Partager des informations, améliorer l'expérience : insideMOBILITY Asia

Des économies de coûts qui ne sacrifient pas l'expérience des employés

Le coup d'envoi de la deuxième journée d'insideMOBILITY Asia, Graebel's Katrin Razzano a accueilli les participants à un atelier interactif sur la façon de réduire les coûts tout en maintenant une expérience employé élevée.

L'événement a débuté par un sondage visant à déterminer si les participants avaient été invités par la direction à réduire les coûts de leur programme de mobilité. 47 % ont répondu « oui, je dois réduire les coûts », 47 % « pas encore, mais je m'attends à ce qu'on me le demande », et 5 % « non, je ne m'attends pas à ce qu'on me le demande ».

Comme l'a observé Razzano, « nous sommes dans la saison des économies… mais la guerre contre les talents ne s'arrête pas nécessairement ». L'enjeu est donc de réduire les dépenses de mobilité sans impacter négativement l'expérience collaborateur. La réponse, a déclaré Razzano, est « devenir vraiment intelligent et stratégique », ce qui peut être obtenu en suivant l'approche systématique de Graebel sur cette question :

• Définir le but ultime : cela peut inclure des économies de coûts, l'évitement des coûts ou l'accélération des revenus, selon la nature de l'entreprise et du secteur.
• Identifier les parties prenantes : qui est touché par ces économies de coûts ; et quelles parties prenantes sont impliquées dans le processus de prise de décision ?
• Maintenir l'expérience : identifier les domaines où des économies de coûts peuvent être mises en œuvre sans impact sur l'expérience des employés ; définir ce qui motive la satisfaction/l'insatisfaction des employés.
• Établir des économies de coûts : Priorisez les idées que vous avez mises en place et les domaines où des économies de coûts seront intégrées au programme de mobilité en fonction de l'impact financier, du calendrier et des efforts nécessaires.

Il est essentiel de contextualiser et de communiquer ces éléments. Dans ce processus, il est important de se concentrer non pas sur le « quoi », mais sur le « comment ». « Comment les employés perçoivent-ils cet avantage ? » a demandé Razzano. « Comment l'utilisent-ils… et comment l'évaluent-ils ? » En suivant cette méthode d'évaluation, grandement facilitée par l'analyse des données, les entreprises comprendront mieux les avantages et les expériences qu'elles peuvent et ne peuvent pas modifier.

Dans la dernière partie de l'atelier, les participants ont suivi une carte de processus/feuille de travail (obtenez votre copie en rejoignant la communauté insideMOBILITY Slack) et des expériences et des idées partagées. Parmi les idées de réduction des coûts à faible impact proposées figuraient : la renégociation des abonnements aux services devenus superflus en raison de la pandémie ; le plafonnement du poids alloué aux expéditions pour les jeunes employés en mission ; et le calcul des frais de logement réels en fonction de l’utilisation réelle, entre autres. Présenter le changement comme une « amélioration fondée sur les commentaires des employés » s’est également avéré efficace pour construire un discours positif sur les économies à réaliser.

Missions virtuelles et fiscalité

Ensuite, Marc Amatya, directeur mondial des services de mobilité chez PwC, et Katrin Razzano animé un atelier sur les enjeux et risques liés aux missions virtuelles (VA). Pour introduire le sujet, Razzano a examiné la terminologie des affectations virtuelles, expliquant qu'il n'y a pas encore de définitions établies de ce concept assez nouveau et évolutif. Les affectations virtuelles, a-t-elle dit, chevauchent des concepts tels que le travail à domicile (WFH) et le travail à partir de n'importe où (WFA), avec la distinction cruciale que les « affectations » sont planifiées, approuvées et documentées.

Durant la pandémie de COVID-19, le télétravail a pris une ampleur considérable dans de nombreuses entreprises, les employés changeant de ville, voire de pays, pour s'adapter aux nouvelles modalités de travail à distance. Ces nouvelles cohortes de travailleurs nomades ont engendré une multitude de défis en matière de fiscalité et de conformité.

Deux sondages rapides auprès du public ont confirmé la pertinence et l'urgence de cette question. Dans le premier, 50 % des répondants ont indiqué que leur entreprise leur demandait ou attendait d'eux qu'ils prennent en charge la gestion des programmes d'assistance virtuelle et de télétravail. Dans le second, 88 % ont déclaré rencontrer des difficultés de conformité avec les assistants virtuels travaillant à distance.

Sur place pour résoudre ces problèmes, Mark Amatya a commencé par rappeler aux participants qu'une valeur énorme peut être fournie par les AV et la FMH. « Le plat à emporter », a-t-il déclaré, « ne devrait pas être que ce soit trop complexe. »

Amatya a ensuite résumé les problèmes fiscaux VA dont les entreprises doivent être conscientes, comme indiqué ci-dessous :

L'essentiel, a déclaré Amatya, n'est pas d'adopter une approche unique. Il est essentiel de traiter les AV au cas par cas, pays par pays. Enfin, les entreprises devront développer de nouvelles politiques et de nouveaux cadres pour permettre des modalités de travail à distance. En effet, donner aux employés une plus grande flexibilité dans la manière et l'endroit où ils travaillent sera particulièrement important à mesure que la guerre des talents reprendra.

Technologies de gestion des affectations

Lors de la session finale d'insideMOBILITY Asia, un panel de conférenciers, animé par Graebel's Meng Ziang Chy, ont discuté de leurs expériences d'investissement et/ou de création de technologies de gestion des affectations.

Si les données sont sans doute le nouvel or noir, un sondage préliminaire a révélé que 42 % des répondants ne disposent pas d'une plateforme technologique formalisée pour gérer leur programme de mobilité internationale. Face à ces résultats, chaque membre du panel a commencé par décrire les plateformes technologiques qu'il utilise actuellement.

Le panel était composé de Alf Carlesäter, un leader international senior des ressources humaines, lynn lee, responsable de la mobilité mondiale APAC chez Mars, Jessie Li, Global Mobility Manager chez Lenovo, et Thorsten Müller, Global Assignment Manager chez Daimler AG.

Les intervenants ont ensuite abordé le processus de migration de plateformes, que l'un d'eux a décrit comme dépassant le simple cadre technologique. « Il s'agit d'une gestion du changement pour l'ensemble de l'entreprise », a-t-il déclaré. « C'est un processus complexe qui exige de nouveaux comportements et une nouvelle culture. » Un autre intervenant a abondé dans ce sens, affirmant que « la mise en œuvre n'est jamais simple » et que toute modification du système doit impérativement être en phase avec les objectifs de l'organisation.

Un deuxième sondage a révélé que 77 % des participants utilisent la technologie principalement pour les rapports internes aux parties prenantes et la gestion des cas, et seulement 23 % l'utilisent comme plate-forme unique pour fournir des informations sur les personnes affectées.

Les intervenants ont convenu que l'approche par plateforme unique est essentielle pour centraliser et consolider les données, décloisonner les informations et offrir des opportunités d'analyse plus poussée et d'une compréhension plus approfondie. C'est la seule façon pour la mobilité internationale de présenter des données convaincantes et de jouer pleinement son rôle.

L'enregistrement de ce panel et d'autres supports de session sont disponibles sur insideMOBILITY.slack.com.

Si vous n'êtes pas encore membre, vous pouvez demander à rejoindre ici.