Quatre clés pour aider votre entreprise mondiale à remobiliser les relocalisations et les affectations

L'année a été mouvementée jusqu'à présent, mais nous commençons à voir des signes encourageants de reprise de l'activité commerciale mondiale. Avec un optimisme prudent, les chefs d'entreprise et les équipes de mobilité envisagent de remobiliser les personnes clés dans des endroits critiques pour prendre en charge des missions importantes.

Compte tenu de tout ce qui se passe, il est probable que vous ne puissiez pas simplement reprendre là où vous vous étiez arrêté. Alors que vos activités commerciales et de mobilité commencent à rebondir, il est plus important que jamais de vous réengager à offrir des expériences exceptionnelles avec un nouvel état d'esprit, plus de mesures de sécurité, une préparation minutieuse et une plus grande empathie pour le bien-être physique, émotionnel et mental de vos employés.

Ci-dessous, nous fournissons des questions et des sujets importants à considérer lorsque vous soutenez les employés dans leurs nouveaux environnements quand (ou si) ils décident d'aller de l'avant avec une relocalisation ou une affectation.

Naviguer dans un paysage de mobilité en évolution : quatre conseils pour vous aider à aller de l'avant

Pour répondre aux nouvelles exigences mondiales en matière de mobilité des talents dans un paysage qui continuera certainement d'évoluer, les responsables de la mobilité devront avancer prudemment et apporter des ajustements critiques à vos programmes. Nous vous recommandons de vous concentrer initialement sur ces quatre domaines clés :

1. Donner la priorité à qui doit se rendre où et quand

Il est important de s'aligner sur les objectifs commerciaux évolutifs de l'entreprise et de collaborer avec vos parties prenantes internes pour déterminer quels mouvements peuvent - ou doivent - avoir lieu en premier. Vous pouvez organiser ces discussions autour de questions telles que :

• Y a-t-il des ouvertures de nouvelles installations qui obligent les employés à s'y installer ?
• Y a-t-il des projets critiques prévus ou en cours qui nécessitent qu'un employé se déplace vers un emplacement ?
• Y a-t-il des problèmes d'immigration pour l'un de vos employés - par exemple, les employés risquant de dépasser leur visa ?
• Les voyages dans le pays ciblé sont-ils autorisés ? Ce pays exige-t-il une documentation spéciale ou applique-t-il des réglementations de quarantaine, et des coûts supplémentaires sont-ils associés ? (De nombreuses entreprises autorisent des exceptions pour payer ces coûts supplémentaires.)
• Y a-t-il des déménagements d'employés qui ont été interrompus plus tôt cette année et mis en attente – par exemple, une situation dans laquelle une famille a été divisée et/ou une expédition d'articles ménagers est en transit ?

Avec ce type d'informations détaillées définies et hiérarchisées, vous serez aligné avec vos parties prenantes et prêt à répondre aux besoins les plus importants de votre entreprise en matière de mobilité à court terme.

2. Définissez vos attentes tôt pour éviter les malentendus plus tard

En raison d'un afflux de volume attendu dans l'ensemble du secteur, les fournisseurs pourraient rapidement atteindre leur capacité maximale lorsque les choses rouvriront. L'agilité et la flexibilité sont vitales car le nouveau paysage ajoutera des étapes et des considérations supplémentaires, telles que le temps de quarantaine, les retards de visa et d'immigration, les problèmes et retards de douane, les fermetures d'écoles et d'universités, etc. Rassemblez au préalable autant d'informations que possible sur les interruptions possibles et communiquez votre plan d'action pour contribuer à la transparence.

Voici quelques questions à considérer qui peuvent vous aider à comprendre quelles attentes doivent être définies :

• Pour un déménagement en cours, qui décidera quand il reprendra : le cessionnaire ou l'entreprise ?
• Si un employé n'est pas prêt à reprendre son activité de relocalisation, l'entreprise est-elle d'accord pour qu'elle reste en attente ? (Beaucoup de nos clients offrent aux employés une période prédéterminée pour reprendre leurs activités de relocalisation (par exemple, 90 jours), en fonction de la date de réouverture de leurs bureaux.)
• Quelle est la capacité de l'employé à rejeter un transfert ou une affectation précédemment accepté ?
• Les modalités de remboursement s'appliqueront-elles lorsqu'un employé souhaite annuler s'il pense qu'une réinstallation est trop risquée pour le moment ? (Certains de nos clients n'exigent pas le remboursement des dépenses réelles encourues (c.-à-d. voyage, hôtel), mais exigent le remboursement du solde de toute somme forfaitaire qui n'a pas été dépensée.)
• Y a-t-il des considérations particulières à prendre en compte pour les expéditions d'articles ménagers en cours ? (par exemple, dans le scénario de la famille divisée)

3. Préparez vos politiques à s'adapter

Certains défis mondiaux, régionaux ou locaux en matière de déplacement/relocalisation peuvent nécessiter une flexibilité des politiques de programme de mobilité, des exceptions ou même des révisions à court terme. La plupart des entreprises avec lesquelles nous avons travaillé ne révisent pas officiellement leurs politiques, mais fournissent plutôt des approbations générales d'exception. Voici quelques questions à poser lorsque vous envisagez des exceptions potentielles :

• La famille accompagnera-t-elle le salarié ? Si non, autoriserez-vous des retours à domicile ?
• Y a-t-il un besoin de logement temporaire supplémentaire en raison des réglementations locales de quarantaine ou d'autres retards imprévus ?
• Des services de désinfection et de nettoyage sont-ils nécessaires/autorisés dans la nouvelle résidence ?
• Le moment choisi pour acquérir une maison devra-t-il être ajusté (par exemple, dans le cadre d'un programme de vente de maisons aux États-Unis) ? (Pour s'assurer que les directives de l'IRS sont respectées, un examen attentif est nécessaire si le calendrier est ajusté.)

En anticipant les pièges potentiels que vous pourriez rencontrer et en étant prêt à ajuster vos politiques si nécessaire, vous offrirez aux employés une meilleure expérience et vous aidera à gérer les coûts associés.

4. Communiquez régulièrement avec les parties prenantes internes et les cessionnaires

Vos collaborateurs, vos parties prenantes internes et votre équipe de direction vous demandent des réponses, des assurances et des recommandations basées sur des données et des analyses en temps réel sur les employés. Nous vous encourageons à communiquer avec tous ces groupes au sujet de vos initiatives de programme et de politique prévues. Expliquez votre activité et vos décisions en ce qui concerne les trois autres domaines critiques abordés dans ce blog : la hiérarchisation, la définition et la gestion des attentes et la flexibilité des politiques.

L'importance des données au début de la remobilisation

Lorsqu'il s'agit d'anticiper et prévoir défis potentiels et évaluer rapidement les situations, les programmes de mobilité ont besoin de données précises et en temps réel facilement disponibles pour assurer la sécurité de leurs employés. Des données de qualité fournissent également les informations nécessaires à la réinstallation pour analyser des dispositions telles que le logement temporaire supplémentaire, l'assistance du fournisseur de services de destination (DSP) ou l'assistance liée aux retards imprévus dans les expéditions d'articles ménagers.

Dans l'environnement actuel en particulier, vous devrez prendre des décisions commerciales importantes en quelques minutes ou jours, au lieu de semaines ou de mois. C'est pourquoi une stratégie et une feuille de route complètes en matière de données de mobilité sont un élément essentiel de votre fonction de gestion des talents et des ressources humaines.

Quelques conseils pour réussir avec les données et la technologie :

• Sachez où se trouvent vos données et à qui elles appartiennent
• Familiarisez-vous avec votre solution technologique afin de pouvoir accéder aux informations dont vous avez besoin en un instant
• Personnalisez les tableaux de bord technologiques pour un accès facile aux informations critiques les plus importantes pour vous (par exemple, l'emplacement et l'état des délocalisations et des affectations, y compris les VIP)
• Personnalisez les rapports afin de pouvoir les exécuter avec des données en temps réel

Regarder vers l'avenir et rester préparé

Même lorsque les situations de crise actuelles se calment, évitez de devenir complaisant. Ces événements mondiaux qui changent la vie enseignent à tout le monde des leçons importantes sur la compassion, la préparation et l'empathie pour les personnes affectées lorsqu'elles acceptent des missions. Nous espérons que les conseils et les suggestions présentés ici serviront de pierre angulaire pour vous aider à vous réengager et à naviguer avec succès dans la remobilisation de votre main-d'œuvre.

Pour en savoir plus sur la gestion d'une crise telle qu'une pandémie et les ajustements que vous pouvez apporter à votre stratégie de mobilité, veuillez visiter le Centre de ressources sur les coronavirus et lisez ces livres blancs : Une feuille de route de planification de crise pour les leaders de la mobilité;  Adapter la mobilité des talents au monde à venir.

Graebel peut vous aider dans tous ces domaines, maintenant et à l'avenir. Nous contacter pour commencer.