Effektive Business Traveller Programme: Graebels zweite AMA Session auf Slack

Im Juni 2020 hat Gräbel eine neue Slack-Community für interne Mobilitätsprofis geschaffen, die einzigartig ist. Die Peer-to-Peer-Plattform, die bisher über 200 Mitglieder hat, ermöglicht einen kontinuierlichen Ideenaustausch und Dialog über Branchenthemen und -entwicklungen sowie die Erweiterung der virtuellen Networking-Möglichkeiten weltweit.

Aufbauend auf der seit dem Start entstandenen Dynamik befasste sich Gräbels zweite Ask-Me-Anything (AMA) Slack-Session kürzlich mit dem Thema Geschäftsreisende – ein Bereich, der im Zuge der globalen Pandemie viele Debatten und Diskussionen entfacht hat.

Um die Sitzung zu moderieren, engagierte Graebel Fachexperten Terri Teuscher, Leitender Mobilitätsspezialist bei KONE. Mit einer Fülle von Branchenkenntnissen berät Teuscher in Fragen der globalen Mobilität in Bezug auf Steuern, Einwanderung, Gehaltsabrechnung und Programmmanagement. Während einer einstündigen Sitzung konnten die Teilnehmer Teuscher alles fragen, was sie zum Thema Geschäftsreisende wollten. Gepostete Fragen wurden in Echtzeit über einen Textdialog auf dem Bildschirm beantwortet, wobei sich sehr konkrete und relevante Anleitungen ergaben, wie die verschiedenen Herausforderungen im Zusammenhang mit Geschäftsreisen und anderen Mobilitätsproblemen am besten angegangen werden können.

Compliance und Eigentum

Teuscher erklärte zunächst, dass eine starke Compliance-Kultur für die Einrichtung eines effektiven Programms für Geschäftsreisende von entscheidender Bedeutung ist. Im Wesentlichen, sagte sie, „ein Programm für Geschäftsreisende is eine Compliance-Funktion; sein einziger [Zweck] besteht darin, die mit Geschäftsreisen verbundenen Einwanderungs-, Steuer- und Sicherheitsrisiken zu mindern.

Auf die Frage, ob die Unterstützung eines leitenden Sponsors notwendig sei, um die Einhaltung der Vorschriften für Geschäftsreisende durchzusetzen, schlug Teuscher vor, dass dies weniger eine Frage der Durchsetzung als vielmehr eine Frage des Eigentums sei. Eigenverantwortung, sagte sie, hilft dabei, Rollen und Verantwortlichkeiten festzulegen, was den Weg für eine gute Compliance ebnet. Innerhalb verschiedener Organisationen kann der Besitz des Geschäftsreiseprogramms mit verschiedenen Funktionen verbunden sein, einschließlich Unternehmensrisiko, Sicherheit und Prämien. Aber der primäre Ort ist die globale Mobilität, die laut Teuscher von den meisten Menschen erwartet und gewünscht wird.

Das Wichtigste, fügte sie hinzu, sei, dass die Eigentumsverhältnisse „an der Spitze von den Führern klar definiert werden“. Diese Klarheit versetzt Matrix-Manager in die Lage, „die Rolle zu verstehen, die [sie] spielen müssen“, um die Ziele eines Programms zu erreichen, „was die Einführung … einfacher macht“.

Verfolgung von Geschäftsreisenden

Als nächstes sprachen die Teilnehmer das Problem der Nachverfolgung von Geschäftsreisenden an, was für Unternehmen oft eine große Herausforderung darstellt. Insbesondere mehrere Reisesysteme oder ein dezentrales Geschäftsreisemanagement können zu suboptimalen Tracking-Ergebnissen führen.

Um den Prozess zu verbessern, ist die Kontrolle der Datenpunkte entscheidend. Die meisten Unternehmen nutzen Reisebuchungsseiten, auf die zugegriffen werden kann, um Informationen darüber zu erhalten, wer wohin und wie lange reist. „Wenn diese Daten bereinigt werden“, sagte Teuscher, „können diese Daten verwendet werden, um Bewegungen zu verfolgen“, wobei monatliche Berichte dabei helfen, festzustellen, ob sich das Geschäftsreisevolumen den internen Steuerschwellen nähert.

Aber trotz Richtlinienvorgaben buchen nicht alle Mitarbeiter ihre Reisen über diese Websites und Systeme. Die Teilnehmer waren sich einig, dass die Zustimmung von Führungskräften daher der Schlüssel zur Schaffung des ist Governance und Konsistenz erforderlich, um genaue Tracking-Daten bereitzustellen. Teuscher schlug auch vor, Kreditkarten- und Spesenabrechnungen zu verwenden, um die Bewegungen von Geschäftsreisenden zu verfolgen, während die Kommunikation mit externen Reisepartnern und Sicherheitsanbietern, wie z International SOS, kann maßgeblich zur Erhöhung der Sichtbarkeit beitragen.

Geschäftsreisen und COVID-19

Als Reaktion auf die globale Pandemie mussten Unternehmen auf der ganzen Welt Geschäftsreisen und Auslandsentsendungen im Jahr 2020 verschieben. Teuscher erklärte, dass KONE, wie viele andere, „Geschäftsreisen noch nicht wieder aufgenommen“ habe, sagte aber, sie habe einen Anstieg der Nicht- Auslandsreisen, wobei die Menschen „zu diesem Zeitpunkt offener für einen Umzug im Inland sind“.

Andere Teilnehmer bemerkten, dass COVID-19 zu Fällen von unseriösen Geschäftsreisen geführt habe, bei denen „Menschen in sicherere Häfen jetten“ und „außerhalb des Radars“ bei „Stealth-Einsätzen“ im Jahr 2020 „operieren“. Teuscher erinnerte daran, dass „Remote-Arbeiten nicht sind das gleiche wie von zu Hause aus arbeiten“ und warnte davor, dass jede Anfrage nach Unterstützung bei Geschäftsreisen „für mehr als 15 Tage … ein Warnsignal ist“.

Insgesamt wurde klar, dass Geschäftsreisen stark davon überzeugt sind werden wir erholen Sie sich von den Ereignissen dieses Jahres. Aber es wird anders, und es kann dauern. Das Beste, was Unternehmen in dieser Zeit tun können, ist laut Teuscher, interne Schritte zu unternehmen, um ein solides Compliance-Framework aufzubauen und ihre Bemühungen mit anderen Unternehmen zu vergleichen. Nur so stellen sie sicher, dass ihre Geschäftsreiseprogramme auch in Zukunft zielführend sind.

Mehr erfahren

Während dieser zeitgerechten und ansprechenden Sitzung wollten die Teilnehmer alle möglichen Probleme und Erkenntnisse im Zusammenhang mit Geschäftsreisenden hören. Steuern, Einwanderung und Politikformulierung waren nur einige der behandelten Themen. Teuschers Antworten auf konkrete Fragen und die anschließenden Diskussionen sind vollständig unter zu finden insidemobility.slack.com.

Sie können unserer insideMOBILITY Slack-Gruppe beitreten und sich über zukünftige AMA-Sitzungen informieren, hier. Graebel bietet auch umfassendere Unterstützung bei Programm-Benchmarking und -Leistung sowie fachkundige Anleitung zu bestimmten Projekten.