Programmes efficaces pour les voyageurs d'affaires : deuxième session AMA de Graebel sur Slack

En juin 2020, Graebel a créé une nouvelle communauté Slack pour les professionnels de la mobilité en interne, unique en son genre. La plate-forme peer-to-peer, qui compte plus de 200 membres à ce jour, permet un échange continu d'idées et un dialogue sur les problèmes et les développements de l'industrie, ainsi que l'extension des opportunités de réseautage virtuel à l'échelle mondiale.

S'appuyant sur l'élan généré depuis le lancement, la deuxième session Ask-Me-Anything (AMA) de Graebel sur Slack a récemment abordé le sujet des voyageurs d'affaires – un domaine qui a suscité de nombreux débats et discussions à la suite de la pandémie mondiale.

Pour animer la session, Graebel a fait appel à un expert en la matière Terri Teuscher, spécialiste senior en mobilité chez KONE. Fort d'une vaste expertise du secteur, Teuscher conseille sur les questions de mobilité mondiale liées à la fiscalité, à l'immigration, à la paie et à la gestion des programmes. Au cours d'une session d'une heure, les participants ont pu demander à Teuscher tout ce qu'ils voulaient au sujet des voyageurs d'affaires. Les questions postées ont été répondues en temps réel via un dialogue textuel à l'écran, avec des conseils très tangibles et pertinents émergeant sur la meilleure façon de relever les différents défis liés aux voyages d'affaires et autres problèmes de mobilité.

Conformité et propriété

Teuscher a commencé par expliquer qu'une solide culture de conformité est vitale pour établir un programme efficace pour les voyageurs d'affaires. Essentiellement, a-t-elle dit, « un programme pour les voyageurs d'affaires is une fonction de conformité ; son seul [objectif] est d'atténuer » les risques d'immigration, de fiscalité et de sécurité associés aux voyages d'affaires.

Lorsqu'on lui a demandé si le soutien d'un sponsor exécutif était nécessaire pour faire respecter la conformité des voyageurs d'affaires, Teuscher a suggéré qu'il s'agissait moins d'une question d'application que d'une question de propriété. L'appropriation, a-t-elle dit, aide à établir les rôles et les responsabilités, ce qui ouvre la voie à une bonne conformité. Au sein de différentes organisations, la propriété du programme des voyageurs d'affaires peut être associée à diverses fonctions, notamment le risque d'entreprise, la sécurité et les récompenses. Mais l'emplacement principal est la mobilité mondiale, qui, selon Teuscher, est l'endroit où la plupart des gens s'attendent et veulent la voir.

La chose la plus importante, a-t-elle ajouté, est que la propriété soit « clairement définie au sommet par les dirigeants ». Cette clarté permet aux gestionnaires de matrice de comprendre « le rôle [qu'ils ont] à jouer » dans la réalisation des objectifs d'un programme, « ce qui rend l'adoption… plus facile ».

Suivi des voyageurs d'affaires

Ensuite, les participants ont soulevé la question du suivi des voyageurs d'affaires, qui est souvent un défi majeur pour les entreprises. En particulier, plusieurs systèmes de voyage ou une gestion décentralisée des voyages d'affaires peuvent conduire à des résultats de suivi sous-optimaux.

Pour améliorer le processus, le contrôle des points de données est essentiel. La plupart des entreprises utilisent des sites de réservation de voyages auxquels on peut accéder pour obtenir des informations sur qui voyage, où et pendant combien de temps. « Une fois nettoyées », a déclaré Teuscher, « ces données… peuvent être utilisées pour suivre les mouvements », avec des rapports mensuels aidant à déterminer si les volumes de voyages d'affaires approchent des seuils d'imposition internes.

Mais malgré les mandats politiques, tous les employés ne réservent pas leur voyage via ces sites et systèmes. Les participants ont convenu que l'adhésion des hauts dirigeants est donc essentielle pour créer le gouvernance ainsi que Réplicabilité requis pour fournir des données de suivi précises. Teuscher a également suggéré d'utiliser les cartes de crédit et les notes de frais pour suivre les déplacements des voyageurs d'affaires, tout en communiquant avec les partenaires de voyage externes et les prestataires de sécurité, tels que International SOS, peut considérablement contribuer à augmenter la visibilité.

Voyages d'affaires et COVID-19

En réponse à la pandémie mondiale, les entreprises du monde entier ont dû suspendre les voyages d'affaires et les missions à l'étranger en 2020. Expliquant que KONE, comme beaucoup, "n'a pas encore repris les voyages d'affaires", Teuscher a déclaré qu'elle avait remarqué une augmentation des non- les voyages à l'étranger, les gens étant « plus ouverts à la réinstallation dans le pays en ce moment ».

D'autres participants ont fait remarquer que COVID-19 a conduit à des cas de voyages d'affaires voyous, avec des « personnes s'envolant vers des refuges plus sûrs » et « opérant hors radar » sur des « missions furtives » en 2020. Teuscher a rappelé que « le travail à distance n'est pas la même chose que le travail à domicile », et a averti que toute demande d'assistance pour les voyages d'affaires « pendant plus de 15 jours… est un signal d'alarme ».

Dans l'ensemble, il est clair qu'il existe une forte conviction que les voyages d'affaires sera se remettre des événements de cette année. Mais ce sera différent, et cela peut prendre du temps. La meilleure chose que les entreprises puissent faire pendant cette période, a expliqué Teuscher, est de prendre des mesures internes pour créer un cadre de conformité solide et commencer à comparer leurs efforts à ceux d'autres entreprises. Ce n'est qu'ainsi qu'ils s'assureront que leurs programmes de voyage d'affaires seront adaptés à l'avenir.

En savoir plus

Tout au long de cette session opportune et engageante, les participants étaient impatients d'entendre toutes sortes de problèmes et d'idées liés aux voyageurs d'affaires. La fiscalité, l'immigration et la formulation de politiques n'étaient que quelques-uns des sujets abordés. La réponse de Teuscher à des questions spécifiques et les discussions qui ont suivi se trouvent dans leur intégralité à l'adresse insidemobility.slack.com.

Vous pouvez rejoindre notre groupe insideMOBILITY Slack, et découvrir les futures sessions AMA, ici. Graebel offre également un soutien plus large sur l'analyse comparative et la performance des programmes, ainsi que des conseils d'experts sur des projets spécifiques.