Il tuo programma MAC è fuori controllo?

Scott Snead, Presidente, Graebel Commercial Services, Inc.

(Pssst... Ehi MAC, hai un piano di gestione del luogo di lavoro?)

Cosa fa funzionare un'organizzazione?

La maggior parte di noi direbbe subito che la colpa è delle persone. Se sei un facility manager, probabilmente non saresti in disaccordo, ma sai anche che lo spazio di lavoro fisico non si gestisce da solo. Qualcuno deve assicurarsi che non ci siano intoppi o mancanze nell'ambiente di lavoro che possano compromettere le prestazioni dei dipendenti o dell'azienda.

Gli elementi essenziali di un ambiente di lavoro fisico includono, ovviamente, illuminazione, climatizzazione, arredamento, informatica e configurazione degli spazi di lavoro. Ma pensiamo per un attimo a come questi possano innescare una cascata di decine di altre attività e sistemi, ognuno dei quali ha lo scopo di mantenere alta la concentrazione, la produttività e persino il morale dei dipendenti.

Una delle principali categorie di questi servizi per l'ambiente di lavoro è nota come "MAC" – Move Add Change – che comprende tutte le questioni relative ad arredi e postazioni di lavoro. Negli ultimi anni, i programmi MAC si sono ampliati, passando da un approccio incentrato sulla "riparazione in caso di guasto" a includere servizi proattivi (sempre relativi ad arredi e postazioni di lavoro) che spaziano dall'ergonomia all'allestimento per grandi eventi.

Ricordo quando le richieste MAC dei dipendenti venivano registrate telefonicamente e inserite in fogli di calcolo. Ora, con la crescita delle organizzazioni e la crescente consapevolezza della necessità di affrontare rapidamente i problemi MAC, è fondamentale automatizzare e sistematizzare il processo di gestione MAC. Fortunatamente, esistono ottimi strumenti e risorse per aiutarvi in ​​questo.

Da dove iniziare? Durante la progettazione o la valutazione del programma MAC, ecco cinque elementi da tenere in considerazione:

1. La prima chiave per domare il mostro MAC è creare un processo di ordine di lavoro MACCome verranno inviate le richieste? Chi le approverà? Chi le evaderà? Come potete immaginare, non esiste una procedura valida per tutti. Ad esempio, la gestione dello spostamento di una postazione di lavoro è diversa da quella della riparazione di una sedia. Il che ci porta al punto 2 qui sotto…
2. Attentamente definire i tipi di ordine di lavoroSenza dubbio utilizzerete un menu di selezione, quindi assicuratevi che sia sufficientemente dettagliato da consentirvi di: spostare una postazione di lavoro o un team di sette persone; regolare una superficie di lavoro; ordinare una sedia, ecc. È preferibile creare tipologie di ordini di lavoro specifici e significativi per la vostra organizzazione. La specificità contribuisce a garantire l'assegnazione e la pianificazione delle risorse appropriate e a raccogliere metriche di programma utili (ne parleremo tra un attimo).
3. Partendo da questi primi due passaggi, per ogni compito sviluppare standard operativi Per quanto riguarda la reattività, le tempistiche (ad esempio, al di fuori dell'orario lavorativo o durante l'orario lavorativo) e il personale. Ciò contribuisce a garantire che le risorse umane adeguate siano disponibili per ogni compito, come ad esempio addetti alle pulizie, traslocatori, tecnici informatici e montatori di mobili.
4. Il livello di dettaglio in #2 e #3 ti permetterà di delineare le metriche del programmaNon si può migliorare ciò che non si può misurare, quindi per ogni attività sarà necessario monitorare il tempo impiegato, i costi correlati (materiali e manodopera) e gli indicatori di soddisfazione del cliente.
5. Le metriche in #4 non conteranno a meno che non le aggreghi e analizzare i dati in una valutazione mensile/trimestrale del programmaIl budget è il fattore determinante, ma è importante anche analizzare i dati raccolti in merito a tempi di risposta, reattività e feedback dei dipendenti (sia positivi che negativi).

Con l'evoluzione dei programmi MAC, è cambiato anche Di Graebel Supporto per il programma MAC. Si tratta di un'estensione naturale delle nostre attività di trasferimento aziendale globale, per le quali manteniamo una rete globale di fornitori di servizi qualificati. Un punto di forza fondamentale è anche il supporto alle aziende a livello di programma MAC e la collaborazione con la maggior parte dei sistemi automatizzati di approvazione MAC.

Hai bisogno di domare il tuo programma Mac? Contatta GraebeScopri come il nostro team di servizi per il luogo di lavoro può aiutarti!