Ein anstrengender Feiertag: Fortune 100 erntet Einsparungen in der 11. Stunde

Verwaltung neuer Abgabenordnungen – auf wessen Kosten?

Mobilitätsexperten arbeiten täglich mit Mitarbeitern zusammen, um Übergänge zu erleichtern. Was passiert also, wenn sie es sind, die es mit plötzlichen Veränderungen zu tun haben?

Im Dezember 22, 2017, der US-Steuersenkungs- und Beschäftigungsgesetz (TCJA) wurde mit Wirkung zum 1. Januar 2018 in Kraft gesetzt. Dadurch waren Ausgaben für Hausrat bei Mitarbeiterumzügen nicht mehr abzugsfähig.

Der Kunde von Graebel, ein weltweit tätiges Versicherungsunternehmen, bearbeitete in der Regel die Spesenabrechnungen für Umzüge im November und Dezember des Folgejahres. Jetzt, nur noch wenige Tage vor dem Inkrafttreten der neuen Steuergesetzgebung – und mitten in der Ferienzeit, als die Ressourcen bereits knapp waren – musste das Global Mobility-Team schnell handeln oder erhebliche Abzüge verpassen.

Das Team musste detaillierte Abzüge von den kürzlich zugewiesenen Mitarbeitern für alle damit verbundenen Kosten einziehen Verpacken, Versenden, Lagern und Ausliefern von Haushaltswaren, Autos und sogar Haustiere, reklassifizieren und verarbeiten die Steuererklärungen – alles innerhalb von neun Tagen. Es erforderte eine totale Teamleistung, einschließlich der Hilfe von Graebel, ihrem neuen Partner für Relocation-Management-Services.

Challenges:

• Haushaltsgegenstände und Umzugskosten werden mit dem US-Steuergesetz 2017 steuerpflichtig
• Nur noch Tage, um drohende Steuercodeänderungen anzugehen
• Erforderliche dedizierte Ressourcen neu kodieren

 

Umcodieren, um Ausgaben für Haushaltswaren zu erstatten

Die Unsicherheit über die bedeutendste Überarbeitung der Steuergesetzgebung seit Jahrzehnten beharrte 2017 auf Mobility-Profis. Würde die Rechnung durchgehen? Wann? Welche Artikel wären betroffen? Als Branchenführer in Arbeitskräftemobilität, Graebel verfolgte diese Gesetzgebung und wie sie sich auf die Kundenkosten auswirken könnte.

Unmittelbar nach der Unterzeichnung der neuen Abgabenordnung traf Michael Nero, Director Account Management bei Graebel, mit wichtigen Entscheidungsträgern, darunter Führungskräfte und Manager in Mobility und Payroll, um sie auf den drohenden Ansturm neuer Steuererklärungen vorzubereiten. Nero und sein Team empfahlen, alle Umzugskosten im November und Dezember vor Jahresende neu zu kodieren und neu zu klassifizieren, damit sie gemäß den Steuerrichtlinien von 2017 verarbeitet werden können.

Jeder Bericht musste akribisch bearbeitet und für 2017 neu kodiert werden. Wissend, dass dem Kunden die nötigen Ressourcen fehlten, um ein so hohes Arbeitspensum zu bewältigen, während er während der Feiertage einen knappen Termin hatte, sprang das Graebel-Team ein, um den administrativen Aufwand zu bewältigen. Der Prozess umfasste das Durchsuchen von Spesenabrechnungen nach Abzugsposten für Haushaltswaren Zeile für Zeile. Mit jedem Moment, in dem die sich abzeichnende Frist verstrich, stapelte sich eine beträchtliche Liste abzugsfähiger Haushaltsausgaben.

„Wir wollten nicht, dass schlechtes Timing der Grund dafür ist, dass unser Kunde viel Geld spart. Also haben wir uns eingegraben, uns an die Arbeit gemacht und die Steuererklärungen für sie bearbeitet. Das hat sich sowohl für den Kunden als auch für seine Mitarbeiter gelohnt, die ihren Urlaub zu Hause statt im Büro genießen konnten.“ – Michael Nero, Direktor Account Management, Gräbel

Solutions:

• Treffen Sie sich sofort mit den wichtigsten Stakeholdern des Unternehmens, um Optionen zu besprechen
• Alle relevanten Spesenabrechnungen auf steuerbefreite Artikel untersucht
• Umklassifizierte und umkodierte Ausgaben für Haushaltswaren

 

Sofortige Kosteneinsparungen realisieren

Graebel identifizierte 145 Haushaltsartikel-Positionen mit einem Gesamtwert von mehr als 510,000 USD, die für 2017 neu kodiert und neu klassifiziert wurden. Als Ergebnis sparte die Versicherungsgesellschaft rund 275,000 USD an Abzügen, was sich als bedeutend erwies, um dem Mobilitätsprogramm zu helfen, sein Jahresbudget zu erfüllen die Last-Minute-Überarbeitung des Steuergesetzes. Da Graebel zudem den Großteil der Rekodierung übernahm, blieb dem internen Team des Kunden Überstunden während der Ferienzeit erspart.

Die neue Partnerschaft zwischen Graebel und dem globalen Versicherungsunternehmen wächst weiter. Vor dem Projekt vertraute der Kunde Graebel vor allem bei den täglichen Transaktionsaufgaben. Jetzt umfasst die Partnerschaft mehr strategieorientierte Treffen und Initiativen in der Hoffnung, dass das Team die globales Mobilitätsprogramm, egal ob es darum geht, wichtige Informationen zu erfassen, um die Entscheidungsfindung zu vereinfachen, Kosteneinsparungen aufzudecken oder zu identifizieren
neue Möglichkeiten.

„Wir waren beeindruckt von der Schnelligkeit und Flexibilität von Graebel bei diesem Projekt. Alles in allem haben wir das Projekt durch die Zusammenarbeit in weniger als zwei Wochen abgeschlossen. Und jetzt können wir uns mehr denn je auf Gräbel verlassen.“– Global Mobility Supervisor, Fortune 100 Versicherungsgesellschaft

Ergebnisse:

• Der Kunde hat ungefähr 275,000 USD gespart
• Überzeugter Kunde, dass es andere steuerliche Einsparmöglichkeiten gibt
• Das Mobility-Team des Kunden musste während der Ferien keine Überstunden machen

 

Sicherstellung erfolgreicher Umzüge weltweit

Als großer Versicherungsanbieter für Zehntausende von Einzelpersonen, Familien und Unternehmen verlegt unser Kunde jedes Jahr etwa 1,500 Mitarbeiter. Sein 10-köpfiges Global Mobility-Team verwaltet eine Vielzahl von alltäglichen Umzugstransaktionen, Herausforderungen und Strategien – in enger Zusammenarbeit mit Human Resources, Talent Management, Payroll und anderen internen Teams.

Im Jahr 2017 hat unser Kunde eine Partnerschaft mit Graebel um bei der Entwicklung und Umsetzung von neuen zu helfen Globale Mobilitätsstrategien, beschleunigen und vereinfachen alltägliche Umzugsaufgaben, bieten Orientierung und mehr.

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