Partager des informations, améliorer l'expérience : insideMOBILITY Asia

Des économies de coûts qui ne sacrifient pas l'expérience des employés

Le coup d'envoi de la deuxième journée d'insideMOBILITY Asia, Graebel's Katrin Razzano a accueilli les participants à un atelier interactif sur la façon de réduire les coûts tout en maintenant une expérience employé élevée.

L'événement a commencé par un sondage visant à déterminer si les participants avaient été invités par la direction à réduire les coûts de leur programme de mobilité. En réponse, 47 % ont répondu « oui, je dois réduire les coûts », 47 % ont répondu « pas encore, mais j'attends qu'on me le demande », tandis que 5 % ont répondu « non, je ne m'attends pas à ce qu'on me le demande ».

Comme l'a observé Razzano, « nous sommes dans la saison des économies… mais la guerre contre les talents ne s'arrête pas nécessairement ». L'enjeu est donc de réduire les dépenses de mobilité sans impacter négativement l'expérience collaborateur. La réponse, a déclaré Razzano, est « devenir vraiment intelligent et stratégique », ce qui peut être obtenu en suivant l'approche systématique de Graebel sur cette question :

• Définir le but ultime : cela peut inclure des économies de coûts, l'évitement des coûts ou l'accélération des revenus, selon la nature de l'entreprise et du secteur.
• Identifier les parties prenantes : qui est touché par ces économies de coûts ; et quelles parties prenantes sont impliquées dans le processus de prise de décision ?
• Maintenir l'expérience : identifier les domaines où des économies de coûts peuvent être mises en œuvre sans impact sur l'expérience des employés ; définir ce qui motive la satisfaction/l'insatisfaction des employés.
• Établir des économies de coûts : hiérarchisez les idées que vous avez établies et les domaines où les économies de coûts seront intégrées dans le programme de mobilité en fonction de l'impact financier, du calendrier et des efforts.

Il est essentiel de contextualiser et de communiquer ces considérations. Et dans ce processus, il est important de se concentrer non pas sur le quoi, mais sur le comment. « Comment les employés reçoivent-ils l'avantage ? » demanda Razzano. « Comment l'utilisent-ils… et quelle est leur évaluation ? » En suivant cette méthode d'évaluation, qui est grandement améliorée par l'analyse des données, les entreprises comprendront mieux quels avantages/expériences elles peuvent et ne peuvent pas toucher.

 

 

Dans la dernière partie de l'atelier, les participants ont suivi une carte de processus/feuille de travail (obtenez votre copie en rejoignant la communauté insideMOBILITY Slack) et partage d'expériences et d'idées. Les idées d'économies à faible impact proposées comprenaient : la renégociation des abonnements pour les services rendus superflus par la pandémie ; plafonnement de l'attribution du poids à l'expédition pour les jeunes cessionnaires ; et mesurer les charges réelles du logement par rapport à l'utilisation, entre autres. Présenter le changement comme une « amélioration basée sur les commentaires des employés » s'est également avérée aider à construire un récit positif de réduction des coûts.

Missions virtuelles et fiscalité

Ensuite, Marc Amatya, directeur mondial des services de mobilité chez PwC, et Katrin Razzano animé un atelier sur les enjeux et risques liés aux missions virtuelles (VA). Pour introduire le sujet, Razzano a examiné la terminologie des affectations virtuelles, expliquant qu'il n'y a pas encore de définitions établies de ce concept assez nouveau et évolutif. Les affectations virtuelles, a-t-elle dit, chevauchent des concepts tels que le travail à domicile (WFH) et le travail à partir de n'importe où (WFA), avec la distinction cruciale que les « affectations » sont planifiées, approuvées et documentées.

Pendant la pandémie de COVID-19, le modèle de la FMH est devenu incontrôlable pour de nombreuses entreprises, les employés déménageant des villes ou même des pays dans le cadre de nouvelles modalités de travail à distance. Ces nouvelles légions de nomades WFA ont à leur tour créé une multitude de défis fiscaux et de conformité.

Deux sondages rapides d'audience ont confirmé la pertinence et l'urgence de cette question. Dans le premier, 50 % ont déclaré que leur entreprise leur demandait ou s'attendait à ce qu'elles possèdent et gèrent des programmes VA et WFH. Et dans le second, 88 % ont déclaré qu'ils rencontraient des problèmes de conformité avec les VA distants.

Sur place pour résoudre ces problèmes, Mark Amatya a commencé par rappeler aux participants qu'une valeur énorme peut être fournie par les AV et la FMH. « Le plat à emporter », a-t-il déclaré, « ne devrait pas être que ce soit trop complexe. »

Amatya a ensuite résumé les problèmes fiscaux VA dont les entreprises doivent être conscientes, comme indiqué ci-dessous :

 

L'essentiel, a déclaré Amatya, n'est pas d'adopter une approche unique. Il est essentiel de traiter les AV au cas par cas, pays par pays. Enfin, les entreprises devront développer de nouvelles politiques et de nouveaux cadres pour permettre des modalités de travail à distance. En effet, donner aux employés une plus grande flexibilité dans la manière et l'endroit où ils travaillent sera particulièrement important à mesure que la guerre des talents reprendra.

Technologies de gestion des affectations

Lors de la session finale d'insideMOBILITY Asia, un panel de conférenciers, animé par Graebel's Meng Ziang Chy, ont discuté de leurs expériences d'investissement et/ou de création de technologies de gestion des affectations.

Alors que les données pourraient être le nouveau pétrole, un sondage d'ouverture a révélé que 42% des personnes interrogées n'ont pas de plate-forme technologique formelle en place pour gérer leur programme de mobilité mondiale. En réfléchissant aux implications de ces résultats, chaque membre du panel a commencé par décrire les plateformes technologiques qu'ils utilisent actuellement.

Le panel était composé de Alf Carlesäter, un leader international senior des ressources humaines, lynn lee, responsable de la mobilité mondiale APAC chez Mars, Jessie Li, Global Mobility Manager chez Lenovo, et Thorsten Müller, Global Assignment Manager chez Daimler AG.

Les panélistes ont ensuite discuté du processus de changement de plateforme, que l'un d'eux a décrit comme n'étant pas uniquement une question de technologie. « Il s'agit de la gestion du changement pour l'ensemble de l'entreprise », ont-ils déclaré. « C'est un processus difficile qui nécessite de nouveaux comportements et de nouvelles cultures. » Un autre panéliste a souscrit à cet avis, affirmant que « la mise en œuvre n'est jamais facile » et que le changement de système doit toujours être aligné sur les objectifs d'une organisation.

Un deuxième sondage a révélé que 77 % des participants utilisent la technologie principalement pour les rapports internes aux parties prenantes et la gestion des cas, et seulement 23 % l'utilisent comme plate-forme unique pour fournir des informations sur les personnes affectées.

Les panélistes ont convenu que l'approche de la plate-forme unique est essentielle pour centraliser et consolider les données, aider à briser les silos et offrir des opportunités pour une meilleure analyse et une compréhension plus approfondie. Ce n'est qu'ainsi que la mobilité mondiale pourra raconter une histoire captivante à travers les données et « prendre place à table ».

L'enregistrement de ce panel et d'autres supports de session sont disponibles sur insideMOBILITY.slack.com.

Si vous n'êtes pas encore membre, vous pouvez demander à rejoindre ici.