Votre programme MAC est-il hors de contrôle ?

Scott Snead, Président, Graebel Commercial Services, Inc.

(Psst… Hé MAC, avez-vous un plan de gestion du lieu de travail ?)

Qu'est-ce qui fait fonctionner une organisation ?

La plupart d'entre nous penseraient spontanément que le problème vient du personnel. Si vous êtes responsable des installations, vous ne le contesteriez probablement pas, mais vous savez aussi que les espaces de travail ne se gèrent pas d'eux-mêmes. Il est indispensable de veiller à ce qu'aucun dysfonctionnement ni aucune défaillance ne perturbe l'environnement de travail et n'affecte la performance des employés ou de l'entreprise.

Les éléments essentiels d'un lieu de travail physique comprennent bien sûr l'éclairage, la climatisation, le mobilier, l'informatique et l'aménagement des espaces de travail. Mais réfléchissons un instant à la manière dont ces éléments peuvent engendrer des dizaines d'autres tâches et systèmes, chacun visant à maintenir la concentration, la productivité et même le moral des employés.

Une catégorie importante de ces services d'aménagement d'espace de travail est connue sous le nom de « MAC » (Move Add Change), qui englobe tout ce qui concerne le mobilier et les espaces de travail. Ces dernières années, les programmes MAC ont évolué, passant d'une approche axée sur la réparation ponctuelle à des services proactifs (toujours liés au mobilier et aux espaces de travail) allant de l'ergonomie à l'organisation de grands événements.

Je me souviens de l'époque où les demandes d'accès au matériel (MAC) des employés étaient enregistrées par téléphone et saisies dans des tableurs. Aujourd'hui, avec la croissance des entreprises et la prise de conscience accrue de la nécessité de traiter rapidement les problèmes liés aux MAC, il est primordial d'automatiser et de systématiser le processus de gestion des MAC. Heureusement, d'excellents outils et ressources existent pour vous y aider.

Par où commencer ? Lors de la conception ou de l’évaluation de votre programme MAC, voici cinq éléments que vous devez absolument prendre en compte :

1. La première clé pour dompter le monstre MAC est de créer un processus de commande de travail MACComment les demandes seront-elles soumises ? Qui les approuvera ? Qui les traitera ? Comme vous pouvez l’imaginer, il n’existe pas de procédure unique. Par exemple, le déplacement d’un poste de travail sera traité différemment de la réparation d’une chaise. Ce qui nous amène au point n° 2 ci-dessous…
2. Soigneusement définir les types d'ordres de travailVous utiliserez sans doute un menu de sélection ; assurez-vous donc qu'il soit suffisamment détaillé pour : déplacer un poste de travail ou une équipe de sept personnes ; ajuster un plan de travail ; commander une chaise, etc. Il est préférable de créer des types d'ordres de travail spécifiques et pertinents pour votre organisation. Cette spécificité vous permettra d'allouer et de planifier les ressources adéquates et de recueillir des indicateurs de performance utiles (nous y reviendrons).
3. En s'appuyant sur ces deux premières étapes, pour chaque tâche élaborer des normes opérationnelles Concernant la réactivité, les délais (par exemple, en dehors des heures ouvrables ou pendant les heures de travail) et le personnel, cela permet de garantir la disponibilité des ressources humaines adéquates pour chaque tâche : personnel d’entretien, déménageurs, techniciens informatiques et installateurs de meubles, par exemple.
4. Le niveau de détail des points 2 et 3 vous permettra de métriques du programme de définitionOn ne peut améliorer ce qu'on ne mesure pas ; par conséquent, pour chaque activité, il faut suivre le temps qui y est consacré, les coûts associés (matériaux et main-d'œuvre) et les indicateurs de satisfaction client.
5. Les indicateurs du point n° 4 n'auront aucune importance à moins que vous ne les agrégiez et analyser les données dans le cadre d'une évaluation de programme mensuelle/trimestrielleLe budget est le principal facteur ici, mais examinez également les données que vous avez recueillies concernant le délai d'exécution, la réactivité et les commentaires des employés (positifs et négatifs).

L'évolution des programmes Mac a entraîné celle des programmes Mac eux aussi. Graebel Assistance au programme MAC. Ce service complète naturellement nos activités de relocalisation d'entreprises à l'échelle mondiale, pour lesquelles nous disposons d'un réseau international de prestataires agréés. Notre expertise réside également dans l'accompagnement des entreprises au niveau du programme MAC et la maîtrise de la plupart des systèmes automatisés d'approbation MAC.

Besoin de dompter votre programme MAC ? Contacter Graebel pour découvrir comment notre équipe de services en milieu de travail peut vous aider !