Graebel e NBCUniversal premiate con il Silver Brandon Hall Group™ Award per l'eccellenza nella gestione dei talenti.
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10 consigli per sviluppare un programma di gestione della forza lavoro a distanza
In una recente Evento insideMOBILITY® ad AustinI professionisti della mobilità si sono mostrati desiderosi di discutere le sfide legate al monitoraggio e alla gestione di una forza lavoro a distanza. Questi leader del settore, provenienti da organizzazioni di diverse dimensioni e settori, hanno descritto come le loro aziende stiano affrontando le numerose esigenze e richieste relative al lavoro da casa e da qualsiasi luogo. Diversi intervistati hanno riferito che le loro aziende sembrano riluttanti a sviluppare politiche complete per la gestione della forza lavoro a distanza, per una serie di motivi, tra cui la volontà di non creare un precedente, le preoccupazioni per la persistente volatilità del mercato e i diversi livelli di consenso tra le parti interessate. In definitiva, con il lavoro a distanza che sta diventando un tema così rilevante tra le sfide della gestione della forza lavoro, è emerso chiaramente che le discussioni sulla pianificazione presente e futura sono diventate fondamentali per la preparazione organizzativa in termini di conformità, equità dei dipendenti ed efficienza aziendale.
I partecipanti erano ansiosi di scoprire come i loro colleghi stessero affrontando le nuove e turbolente sfide del lavoro da remoto. Dopotutto, data l'esperienza maturata nel supportare i dipendenti che lavorano da remoto in tutto il mondo, questi team si trovano nella posizione ideale per contribuire a definire le politiche dettagliate di gestione del lavoro da remoto all'interno delle proprie organizzazioni.
In questo blog, riassumeremo i punti salienti della sessione insideMOBILITY, analizzando le modalità di lavoro a distanza nel contesto lavorativo odierno e la prospettiva unica che la mobilità apporta a questo tema. Concluderemo descrivendo 10 aree decisionali principali che le organizzazioni dovrebbero considerare nelle proprie politiche di gestione della forza lavoro a distanza.
Il lavoro da remoto è qui per restare
La pandemia si è rivelata un punto di svolta per molte politiche e pratiche occupazionali e gli osservatori prevedono che le modalità di lavoro a distanza saranno un parte significativa del nostro mondo D'ora in poi. Il livello di impegno varierà a seconda dell'organizzazione, e ciascuna individuerà le priorità fondamentali per il lavoro da remoto che meglio rispondono alle proprie esigenze.
Alcune organizzazioni richiederanno un ritorno completo in ufficio. Molte altre implementeranno soluzioni di lavoro a distanza, che vanno dal lavoro da remoto a tempo pieno a modelli di lavoro a distanza parziale o ibrido, in cui è previsto che il personale lavori in uno spazio ufficio designato per un numero minimo di giorni alla settimana.
Nel prendere queste decisioni e definire le proprie politiche, le aziende dovrebbero farsi guidare dagli insegnamenti appresi durante la pandemia. In particolare, dovranno bilanciare i vantaggi del lavoro a distanza con il potenziale rischio di interruzioni operative e violazioni delle normative.
Osservazioni dei professionisti della mobilità in merito al lavoro da remoto.
L'aspetto della conformità delle considerazioni sul lavoro remoto è stato amplificato durante il Sessione insideMOBILITY di Austin, come hanno sottolineato gli esperti di mobilità:
Le organizzazioni dovrebbero affrontare separatamente le politiche di lavoro da casa e di lavoro da qualsiasi luogo, dati gli ampi rischi di non conformità associati a quest'ultima.
Molte aziende non hanno adottato politiche formali per il lavoro da remoto a causa di incertezze relative a questioni di conformità, criteri di ammissibilità, definizione dei processi (incluse approvazioni e dinieghi) e coinvolgimento delle parti interessate, solo per citarne alcune.
Le autorizzazioni per il lavoro a distanza spesso non tengono conto della mobilità, esponendo l'azienda al rischio di violazioni delle normative.
Nel complesso, la principale area di preoccupazione relativa alle modalità di lavoro a distanza riguarda la conformità fiscale.
Le parti interessate collaborano per definire politiche di gestione del lavoro a distanza.
Come abbiamo discusso di recenteI team dedicati alla mobilità sono esperti nel garantire la conformità dei dipendenti in mobilità in ambiti quali programmi di previdenza sociale, accordi di totalizzazione, visti e immigrazione, tassazione, assicurazione sanitaria e sicurezza dei dati. Questi team vantano una lunga esperienza nello sviluppo di pacchetti e politiche di trasferimento che assicurano la conformità in tali aree. Inoltre, supportano i propri dipendenti in mobilità in modi che rispecchiano la forza lavoro, i processi, le priorità, i rischi specifici, il contesto competitivo e la cultura dell'organizzazione.
Nel 2020, gli esperti di mobilità si sono attivati per fornire consulenza ai propri team interni su queste questioni, inizialmente a supporto dei dipendenti che lavoravano in mobilità in tutto il mondo e che si trovavano ad affrontare le difficili condizioni imposte dai lockdown dovuti alla pandemia.
Tuttavia, con l'inizio del lavoro da remoto per i dipendenti non mobili, i team dedicati alla mobilità si sono resi conto delle potenziali insidie di queste soluzioni, soprattutto quando i dipendenti desideravano lavorare da sedi in altri stati, regioni e paesi, lontani dalle proprie abitazioni.
Ora che il lavoro da remoto è diventato un'opzione lavorativa ampiamente accettata, è logico e prudente che questi professionisti della mobilità collaborino a stretto contatto con i team fiscali, legali, finanziari, previdenziali, tecnologici e di compensazione, nonché con altri team interni. Insieme, possono sviluppare politiche di gestione della forza lavoro da remoto che soddisfino le esigenze di tutti gli stakeholder interni, supportino i protocolli di conformità, creino un ambiente coerente ed equo, siano in linea con la cultura e gli obiettivi aziendali e garantiscano la sostenibilità della forza lavoro da remoto.
10 considerazioni per la definizione di politiche di gestione del personale a distanza
Le organizzazioni dovrebbero tenere in considerazione queste 10 domande chiave relative alla conformità e ad altri fattori istituzionali nella definizione di programmi e politiche per la gestione del personale a distanza:
- Posizioni idonee - Quali posizioni lavorative dovrebbero essere idonee al lavoro da remoto? Le aziende dovrebbero cercare di definire questo concetto in base alle categorie professionali e alle responsabilità, non su base individuale, il che può sollevare questioni di equità e imparzialità.
- Flessibilità - Ai dipendenti sarà consentito trascorrere più tempo in ufficio rispetto a quanto previsto dalle modalità di lavoro a distanza? Ad esempio, un dipendente che ricopre una posizione autorizzata al lavoro da remoto può scegliere di trascorrere tre giorni alla settimana in ufficio? Ciò dipenderà da fattori quali il calendario delle riunioni, la disponibilità di spazi di lavoro e il potenziale rischio di interruzione delle routine e dei programmi di supporto. Anche in questo caso, per garantire un ambiente di lavoro equo, la questione dovrebbe essere affrontata tramite politiche aziendali piuttosto che caso per caso.
- Limiti geografici - Come dovrebbe un'azienda definire le sedi remote "consentite"? Ai dipendenti potrebbe essere richiesto di rimanere nella propria giurisdizione fiscale o in un luogo in cui l'organizzazione sia disposta a rispettare i requisiti fiscali locali. La politica dovrebbe inoltre riflettere le restrizioni relative a visti, immigrazione, lavoro e viaggi.
- Lavora da qualsiasi luogo - Un dipendente dovrebbe essere autorizzato a lavorare al di fuori della propria postazione di lavoro remota? Questo vale anche durante i viaggi di lavoro per motivi personali o per una "vacanza-lavoro"? In tal caso, dovrebbero esserci restrizioni o limiti di durata? Anche questa politica dovrebbe basarsi in larga parte su considerazioni relative alla conformità fiscale e all'immigrazione.
- Collocamento - Per i dipendenti autorizzati a lavorare da remoto, l'azienda fornirà supporto per il trasferimento in altre giurisdizioni (stati, province o paesi)? In definitiva, la scelta varierà da azienda ad azienda in base alla sua cultura, ma la necessità di trattenere i talenti chiave e la disponibilità di budget influiranno sicuramente su questa decisione.
- Rilevamento della posizione - L'azienda monitorerà i lavoratori da remoto per assicurarsi che rispettino le politiche aziendali in materia di lavoro a distanza? La cultura di un'organizzazione sarà il fattore più significativo che guiderà queste questioni.
- Adeguamenti retributivi - La retribuzione di un dipendente che lavora da remoto dovrebbe essere adeguata, in aumento o in diminuzione, se si trasferisce, previa autorizzazione, in un'altra località con un costo della vita o un livello di tassazione per l'azienda significativamente diversi? Se le aziende già applicano questo tipo di differenziali retributivi basati sulla località, dovrebbero valutare la possibilità di estenderli anche ai casi di trasferimento volontario e autorizzato.
- La sicurezza dei dati - In che modo i dipendenti rispetteranno i protocolli di sicurezza dei dati quando interagiranno con i sistemi e i programmi dell'organizzazione? Nella maggior parte dei casi, le aziende dispongono già di policy IT per il lavoro da remoto, ad esempio durante i viaggi di lavoro, o per il telelavoro in determinate condizioni. Le policy IT per i dipendenti che lavorano da remoto dovrebbero rispecchiare questi stessi standard. Inoltre, a questi dipendenti potrebbe essere richiesto di seguire corsi di formazione sulla sicurezza informatica che rafforzino le migliori pratiche per un accesso remoto sicuro. Le aziende dovrebbero anche valutare la possibilità di fornire sistemi (ad esempio, VPN) e risorse per consentire un accesso remoto sicuro e offrire supporto tecnico in questo ambito.
- Considerazioni relative a diversità, equità e inclusione - Come verrà progettata e implementata la politica sul lavoro a distanza per garantirne la parità di applicazione a tutti i dipendenti idonei, indipendentemente dalla classificazione dell'identità personale? È preferibile che tutti i gruppi possano esprimere la propria opinione sulle politiche di gestione del lavoro a distanza e sollevare eventuali dubbi o preoccupazioni qualora emergessero delle disparità.
- Cultura organizzativa - In che modo la politica aziendale di gestione del personale a distanza rafforzerà la cultura aziendale e verrà sfruttata per le pratiche di reclutamento? Gli stili di gestione e di acquisizione dei talenti variano da un'organizzazione all'altra. Quelle con dipendenti abituati all'interazione diretta con i colleghi e a una stretta supervisione manageriale potrebbero preferire un approccio più conservativo alle politiche di gestione del lavoro a distanza, mentre altre potrebbero valutare modalità di lavoro più flessibili per migliorare l'esperienza complessiva dei dipendenti.
Grazie alla pandemia, le discussioni sulla pianificazione e la gestione della forza lavoro sono cambiate. I team di mobilità sono in una posizione privilegiata per contribuire a queste discussioni, in particolare per quanto riguarda la pianificazione delle politiche. Non solo esistono componenti della gestione della popolazione di dipendenti mobili che si adattano facilmente agli scenari di lavoro da remoto, ma i professionisti della mobilità vantano anche una vasta esperienza nel bilanciare la necessità di conformità organizzativa con la fornitura di esperienze eccezionali per i dipendenti. Entrambi gli aspetti sono fondamentali ed entrambi sono possibili. Fornire una prospettiva preziosa sulle politiche di gestione della forza lavoro da remoto è un ulteriore esempio di come la mobilità valore per un'organizzazione.
Contatti Graebel, se desideri approfondire l'argomento e scoprire come sfruttare gli strumenti e le competenze in ambito di mobilità per sviluppare una politica di gestione della forza lavoro a distanza, contattaci.
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