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10 conseils pour développer un programme de gestion du personnel à distance
Lors d'une récente Événement insideMOBILITY® à AustinLes professionnels de la mobilité étaient impatients d'échanger sur les défis liés au suivi et à la gestion du télétravail. Ces responsables de la mobilité, issus d'organisations de tailles et de secteurs variés, ont décrit comment leurs entreprises répondent aux nombreuses exigences et demandes en matière de télétravail et de travail à distance. Plusieurs ont indiqué que leurs entreprises hésitent à élaborer des politiques globales de gestion du télétravail pour diverses raisons : la crainte de créer un précédent, les inquiétudes liées à la volatilité persistante des marchés et les divergences d'opinions entre les parties prenantes. Finalement, le télétravail étant devenu un sujet majeur parmi les défis de la gestion des effectifs, il est apparu clairement que les discussions autour de la planification actuelle et future sont essentielles à la préparation des organisations en matière de conformité, d'équité pour les employés et d'efficacité opérationnelle.
Les participants étaient impatients de découvrir comment leurs pairs géraient ce nouveau contexte complexe du travail à distance. Fortes de leur expérience en matière d'accompagnement des employés mobiles à travers le monde, ces équipes sont idéalement placées pour contribuer à l'élaboration de politiques détaillées de gestion du travail à distance au sein de leur organisation.
Dans cet article, nous reviendrons sur les points saillants de la session insideMOBILITY et examinerons les modalités de travail à distance dans le monde du travail actuel, ainsi que la perspective unique qu'apporte la mobilité à cette question. Nous conclurons en décrivant 10 principaux domaines de décision que les organisations devraient prendre en compte dans leurs politiques de gestion du télétravail.
Le travail à distance est là pour rester
La pandémie a marqué un tournant dans de nombreuses politiques et pratiques d'emploi, et les observateurs prévoient que le télétravail deviendra la norme. une partie importante de notre monde À partir de maintenant, le degré d'exigence variera selon les organisations, et chacune définira les priorités fondamentales en matière de télétravail qui répondent à ses besoins.
Certaines organisations exigeront un retour complet au bureau. Beaucoup d'autres mettront en place des modalités de télétravail, allant du télétravail à temps plein à des modèles de travail hybrides ou à temps partiel, avec une présence requise dans un espace de bureau désigné un nombre minimum de jours par semaine.
Au moment de prendre ces décisions et de définir leurs politiques, les entreprises devraient s'appuyer sur les enseignements tirés de la pandémie. Plus précisément, elles devront trouver un équilibre entre les avantages du télétravail et les risques de perturbations opérationnelles et de non-conformité.
Observations de professionnels de la mobilité concernant le télétravail
L'aspect réglementaire du télétravail a été amplifié durant la Session Austin insideMOBILITYcomme l'ont souligné les professionnels de la mobilité :
Les organisations devraient traiter séparément les politiques de télétravail et de travail à distance, compte tenu des risques importants de non-conformité liés à ce dernier.
De nombreuses entreprises n'ont pas adopté de politiques formelles en matière de télétravail en raison d'incertitudes concernant la conformité, les critères d'admissibilité, la mise en place des processus (y compris les approbations et les refus) et l'avis des parties prenantes, pour ne citer que quelques exemples.
Les autorisations de télétravail contournent souvent la mobilité, exposant ainsi l'entreprise à des risques de non-conformité.
Globalement, le principal sujet de préoccupation concernant le télétravail est lié à la conformité fiscale.
Les parties prenantes collaborent à l'élaboration de politiques de gestion du travail à distance
Comme nous l'avons récemment discutéLes équipes de mobilité sont expertes dans le maintien de la conformité des employés mobiles en matière de sécurité sociale, de conventions collectives, de visas et d'immigration, de fiscalité, d'assurance maladie et de sécurité des données. Elles possèdent une longue expérience dans l'élaboration de programmes et de politiques de mobilité garantissant cette conformité. Elles accompagnent également leurs employés mobiles en tenant compte des spécificités de leur effectif, de leurs processus, de leurs priorités, de leurs risques propres, de leur environnement concurrentiel et de leur culture.
En 2020, des experts en mobilité se sont mobilisés pour conseiller leurs équipes internes sur ces questions – initialement pour soutenir les employés mobiles du monde entier confrontés à des environnements de confinement difficiles liés à la pandémie.
Cependant, à mesure que les employés non mobiles ont commencé à travailler à distance, les équipes de mobilité ont pris conscience des pièges potentiels de ces arrangements, en particulier lorsque les employés souhaitaient travailler depuis des endroits situés dans d'autres États, régions et pays, très éloignés de leur domicile.
Le télétravail étant désormais une pratique courante, il est logique et judicieux que les spécialistes de la mobilité travaillent en étroite collaboration avec leurs partenaires en fiscalité, droit, finance, avantages sociaux, technologies et rémunération, ainsi qu'avec les autres équipes internes. Ensemble, ils peuvent élaborer des politiques de gestion du télétravail qui répondent aux besoins de toutes les parties prenantes internes, garantissent la conformité aux protocoles, créent un environnement cohérent et équitable, s'alignent sur la culture et les objectifs de l'organisation et assurent la pérennité du télétravail.
10 considérations guidant les politiques de gestion du personnel à distance
Les organisations devraient prendre en compte ces 10 questions clés relatives à la conformité et à d'autres facteurs institutionnels lorsqu'elles élaborent des programmes et des politiques de gestion du personnel à distance :
- Postes admissibles - Quels postes devraient être éligibles au télétravail ? Les entreprises devraient s'efforcer de définir cela en fonction des catégories d'emploi et des responsabilités, et non au cas par cas, ce qui peut soulever des problèmes d'équité et de justice.
- Souplesse - Les employés seront-ils autorisés à passer plus de temps au bureau que ne le prévoit le télétravail ? Par exemple, un employé occupant un poste autorisé à être exercé entièrement à distance peut-il choisir de passer trois jours par semaine au bureau ? Cela dépendra de facteurs tels que les horaires de réunions, la disponibilité des espaces de travail et le risque de perturbation des routines et des horaires de soutien. Encore une fois, afin de garantir l’équité au travail, cette question devrait être traitée par le biais de politiques plutôt qu’au cas par cas.
- Limites géographiques - Comment une entreprise doit-elle définir les sites de télétravail « autorisés » ? Les employés pourraient être tenus de rester dans leur juridiction fiscale ou dans un lieu où l'organisation est disposée à se conformer aux exigences fiscales locales. La politique devrait également tenir compte des restrictions liées aux visas, à l'immigration et aux voyages.
- Travailler de n'importe où - Un employé devrait-il être autorisé à travailler en dehors de son domicile habituel ? Cela s’applique-t-il également lors de ses déplacements professionnels, que ce soit pour des congés personnels ou des séjours de travail ? Si oui, des restrictions ou des limites de durée devraient-elles être imposées ? Cette politique devrait elle aussi reposer en grande partie sur des considérations de conformité fiscale et d'immigration.
- Relocalisation - Pour les employés autorisés à travailler à distance, l'entreprise fournira-t-elle un soutien pour leur déménagement vers d'autres juridictions (États, provinces ou pays) ? Au final, cela variera d'une entreprise à l'autre en fonction de sa culture, mais la nécessité de conserver les talents clés et les budgets joue un rôle dans cette décision.
- Suivi de localisation - L'entreprise assurera-t-elle un suivi des télétravailleurs afin de garantir le respect des politiques de travail à distance ? La culture d'une organisation sera le facteur le plus important qui guidera ces questions.
- Ajustements de la rémunération - La rémunération d'un employé travaillant à distance doit-elle être ajustée à la hausse ou à la baisse s'il effectue une mutation autorisée vers un autre lieu où le coût de la vie ou le niveau de charge fiscale pour l'entreprise sont sensiblement différents ? Si les entreprises appliquent déjà ce type de différentiel de rémunération lié au lieu de résidence, elles devraient envisager de l'étendre aux situations de mutation volontaire et autorisée.
- Sécurité des données - Comment les employés respecteront-ils les protocoles de sécurité des données lorsqu'ils utiliseront les systèmes et les programmes de l'organisation ? Dans la plupart des cas, les entreprises disposent déjà de politiques informatiques relatives au télétravail lors de déplacements professionnels, par exemple, ou au travail à domicile sous certaines conditions. Les politiques informatiques applicables aux télétravailleurs devraient respecter ces mêmes normes. De plus, ces télétravailleurs pourraient être tenus de suivre une formation en cybersécurité qui renforce les bonnes pratiques en matière d'accès distant sécurisé. Les entreprises devraient également envisager de fournir les systèmes (par exemple, un VPN) et les ressources nécessaires pour permettre un accès distant sécurisé, puis d'assurer un support technique dans ce domaine.
- Considérations relatives à la diversité, à l'équité et à l'inclusion - Comment la politique de travail à distance sera-t-elle conçue et mise en œuvre pour garantir une applicabilité égale à tous les employés admissibles, indépendamment de leur classification d'identité personnelle ? L'idéal est que tous les groupes puissent donner leur avis sur les politiques de gestion du travail à distance et faire part de leurs préoccupations si des disparités apparaissent.
- Culture organisationnelle - Comment la politique de gestion du travail à distance de l'entreprise renforcera-t-elle sa culture et sera-t-elle mise à profit dans ses pratiques de recrutement ? Les styles de gestion et d'acquisition de talents varient d'une organisation à l'autre. Celles dont les employés sont habitués aux interactions directes entre collègues et à un suivi managérial étroit pourraient privilégier une approche plus prudente en matière de gestion du télétravail, tandis que d'autres pourraient envisager des modalités de travail plus flexibles afin d'améliorer l'expérience globale des employés.
Grâce à la pandémie, les discussions autour de la planification et de la gestion des effectifs ont évolué. Les équipes de mobilité sont idéalement placées pour contribuer à ces discussions, notamment en matière de planification des politiques. Non seulement certains aspects de la gestion des effectifs mobiles s'adaptent facilement au télétravail, mais les professionnels de la mobilité possèdent également une vaste expérience dans l'équilibre entre les impératifs de conformité organisationnelle et la volonté d'offrir une expérience employé exceptionnelle. Ces deux impératifs sont essentiels et réalisables. Apporter un éclairage précieux sur les politiques de gestion du télétravail illustre parfaitement l'apport de la mobilité. valeur pour une organisation.
Contact Graebel, si vous souhaitez avoir une conversation plus approfondie sur la manière d'exploiter les outils et l'expertise en matière de mobilité pour élaborer une politique de gestion du personnel à distance.
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