弥合全球人才流动与采购之间的 RFP 差距的 4 个步骤

确保协作和成功结果的最佳实践

Global Talent Mobility and Procurement 如何在选择搬迁管理公司 (RMC) 或其他流动服务提供商的提案请求 (RFP) 开发过程中找到共同点并保持平等地位？ 这并不总是那么容易，因为这两个功能各自的角色和操作风格有很大的不同。

全球人才流动计划旨在促进人员和团队在全球范围内流动，以支持企业目标的实现。其成功衡量标准主要包括： 定性. 例如，员工及其家人的满意度非常重要，因为它关系到获得“非凡的体验”； 员工快速有效地融入新任务的能力也是如此。

相比之下，采购部门的机构作用是确保以最低成本和最佳条件采购优质商品和服务。 因此，采购成功的衡量标准主要是 量降低全球人才流动中的每次搬迁成本。

然而，这两个企业职能部门必须协同合作，致力于平衡双方的优先事项，从而更好地服务于组织及其最重要的资产——员工。

在本文中，我们将从移动团队的角度描述如何实现这一点——您将了解在 RFP 过程中应该如何参与采购。

普通采购专业人员与专业采购专业人员——有什么区别？

根据组织（以及通常情况下其文化、规模和/或复杂程度）的不同，流动性管理部门可能会发现自己与两种类型的采购专业人员合作，这两种专业人员都同样注重分析和数据职能：

• 采购通才经理 他们在采购和招标流程方面拥有深厚的专业知识，但在公司职能方面则是通才。他们在整个组织内穿梭于各个项目之间。
• 采购类别经理 拥有相同的专业知识，但更熟悉特定的公司职能、服务和/或产品线。 通常，他们以前曾处理过这些职能领域的采购事务。

与采购类别经理（通常专攻人力资源职能）合作的优势在于，他们在全球人才流动方面的专业知识可以缩短第一步（如下）中描述的教育和熟悉过程。

挑战之源

在最近的 insideMOBILITY® Digital 网络研讨会 关于这个主题，我们询问了全球流动性领导者们在与组织内部采购部门合作时遇到的挑战来源。以下是调查结果的总结：

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在排名前三的答案中，有两个提到了对各自职能、流程和方法的理解不足。数据显示，出行部门可能不理解或不重视采购部门必须遵循的流程和方法。反之，采购部门也可能常常不理解或不认可出行部门的目标、流程和成功衡量标准。

此外，正如第二个最受欢迎的答案所指出的，Mobility 经常因采购部门对底线成本的关注而感到沮丧。 这不足为奇——Mobility 应该永远记住，采购部门负责为每项主要的公司支出获得最佳价值。 他们需要为新的支出水平证明可量化的增值。

因此，人才流动部门的职责是提供更多的数据和分析依据。毕竟，全球人才流动项目也应该以量化数据为导向，收集和监控的数据远不止成本，还包括服务质量和员工满意度等诸多因素。

第一步——互相理解

网络研讨会中的第二个表格（如下）列出了在制定出行服务招标书之前必须进行的信息交流的总体参数。一旦这些信息得到明确和理解，出行部门和采购部门就可以创建“可能达成一致的区域”（表格第二列），即双方共同商定的参数，这些参数将指导后续的招标书制定和遴选流程。

在这种对角色的相互理解中同样重要的是教育采购部门 流动函数的策略为流动性计划制定目标和指标，并向采购部门说明“流动性回报”（ROM）及其功能价值，对于获得他们的支持至关重要。作为招标流程中的合作伙伴，这种方法能够让他们了解，一系列合乎逻辑的战略步骤、流动性回报指标和分析以及利益相关者参与的考量，将提升流动性计划和招标流程，从而确保其成功。

第二步——准备参与

现在 Mobility 已经与采购部门就 RFP 流程的职能、流程、工具、角色和其他元素的战略达成了共识，现在是收集信息以提供给流程的时候了。 在这方面积极主动以在流程中保持与采购部门的平等地位非常重要。 为了编译这些信息，Mobility 可能需要让整个公司的其他利益相关者参与进来，包括：

• 金融学 – 获取与出行支出相关的评分和成本数据
• 信息技术 - 审查当前的管理平台和供应商需要遵守的与 IT 相关的“必备条件”
• 人才发展 和关键业务部门——确定是否应精简或修订政策，并审查即将到来的将影响移动性活动的企业扩张或整合计划

第三步 - 编译您的信息

移动性不仅应该预测采购部门希望看到的成本信息类型，还应该预测其希望添加到组合中的其他信息，例如：

• 流动量、安置率、满意度分数、作业完成情况以及升级的次数和成本
• 当前提供的移动服务的范围以及扩展或收回这些服务的任何计划
• 服务水平期望和实际分数以及收集和管理该数据的方法
• 创造卓越员工体验的系统和战略方法，作为吸引和留住员工的一种方式，专注于 “重要的时刻”
• 任务失败的潜在财务影响，因此采购部门可以更好地了解与低于标准的服务提供商走捷径和冒险的后果
• 选择过程中的交易破坏者以及 RMC 或移动服务提供商的特征会使他们无法接受或不合格

第四步——在过程中投入必要的时间

鉴于以上所有安排，交通运输部门必须保持参与，并保留对招标书措辞以及整个遴选过程发表意见的机会。现在还不是将一切交给采购部门的时候。尽管这样做可能很诱人，因为对交通运输部门而言，招标流程是一项额外的日常工作，而对采购部门来说，这项工作是他们的主要职责。

必须尽可能多地参与移动直至完成——选择 RMC 或移动服务合作伙伴。 为了取得成功的结果，流动性必须遵循以下原则：

创建一个信息丰富的协作基调和流程，其中移动和采购以完全透明的方式朝着同一个方向齐头并进。

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