Esplorare la direttiva riveduta sui lavoratori distaccati nell'Unione Europea: domande e risposte con Daida Hadzic di KPMG

Post del blog sui lavoratori distaccati nell'UE con Daida Hadzic.

La continua mobilità della forza lavoro all'interno dell'Unione Europea (UE) ha creato difficoltà nella definizione e nella tutela dei lavoratori distaccati e locali. Le aziende con lavoratori distaccati – comunemente noti come dipendenti inviati in uno Stato membro dell'UE per svolgere servizi per un periodo di tempo limitato – devono soddisfare determinati termini e condizioni di lavoro minimi del Paese ospitante.

Sebbene la normativa UE sui lavoratori distaccati risalga al 1996, si è dimostrato difficile garantirne la conformità in tutti i 27 Stati membri, e le aziende globali si trovano a dover affrontare rischi per la reputazione e la complessità delle diverse leggi sul lavoro nei vari Paesi membri. Per questo motivo, la direttiva UE rivista sui lavoratori distaccati entrerà in vigore a luglio 2020, al fine di garantire una maggiore parità di retribuzione per lo stesso lavoro svolto nello stesso luogo di lavoro.

Ma cosa comportano le nuove normative UE per la gestione della forza lavoro e degli assegnatari a livello globale?

Abbiamo chiesto a Daida Hadzic, direttrice del Centro Fiscale UE di KPMG, di condividere il suo punto di vista di esperta sulla direttiva aggiornata e di fornire indicazioni pratiche su come i professionisti della mobilità possono preparare le proprie aziende ai prossimi cambiamenti.

Direttiva aggiornata sui lavoratori distaccati: una sessione di domande e risposte

Quali sono gli attuali obblighi per le aziende con lavoratori distaccati in un paese dell'UE?

Per essere conformi ai requisiti attuali, le aziende devono soddisfare quattro standard:

• Requisiti previsti dalla normativa sul lavoro. Le aziende devono rispettare le leggi sul lavoro del paese ospitante, comprese quelle relative al salario minimo, all'orario massimo di lavoro, alle ferie annuali, alla salute e sicurezza sul lavoro e alla non discriminazione.
• Le aziende sono tenute a registrare i propri lavoratori distaccati presso le autorità competenti del Paese ospitante. Ciò include la condivisione di informazioni come la data di inizio e fine del periodo di lavoro nel Paese ospitante e la natura del lavoro.
• Le aziende sono tenute a fornire documentazione come contratti di lavoro, lettere di incarico, buste paga e fogli presenze. Questa documentazione deve essere conservata per un determinato periodo di tempo.
• Nomina di un rappresentante. Un'azienda deve avere un rappresentante nel paese ospitante. Il rappresentante è il principale punto di contatto con le autorità e a fini di controllo, ed è responsabile della conservazione della documentazione relativa a ciascun lavoratore distaccato.

Quando e perché sono entrate in vigore le direttive UE sui lavoratori distaccati?

Un quadro giuridico volto a garantire una concorrenza leale e a tutelare i diritti dei lavoratori distaccati è stato originariamente creato nel 1996 con la Direttiva UE sui lavoratori distaccati. L'UE ha adottato la Direttiva di applicazione nel 2014, rafforzando l'applicazione pratica della direttiva originaria per impedire alle aziende di eludere le norme, stabilire norme di responsabilità solidale per i subappaltatori e introdurre misure di ispezione, monitoraggio e scambio di informazioni sui lavoratori distaccati.

Quali sono i motivi che hanno spinto l'adozione della direttiva rivista nel luglio 2020 e perché è importante?

Con la crescente mobilità della forza lavoro nell'UE, gli attuali requisiti per la conformità al distacco dei lavoratori creano un quadro complesso da gestire. Data la mancanza di consenso sull'attuazione e l'applicazione delle norme e di definizioni chiare nel mercato del lavoro contemporaneo, gli obiettivi iniziali di concorrenza leale e tutela dei diritti dei lavoratori distaccati non possono essere raggiunti in modo soddisfacente con le norme attuali. Pertanto, l'UE ha definito nuove norme più chiare per orientare le attuali pratiche e i modelli di mobilità.

Cosa si prevede che rimarrà invariato e cosa cambierà in seguito alla revisione della direttiva UE sui lavoratori distaccati?

Le aziende dovranno comunque registrare i lavoratori distaccati presso gli enti amministrativi competenti del paese ospitante, rispettare i termini e le condizioni fondamentali della forza lavoro locale, conservare la documentazione e nominare un rappresentante.

La direttiva rivista mira ad apportare modifiche significative in tre aree chiave:

• Limite di tempo per la pubblicazione. La direttiva riveduta stabilisce i limiti temporali per la valutazione del distacco di un lavoratore. Attualmente non esiste una durata massima. Si intende generalmente come temporaneo, il che può avere significati molto diversi nei diversi Paesi. In base alla nuova direttiva, i dipendenti possono essere distaccati in un altro Paese dell'UE per un massimo di 12 mesi. Se i dipendenti distaccati devono rimanere per più di un anno, le loro aziende devono fornire motivazioni specifiche per ottenere l'approvazione per una proroga di sei mesi. Se il distacco dura più a lungo, si applicheranno termini e condizioni di lavoro più estesi nel Paese ospitante.
• Livelli salariali minimi. Ai sensi della direttiva del 1996, le aziende erano tenute a rispettare le retribuzioni minime del paese ospitante. Questo è inteso come stipendio base. Ora, le aziende dovranno considerare tutti gli elementi obbligatori della retribuzione, che possono essere bonus, indennità di buonuscita, ecc. Ogni membro dell'UE ha una retribuzione diversa, quindi le aziende dovranno informarsi attentamente in ogni paese per garantirne la conformità.
• Attuazione delle normative. Per promuovere il rispetto delle nuove normative, l'UE ha istituito l'Autorità europea del lavoro (ELA). Oltre a fungere da centro di conoscenza per la direttiva rivista, l'ELA faciliterà le ispezioni congiunte del lavoro per garantire la conformità in merito ai requisiti di registrazione e ai termini e condizioni di lavoro, come i livelli salariali, la retribuzione delle ferie, i congedi per malattia, i contributi previdenziali non versati e le false dichiarazioni di lavoro. Se le aziende risultano non conformi a seguito di tali ispezioni, i paesi possono imporre sanzioni finanziarie. Oltre al potenziale danno economico, la mancata conformità ai requisiti relativi ai lavoratori distaccati è associata al "dumping sociale", ovvero la pratica di offrire manodopera straniera a prezzi inferiori rispetto a quella locale. Ciò potrebbe avere un grave impatto sulla reputazione di un'azienda e, di conseguenza, sulle sue future opportunità commerciali.

Alla luce della prossima direttiva, cosa devono considerare i cittadini del Regno Unito in relazione alla Brexit?

A partire da ora, Brexit Ciò non avrà alcun impatto sulla nuova direttiva. Gli obblighi di registrazione rimangono validi per le aziende del Regno Unito che distaccano lavoratori nei paesi dell'UE. Inoltre, il Regno Unito non dispone di un sistema di registrazione per i lavoratori distaccati sul proprio territorio e non sembra esserci alcun piano per renderlo disponibile.

Quali misure dovrebbero adottare ora i professionisti della mobilità per prepararsi alla direttiva rivista?

Anche se i dettagli saranno più chiari verso luglio, ci sono tre cose che i professionisti della mobilità possono fare fin da ora:

• Analizzare il rischio attuale e il livello di conformità. Analizza i dati della tua azienda per comprenderne la situazione attuale e rivedere i contratti di distacco. Determina quanti lavoratori distaccati ha la tua azienda nell'UE, in quali paesi ospitanti si trovano e quanto sei conforme alle normative vigenti in ciascun paese membro dell'UE, sia in termini di registrazione che di condizioni di lavoro. Ad esempio, se hai distacchi a lungo termine, valuta l'impatto della nuova direttiva sui pacchetti retributivi, le responsabilità, ecc. dei tuoi dipendenti. Questa analisi potrebbe spingerti a riconsiderare i tuoi modelli di business per i lavoratori distaccati.
• Coinvolgere i decisori e le parti interessate. Collabora con i responsabili decisionali della tua azienda per valutare le strategie di mobilità, le esigenze aziendali e gli eventuali rischi identificati, nonché per garantire che siano in atto processi e sistemi conformi ai requisiti di registrazione e alle normative sul lavoro. Inoltre, individua chi in azienda è responsabile della gestione dei processi e dei requisiti associati alla direttiva. Potrebbe trattarsi di un team o di una singola persona.
• Comprendere le definizioni del paese ospitante. La direttiva rivista lascerà delle zone grigie. Ad esempio, i viaggiatori d'affari che si trovano in un Paese dell'UE esclusivamente per riunioni e conferenze in genere non sono considerati lavoratori distaccati. Tuttavia, alcuni Paesi dell'UE hanno segnalato tali viaggiatori d'affari come potenziali lavoratori distaccati. Per evitare rischi finanziari e reputazionali, è fondamentale comprendere le leggi locali e le definizioni dei Paesi ospitanti e adeguare di conseguenza le prassi aziendali. In caso di dubbio, è sempre meglio registrare i dipendenti che potrebbero recarsi in un Paese dell'UE e astenersi dal farlo solo dopo aver compreso meglio come il Paese ospitante definisce un lavoratore distaccato.

Quali risorse o supporto sono a disposizione dei professionisti della mobilità per affrontare questi cambiamenti?

Ci sono tre risorse che consiglierei ai professionisti della mobilità:

• Autorità europea del lavoroQuesta è l'autorità centrale e la principale fonte di informazioni sulla direttiva rivista. Potrebbe non contenere ancora tutti i dettagli, come le retribuzioni per ciascun Paese, ma si consiglia di consultare periodicamente la pagina non appena saranno disponibili ulteriori informazioni prima della direttiva di luglio.
• Commissione dell'Unione Europea. In quanto organo di governo dell'UE, il sito web della Commissione seguirà da vicino l'evoluzione della direttiva rivista e fornirà risorse per aiutare le aziende ad adattarsi ai nuovi cambiamenti.
• Autorità locali del lavoro. Mantenere i contatti con le autorità del lavoro locali è il modo migliore per conoscere le normative di ciascun paese e la situazione attuale. Questi contatti aiuteranno i professionisti della mobilità a conoscere termini e condizioni specifici e a verificare se le normative sono disponibili in più lingue oltre a quella del paese ospitante.

Informazioni sull'autrice: Daida Hadzic, Direttrice del Centro Fiscale UE di KPMG, Daida vanta oltre 15 anni di esperienza in diritto internazionale per la forza lavoro mobile e in materia fiscale, e si occupa della gestione della rete globale di clienti dell'azienda. In precedenza ha lavorato presso i ministeri danesi, la Commissione europea e l'Agenzia danese per le pensioni. Ha conseguito una laurea e un master in inglese ed economia presso l'Università di Copenaghen, nonché una laurea in giurisprudenza presso l'Università della Danimarca Meridionale. Daida risiede nei Paesi Bassi.