Susurradores VIP: Empleados de Graebel hablan sobre reubicaciones de ejecutivos

El Vicepresidente de Operaciones de su empresa en Atlanta se mudará a la Ciudad de México para desempeñarse como Presidente de una nueva sucursal de LATAM. Su programa de movilidad depende de reubicaciones como esta, donde es primordial que la experiencia de este VIP desde antes de la salida hasta la llegada sea perfecta ... y fácil.

En Graebel, sabemos cuánto importa cada una de estas reubicaciones para el éxito de su empresa. Hablamos con dos de los veteranos de nuestro programa Executive Concierge que han pasado miles de horas trasladando VIP a todos los rincones del mundo. Leslie Christensen, una de nuestras Consultoras Ejecutivas más experimentadas, y Jean Ann Reed, la Gerente Global de nuestro Programa de Administración en el Sitio, sobre cómo es una experiencia exitosa de reubicación de conserje VIP.

Así es como Leslie caracteriza la experiencia de reubicación VIP ideal

“Nos esforzamos por crear experiencias excepcionales a lo largo de todo el proceso para garantizar que el VIP no tenga que preocuparse por todas las complejidades de las que nos ocupamos en su nombre. Cuando ellos y sus familiares inician una nueva vida en una nueva ubicación, piensan: '¡Sí, fue bastante fácil!' Ahí es cuando sabemos que hicimos bien nuestro trabajo ”.

¿Necesita un único punto de contacto?

Si. Debe establecer un enlace principal para este VIP dentro de su propio equipo de Movilidad y con su Compañía de Gestión de Reubicación. En Graebel asignamos un consultor ejecutivo, como Leslie, a cada VIP de nuestro programa Executive Concierge para supervisar toda su experiencia.

Además de coordinar con el asistente ejecutivo del VIP en asuntos relacionados con viajes y calendarios, a veces es aún más crítico que el consultor trabaje en estrecha colaboración con el cónyuge o pareja del VIP. No es inusual que un consultor ejecutivo trabaje más con esa persona que con el VIP, que puede que ya esté asignado en la nueva ubicación.

Una experiencia más atractiva para todos: el papel de un consultor ejecutivo

En una extensa reunión introductoria con el VIP y su familia, el consultor ejecutivo determinará rápidamente ciertas dinámicas únicas.

• ¿Cuáles son los estilos de comunicación y las prioridades para cada una de las personas involucradas: VIP, cónyuge / pareja y otros miembros de la familia?
• ¿Cuánta orientación quieren?
• ¿Qué tan involucrados quieren estar?
• ¿Cuál es su nivel de experiencia con estas situaciones?

Luego, la discusión cambia a cómo la familia visualiza la mudanza.

• ¿Qué desafíos personales anticipan?
• ¿Qué tipo de apoyo o asistencia harían de esta una experiencia excepcional?
• ¿Hay requisitos de propiedad? ¿Desafíos de transporte? ¿Documentos legales a obtener? ¿Escuelas en las que inscribirse? ¿Una carrera de cónyuge / pareja a considerar?

“Nunca podría darle una lista completa de cada área de apoyo que brindamos, y mucho menos de cada acción que tomamos. Depende completamente de la historia de la familia ”, explica Leslie. “Es mi trabajo descubrir cada pedacito de esa información y asegurarme de que tenemos los proveedores correctos aprobados por VIP preparados y en su lugar. "Entonces", agrega, "¡tengo el poder de diseñar estrategias y hacer los arreglos apropiados y mantener todos esos trenes en sus rieles!"

Salidas fáciles y aterrizajes suaves: el papel de un administrador de mudanzas in situ

Además de un consultor ejecutivo, podemos asignar un gerente de mudanzas en el lugar para que esté en el terreno durante los procesos de recolección y entrega de artículos para el hogar para coordinar todas las actividades relacionadas.

En un nivel alto, el administrador in situ es el enlace entre la familia y todos los proveedores de servicios. Ellos coreografiarán motores y cráteres especiales. Asegurar el acceso al edificio y al estacionamiento. Trabaje con el propietario para identificar reliquias que requieran un mayor nivel de atención. Obtenga permisos de elevador y reserve el estacionamiento y el acceso al muelle de carga.

“Lo que sea necesario”, así describe su enfoque del soporte in situ.

Decir "sí" se extiende también a los proveedores externos. Jean Ann ofrece un ejemplo con el que todos podemos relacionarnos. “A veces, cuando se entregan artículos para el hogar, es posible que los muebles no quepan en una habitación de la forma en que la familia los imaginó. Nuestros encargados de la mudanza moverán pacientemente un sofá o un aparador a cada pared de la habitación sin levantar una ceja, hasta que encontremos la mejor distribución ".

En algunos casos, el cónyuge o pareja simplemente le entregará las llaves a Jean Ann y le dejará todos los detalles y la supervisión. Cuando la familia se ocupa de otros asuntos, Jean Ann descargará el refrigerador o el lavaplatos, lo que sea necesario para mantener el proceso de empaque y carga en curso.

El proceso se repite en el destino donde se sabe que corrió a la ferretería para recoger una bisagra de reemplazo o un tirador de cajón para eludir un posible reclamo.

¿Alguien pro-acción?

¡Sí, siempre! Dado que los profesionales del servicio de reubicación VIP suelen tener experiencia y pueden haberse reubicado o haber estado en una asignación antes, tienen la previsión de adoptar un enfoque proactivo para evitar problemas potencialmente imprevistos. Debido a esto, tomamos medidas preventivas adicionales para tranquilizar sus mentes desde el principio.

Leslie describe un aspecto clave de la proactividad: “Además de tener esa conversación A a B con la familia, planifico y coordino con el equipo de movilidad interno de mi cliente. Ellos me conocen, yo los conozco, hablamos el mismo idioma. Traigo soluciones a la mesa que incluyen estrategia y tácticas y juntos, por lo general, resolveremos un asunto incluso antes de que el VIP lo plantee ".

¿El soporte "24/7" realmente significa soporte 24/7?

Absolutamente. Un programa de conserjería debe ofrecer la tranquilidad de tener acceso en tiempo real, ya sea por teléfono, mensaje de texto, Skype, Facetime, WhatsApp, WeChat u otro arreglo.

Aquí está la opinión de Leslie sobre las 24 horas del día, los 7 días de la semana: “Sí, responderemos a una llamada en cualquier momento: noches, fines de semana, días festivos. Pero, francamente, eso rara vez sucede. Tenemos esto en una ciencia. Gracias a una planificación minuciosa y una comunicación continua detallada, nuestro trabajo no suele extenderse demasiado fuera del horario habitual ".

Jean Ann está de acuerdo en que esta es la excepción, pero esas excepciones son importantes. “En un caso, después del primer día de entrega de artículos para el hogar, el ejecutivo me llamó al hotel, presa del pánico, porque no pudo encontrar un documento legal importante que necesitaba de inmediato. Le recordé dónde se habían desempacado las cajas de documentos en la oficina de su nuevo hogar. No pudo encontrarlo y estaba seguro de que estaba en una caja de embalaje vacía, ahora descompuesta en la parte trasera del camión de mudanzas. Llamé al conductor y en medio de la noche revisamos el material de embalaje pieza por pieza. Sin suerte. Le devolví la llamada. ¡Buscó una vez más en los archivos del documento y encontró lo que estaba buscando! "

¿Su programa de reubicación de conserjería está agregando valor?

Es importante evaluar los costos y beneficios de su programa de reubicación de nivel VIP. ¿Cuál es el valor del tiempo productivo y sin distracciones para el VIP? ¿Cuál es el valor de la tranquilidad para el cónyuge o pareja? ¿Qué importancia tiene para el ejecutivo que su familia se adapte rápidamente a su nueva ubicación? ¿Cómo valora ese ejecutivo a un empleador que ofrece este beneficio premium?

Tener una estrategia sólida para los VIP es importante. A través de nuestro Graebel Mobility PathBuilder®, trabajamos con los clientes para medir el "Retorno de la movilidad", mientras colaboramos en un plan para ayudarlos a participar estratégicamente en sus organizaciones. Podemos trabajar con usted para evaluar su programa de reubicación VIP-Concierge para descubrir las métricas y las historias que documentarán el valor y la contribución de Mobility a su organización.

¿Desea obtener más información sobre cómo podemos ayudarlo a crear o mejorar su Programa de conserjería ejecutiva? Contáctanos hoy mismo.