Graebel e Reside si uniscono per semplificare il modo in cui le organizzazioni gestiscono e supportano i talenti.
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Di: Tonya Porath, Direttore delle implementazioni
Ogni progetto su larga scala è soggetto a incertezze, soprattutto quando si collabora con un nuovo fornitore. Si spera che il fornitore comprenda appieno la propria visione. Ci si preoccupa delle scadenze e del dispendio di risorse interne. E ci si interroga su tutti i fattori esterni che potrebbero compromettere il progetto.
Non preoccuparti. Anche se non hai familiarità con questo tipo di progetti, puoi aumentarne esponenzialmente le probabilità di successo facendo leva sulle tue conoscenze e utilizzandole per adottare un approccio sistemico che prepari il tuo team ad affrontare quasi ogni evenienza.
Per un progetto su larga scala è possibile adottare sei fasi interne di pre-implementazione, tra cui:
- Chiediti cosa sai della tua organizzazione.
È possibile definire aspettative realistiche per il progetto e il fornitore valutando come i membri della propria organizzazione collaborano, o non collaborano, tra loro. Bisogna andare oltre il piano di progetto e considerare la cultura, o la personalità, dell'organizzazione.
Le decisioni vengono prese rapidamente? Unilateralmente? E, cosa ancora più importante, chi le prende e quanto sono accessibili i decisori?
- Rivolgiti ai tuoi esperti interni
Potresti non sapere nemmeno da dove iniziare, ma qualcuno nella tua organizzazione lo sa. Contatta i manager o i responsabili di altre implementazioni su larga scala. Loro ci sono già passati. Impara dalle loro esperienze. Sanno dove si trovano gli ostacoli, le insidie e le possibili soluzioni. Fai affidamento su di loro per ottenere informazioni di base che potrai utilizzare per avviare la tua iniziativa. Sono anche un'ottima risorsa a cui potrai fare riferimento in seguito per ottenere spunti preziosi.
- Raduna la squadra.
Mettete insieme il team giusto. Considerate quali reparti della vostra organizzazione saranno interessati da questa implementazione. Coinvolgeteli. O, perlomeno, raccogliete le loro opinioni per valutare come il loro team ne risente ora e come la situazione potrebbe cambiare dopo l'implementazione. Chiedete informazioni specifiche sia sugli scenari migliori che su quelli peggiori.
- Trova un promotore del progetto.
Che il vostro team includa solo pochi stakeholder chiave o diversi livelli provenienti da varie aree dell'organizzazione, trovate un collaboratore influente che vi aiuti a portare avanti il programma. Collaborate con questa persona per condividere informazioni o preoccupazioni con gli altri stakeholder. A sua volta, questa persona disporrà di una propria rete di supporto e sostenitori per dissipare i dubbi degli altri responsabili delle decisioni.
- Conoscere il processo, dall'inizio alla fine.
Non ci sono scorciatoie. E non si può tornare indietro. La tua capacità di guidare questa implementazione attraverso sfide impreviste dipende dalla tua capacità di costruire una strategia, con le persone giuste al posto giusto, per superarle rapidamente. Non è possibile sapere quali ostacoli incontrerai, ma puoi prepararti ad affrontarli.
Pensate ai piani di riserva. Individuate chi sono i principali addetti all'elaborazione delle informazioni. E condividete le vostre conoscenze con il fornitore, in modo da poter reagire rapidamente quando necessario. Dopotutto, a volte le decisioni migliori sono le più veloci, ed è più facile prenderle quando si hanno le informazioni a portata di mano.
- Affrontare le zone grigie.
Ovviamente, è impossibile sapere tutto. Ecco perché è di fondamentale importanza raccogliere quante più informazioni possibili prima dell'avvio del progetto e perché è necessario coinvolgere anche le principali parti interessate.
Sorgeranno delle domande, sia da parte dei vostri contatti, sia dalle informazioni che raccoglierete durante il processo di valutazione dei fornitori e la fase di pre-implementazione. Sfruttate questa situazione a vostro vantaggio. Affrontate tempestivamente queste zone d'ombra o incertezze prima che si trasformino in problemi più seri.
Ottieni più valore dalle tue partnership
I migliori fornitori sono un'estensione della vostra organizzazione. Ma questo non avviene dall'oggi al domani, né per caso. Una solida collaborazione richiede molta preparazione e impegno da entrambe le parti.
Fai la tua parte. Ora. Metti a frutto la tua conoscenza della tua organizzazione e condividila con il nuovo fornitore, in modo da poter prevenire eventuali ostacoli che potrebbero compromettere tempi e budget in futuro.
