Tre suggerimenti per procedere con le riunioni di implementazione virtuali nell'era del COVID-19

L'impatto del COVID-19 è stato impegnativo per tutti noi a diversi livelli. Il primo trimestre del 1 è stato ricco di grandi strategie per nuove ed entusiasmanti iniziative. La maggior parte di questi piani si è bloccata bruscamente.

Siamo grati che il 100% dei nostri nuovi clienti abbia scelto di procedere con la pianificazione dell'implementazione nonostante la pandemia. Abbiamo modificato alcune tempistiche e poi abbiamo continuato con le attività di onboarding dei nuovi servizi per questi clienti, utilizzando sessioni di lavoro virtuali e, naturalmente, tenendo conto della loro necessità di concentrarsi su altre priorità aziendali più immediate.

Le fasi di implementazione che intraprendiamo all'inizio di un programma di mobilità nuovo o in fase di transizione gettano le basi per un successo duraturo. Sebbene le implementazioni virtuali non siano una novità, è importante adattare alcune consolidate best practice per sfruttare al meglio questi incontri nella costruzione di questa partnership.

La nostra lunga esperienza nell'orchestrare con successo implementazioni globali ci ha reso agili e preparati ad adattarci alla natura virtuale del panorama aziendale odierno. Per noi, questo è il nostro business as usual.

Ecco tre aspetti da tenere a mente quando si implementa un nuovo programma di mobilità che utilizza la tecnologia di comunicazione virtuale:

1. Si parte da ciò che funziona durante gli incontri di persona. Sai cosa serve per gestire un'attività di successo
   Incontrarsi di persona. Applica gli stessi principi per gestire con successo le riunioni virtuali.
   • Stabilire un ordine del giorno dettagliato prima della riunione.
   • Mantenere il ritmo e definire gli obiettivi.
   • Lavorare per un orario di fine definitivo poiché molte persone programmano riunioni consecutive durante il giorno
   • Identificare ruoli e responsabilità prima della riunione
   • Presentare immagini chiare per aiutare a mantenere il coinvolgimento e la chiarezza dell'argomento
   • Prevedere del tempo per le pause: alcune riunioni di implementazione possono durare ben più di un'ora a seconda dell'argomento
2. Creare una piattaforma virtuale. Con così tanti programmi per riunioni online disponibili oggi, assicuratevi che tutti abbiano accesso alla piattaforma virtuale prescelta. Tutti dovrebbero utilizzare l'opzione video: assicuratevi che questa esigenza venga comunicata in anticipo. (Non c'è niente di peggio che essere l'unica persona impreparata ad apparire in video!)
    
3. Accetta le imperfezioni. Siate pazienti e comprendete le circostanze uniche che stiamo attraversando. Siate a vostro agio con l'imprevisto, inclusi occasionali latrati di cane o risatine di bambino. Pensate all'imprevisto come a un tocco personale. Proprio come gli imprevisti accadono di persona, non è sempre possibile prevedere l'imprevisto durante le riunioni virtuali. Mantenere un ambiente professionale è importante, ma va bene anche divertirsi un po' durante le riunioni ed essere se stessi. (Avete visto gli sfondi di Zoom?) Dopotutto, è questo che in definitiva costruisce il legame tra i team.

Anche se non stai implementando un nuovo programma di mobilità, puoi sfruttare questi suggerimenti in tutte le tue riunioni virtuali, mentre continuiamo a lavorare insieme in un ambiente sempre più virtuale. Se desideri saperne di più sul nostro processo di implementazione virtuale, clicca qui. oppure contatta il tuo referente Graebel.