gelten, ergab eine Eingangsumfrage, dass 42 % der Befragten keine formale Technologieplattform zur Verwaltung ihres globalen Mobilitätsprogramms einsetzen. Angesichts dieser Ergebnisse beschrieb jedes Panelmitglied zunächst die von ihm aktuell genutzten Technologieplattformen.

Das Panel bestand aus Alf Carlesäter, ein leitender internationaler Personalleiter, Lynn Lee, APAC-Leiter für globale Mobilität bei Mars, Jessie Li, Global Mobility Manager bei Lenovo, und Thorsten Müller, Global Assignment Manager bei der Daimler AG.

Die Diskussionsteilnehmer erörterten anschließend den Prozess des Plattformwechsels, den einer von ihnen als mehr als nur eine technische Angelegenheit beschrieb. „Es geht um Veränderungsmanagement für das gesamte Unternehmen“, sagte er. „Es ist ein anspruchsvoller Prozess, der neue Verhaltensweisen und Unternehmenskulturen erfordert.“ Ein anderer Diskussionsteilnehmer stimmte dem zu und erklärte, dass „die Implementierung nie einfach ist“ und dass Systemänderungen stets mit den Zielen des Unternehmens im Einklang stehen müssen.

Eine zweite Umfrage ergab, dass 77 % der Teilnehmer Technologie hauptsächlich für die interne Berichterstattung von Interessengruppen und das Fallmanagement verwenden, und nur 23 % nutzen sie als eine einzige Plattform, um Informationen über Beauftragte bereitzustellen.

Die Diskussionsteilnehmer waren sich einig, dass der Ansatz einer einheitlichen Plattform der Schlüssel zur Zentralisierung und Konsolidierung von Daten ist. Dies trägt dazu bei, Datensilos aufzubrechen und ermöglicht bessere Analysen sowie ein tieferes Verständnis. Nur so kann die globale Mobilität mithilfe von Daten eine überzeugende Geschichte erzählen und sich Gehör verschaffen.

Die Aufzeichnung dieses Panels und anderer Sitzungsmaterialien finden Sie auf insideMOBILITY.slack.com.

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