6 étapes à suivre AVANT de mettre en œuvre un projet à grande échelle avec un fournisseur

Créé par: Tonya Porat, directeur des implémentations

Tout projet d'envergure comporte son lot d'incertitudes, surtout lorsqu'on collabore avec un nouveau prestataire. On espère que ce dernier comprendra parfaitement notre vision. On s'inquiète des délais et de l'impact sur nos ressources internes. Et l'on s'interroge sur tous les éléments hors de notre contrôle qui pourraient faire dérailler le projet.

Ne vous inquiétez pas. Même si vous n'êtes pas familier avec ce type de projets, vous pouvez décupler leurs chances de succès en vous appuyant sur vos connaissances et en adoptant une approche systémique qui préparera votre équipe à presque toutes les situations.

Il existe six étapes internes de pré-implémentation que vous pouvez suivre pour un projet à grande échelle, notamment :

1. Demandez-vous ce que vous savez de votre organisation.

Vous pouvez définir des attentes réalistes concernant le projet et le fournisseur en évaluant la façon dont les membres de votre organisation collaborent — ou non — entre eux. Ne vous limitez pas au plan de projet. Tenez compte de la culture, ou de la personnalité, de votre organisation.

Les décisions sont-elles prises rapidement ? Unilatéralement? Plus important encore, qui les fabrique - et dans quelle mesure ces décideurs sont-ils accessibles ?

2. Contactez vos experts internes

Vous ne savez peut-être pas par où commencer, mais quelqu'un au sein de votre organisation le sait. Prenez contact avec des responsables ou des chefs de projet ayant déjà mené à bien des projets d'envergure. Ils ont déjà vécu cette expérience. Tirez des enseignements de leur vécu. Ils connaissent les obstacles, les pièges et les solutions possibles. Appuyez-vous sur eux pour obtenir des informations de base qui vous permettront de lancer votre propre initiative. Ils constituent également une ressource précieuse à laquelle vous pourrez vous référer ultérieurement pour des idées pertinentes.

3. Rassemblez l'équipe.

Constituez l'équipe adéquate. Identifiez les services de votre organisation concernés par cette mise en œuvre. Impliquez-les. Ou, à tout le moins, recueillez leurs avis afin d'évaluer l'impact actuel sur leur équipe et son évolution future après la mise en œuvre. Demandez-leur précisément s'ils envisagent les scénarios les plus favorables et les plus défavorables.

4. Trouvez un champion de projet.

Que votre équipe ne compte que quelques acteurs clés ou qu'elle englobe plusieurs niveaux hiérarchiques issus de différents services de l'organisation, trouvez un collaborateur influent pour faire avancer votre programme. Collaborez avec lui pour partager informations et préoccupations avec les autres parties prenantes. Il dispose en outre de son propre réseau de soutien et de personnes ressources pour apaiser les inquiétudes des autres décideurs.

5. Connaître le processus, du début à la fin.

Il n'y a pas de raccourcis. Et il n'y a pas de retour en arrière. Votre capacité à mener à bien cette mise en œuvre malgré les difficultés imprévues repose sur votre aptitude à élaborer une stratégie – avec les bonnes personnes – pour les surmonter rapidement. Impossible de prévoir les obstacles que vous rencontrerez, mais vous pouvez vous y préparer.

Prévoyez des solutions de repli. Identifiez les personnes clés en matière d'information. Partagez vos connaissances avec le fournisseur afin de pouvoir réagir rapidement en cas de besoin. Après tout, les meilleures décisions sont souvent les plus rapides, et il est plus facile de les prendre lorsque l'information est facilement accessible.

6. Éliminer les zones d'ombre.

Bien évidemment, il est impossible de tout savoir. C'est pourquoi il est crucial de recueillir un maximum d'informations avant le lancement du projet et de solliciter l'avis des autres parties prenantes clés.

Des questions se poseront, que ce soit par vos contacts ou grâce aux informations recueillies lors de l'évaluation des fournisseurs et de la phase de pré-implémentation. Tirez-en parti. Clarifiez rapidement ces zones d'ombre et ces incertitudes avant qu'elles ne prennent de l'ampleur.

Tirez plus de valeur de vos partenariats

Les meilleurs fournisseurs sont un prolongement de votre organisation. Mais cela ne se fait pas du jour au lendemain, ni par hasard. Une collaboration fructueuse exige beaucoup de préparation et d'efforts de la part des deux parties.

Faites votre part. Maintenant. Utilisez vos connaissances sur votre organisation et partagez-les avec votre nouveau fournisseur afin d'éviter d'éventuels obstacles susceptibles de compromettre les délais et les budgets.