Navigieren in der Europäischen Union, überarbeitete Richtlinie für entsandte Arbeitnehmer: Fragen und Antworten mit Daida Hadzic von KPMG

Blogbeitrag für EU-entsandte Arbeitnehmer mit Daida Hadzic.

 

Die anhaltende Mobilität der Arbeitskräfte innerhalb der Europäischen Union (EU) hat bei der Definition und dem Schutz entsandter und lokaler Arbeitnehmer zu Herausforderungen geführt. Unternehmen mit entsandten Arbeitnehmern – allgemein bekannt als Arbeitnehmer, die zur Erbringung von Dienstleistungen für einen begrenzten Zeitraum in einen EU-Mitgliedstaat entsandt werden – müssen bestimmte Mindestbeschäftigungsbedingungen des Gastlandes erfüllen.

 

Während die EU-Bestimmungen für entsandte Arbeitnehmer bis ins Jahr 1996 zurückreichen, hat es sich als schwierig erwiesen, die Einhaltung durch 27 EU-Mitglieder sicherzustellen, und globale Unternehmen kämpfen mit Reputationsrisiken und der Komplexität verschiedener Arbeitsgesetze in den Mitgliedsländern. Aus diesem Grund wird im Juli 2020 die überarbeitete EU-Entsenderichtlinie umgesetzt, um den gleichen Lohn für die gleiche Arbeit am gleichen Arbeitsplatz besser zu gewährleisten.

 

Aber was bedeuten die neuen EU-Vorschriften für das Management Ihrer weltweiten Belegschaft und Entsandten?

 

Wir haben Daida Hadzic, Direktorin des EU-Steuerzentrums KPMG, gebeten, ihre Expertenperspektive zur aktualisierten Richtlinie und praktischen Schritten zu teilen, wie Mobilitätsexperten ihre Unternehmen heute auf die bevorstehenden Veränderungen vorbereiten können.

 

Welche Verpflichtungen bestehen derzeit für Unternehmen mit entsandten Arbeitnehmern in einem EU-Land?

Um den aktuellen Anforderungen gerecht zu werden, müssen Unternehmen vier Standards erfüllen:

• Arbeitsrechtliche Anforderungen. Unternehmen müssen die Arbeitsgesetze des Gastlandes befolgen, einschließlich Mindestlohn, Höchstarbeitszeit, Jahresurlaub, Gesundheit und Sicherheit sowie Antidiskriminierung.
• Unternehmen müssen ihre entsandten Arbeitnehmer bei den zuständigen Behörden des Aufnahmelandes anmelden. Dazu gehört die Weitergabe von Informationen wie Beginn und Ende der Arbeit des Arbeitnehmers im Gastland und die Art der Arbeit.
• Unternehmen sind verpflichtet, Unterlagen wie Arbeitsverträge, Auftragsschreiben, Gehaltsabrechnungen und Stundenzettel vorzulegen. Diese Dokumentation ist für eine bestimmte Zeit aufzubewahren.
• Ernennung eines Vertreters. Ein Unternehmen muss einen Vertreter im Gastland haben. Der Vertreter ist der Hauptansprechpartner für Behörden- und Prüfungszwecke und ist für die Führung von Unterlagen zu jedem entsandten Arbeitnehmer verantwortlich.

 

Wann und warum wurden die EU-Richtlinien für entsandte Arbeitnehmer eingeführt?
Ein Rechtsrahmen zur Gewährleistung eines fairen Wettbewerbs und zum Schutz der Rechte entsandter Arbeitnehmer wurde ursprünglich 1996 mit der EU-Entsenderichtlinie geschaffen. Die EU hat 2014 die Durchsetzungsrichtlinie verabschiedet, um die praktische Anwendung der ursprünglichen Richtlinie zu stärken, Unternehmen an der Umgehung der Vorschriften zu hindern, gemeinsame Haftungsstandards für Unterauftragnehmer festzulegen und Maßnahmen zur Inspektion, Überwachung und zum Austausch von Informationen über entsandte Arbeitnehmer einzuführen.

 

Was treibt die überarbeitete Richtlinie im Juli 2020 an und warum ist sie wichtig?

Angesichts der ständig steigenden Arbeitskräftemobilität in der EU schaffen die aktuellen Anforderungen an die Einhaltung der Arbeitnehmerentsendung eine schwierige Landschaft. Angesichts des Mangels an Konsens über die Umsetzung, Durchsetzung von Regeln und klaren Definitionen auf dem heutigen Arbeitsmarkt können die ursprünglichen Ziele eines fairen Wettbewerbs und des Schutzes der Rechte entsandter Arbeitnehmer mit den derzeitigen Regeln nicht in zufriedenstellendem Maße erreicht werden. Daher hat die EU neue, klarere Regeln definiert, um die aktuellen Mobilitätspraktiken und -muster zu leiten.
Was wird voraussichtlich gleich bleiben und sich durch die überarbeitete EU-Entsenderichtlinie ändern?

Unternehmen müssen ihre entsandten Arbeitnehmer weiterhin bei den zuständigen Verwaltungsbehörden im Gastland anmelden, die Kernbedingungen für lokale Arbeitskräfte erfüllen, Unterlagen aufbewahren und einen Vertreter ernennen.

 

Die überarbeitete Richtlinie zielt auf wesentliche Änderungen in drei Schlüsselbereichen ab:

• Zeitlimit für die Veröffentlichung. Die überarbeitete Richtlinie legt Fristen für die Berücksichtigung als entsandter Arbeitnehmer fest. Derzeit gibt es keine maximale Dauer. Es wird im Allgemeinen nur als vorübergehend verstanden und das kann in verschiedenen Ländern sehr unterschiedliche Dinge bedeuten. Nach der neuen Richtlinie können Arbeitnehmer für bis zu 12 Monate in ein anderes EU-Land entsandt werden. Müssen entsandte Arbeitnehmer länger als ein Jahr bleiben, müssen ihre Unternehmen dies konkret begründen, um eine sechsmonatige Verlängerung zu genehmigen. Bei einer längeren Entsendung gelten erweiterte Beschäftigungsbedingungen im Gastland.
• Mindestlohnniveaus. Gemäß der Richtlinie von 1996 mussten Unternehmen im Gastland Mindestlohnsätze einhalten. Dies wird als Grundgehalt verstanden. Jetzt müssen Unternehmen alle obligatorischen Vergütungselemente prüfen, die Boni, Abfindungen usw. sein können. Jedes EU-Mitglied hat eine andere Vergütung, daher müssen Unternehmen jedes Land recherchieren, um die Einhaltung sicherzustellen.
• Umsetzung von Vorschriften. Um die Einhaltung der neuen Vorschriften zu fördern, hat die EU die Europäische Arbeitsbehörde (ELA) gegründet. Neben ihrer Funktion als Wissenszentrum für die überarbeitete Richtlinie wird die ELA gemeinsame Arbeitsinspektionen ermöglichen, um die Einhaltung von Registrierungsanforderungen und -bedingungen wie Gehaltsniveau, Urlaubsgeld, Krankenstand, unbezahlte Sozialversicherungsbeiträge und Falschbuchungen sicherzustellen. Wenn Unternehmen bei diesen Untersuchungen nicht konform sind, können Länder finanzielle Sanktionen verhängen. Zusätzlich zu den potenziellen finanziellen Auswirkungen wird die Nichteinhaltung der Anforderungen an entsandte Arbeitnehmer mit „Sozialdumping“ in Verbindung gebracht, der Unterbietung lokaler Arbeitskräfte durch billigere ausländische Arbeitskräfte. Dies könnte den Ruf eines Unternehmens und damit zukünftige Geschäftsmöglichkeiten stark beeinträchtigen.

 

Was müssen die Briten bei der bevorstehenden Richtlinie angesichts des Brexits beachten?

Ab sofort hat der Brexit keine Auswirkungen auf die neue Richtlinie. Für britische Unternehmen, die Arbeitnehmer in EU-Länder entsenden, gelten weiterhin Registrierungspflichten. Darüber hinaus hat das Vereinigte Königreich kein Registrierungssystem für entsandte Arbeitnehmer in seinem Land, und es scheint nicht geplant, es zur Verfügung zu stellen.

 

Welche Schritte sollten Mobilitätsfachleute jetzt unternehmen, um sich auf die überarbeitete Richtlinie vorzubereiten?

Während die Details gegen Juli klarer werden, gibt es drei Dinge, die Mobilitätsexperten jetzt tun können:

• Analysieren Sie das aktuelle Risiko und den Grad der Compliance. Sehen Sie sich die Daten Ihres Unternehmens an, um den aktuellen Stand zu verstehen und Ihre Entsendeverträge zu überarbeiten. Bestimmen Sie, wie viele entsandte Arbeitnehmer Ihr Unternehmen in der EU hat, in welchen Gastländern sie sich befinden und wie konform Sie mit den geltenden Vorschriften in jedem EU-Mitgliedsland sind, sowohl in Bezug auf die Registrierung als auch auf die Beschäftigungsbedingungen. Wenn Sie beispielsweise langfristige Entsendungen haben, überlegen Sie, wie sich die neue Richtlinie auf Ihre Arbeitnehmerpakete, Verbindlichkeiten usw. auswirkt. Diese Übung könnte Sie dazu inspirieren, Ihre Geschäftsmodelle für entsandte Arbeitnehmer zu überdenken.
• Binden Sie Entscheidungsträger und Stakeholder ein. Arbeiten Sie mit den Entscheidungsträgern Ihres Unternehmens zusammen, um Ihre Mobilitätsstrategien, Geschäftsanforderungen und identifizierten Risiken zu bewerten und sicherzustellen, dass Prozesse und Systeme vorhanden sind, um die Registrierungs- und arbeitsrechtlichen Anforderungen zu erfüllen. Legen Sie außerdem fest, wer im Unternehmen für die Verwaltung der Prozesse und Anforderungen im Zusammenhang mit der Richtlinie verantwortlich ist. Es kann ein Team oder eine Einzelperson sein.
• Verstehen Sie die Definitionen des Gastlandes. Grauzonen bleiben bei der überarbeiteten Richtlinie bestehen. Beispielsweise gelten Geschäftsreisende, die sich ausschließlich zu Besprechungen und Konferenzen in einem EU-Land aufhalten, in der Regel nicht als entsandte Arbeitnehmer. Einige EU-Länder haben solche Geschäftsreisenden jedoch als potenzielle entsandte Arbeitnehmer gekennzeichnet. Um finanzielle Risiken und Reputationsrisiken zu vermeiden, verstehen Sie die lokalen Gesetze und Definitionen der Gastländer und richten Sie die Praktiken Ihres Unternehmens entsprechend aus. Im Zweifelsfall ist es immer besser, Ihre Arbeitnehmer, die möglicherweise in ein EU-Land reisen, zu registrieren und sich zurückzuziehen, sobald Sie besser wissen, wie das Gastland einen entsandten Arbeitnehmer definiert.

 

Welche Ressourcen oder Unterstützung stehen Mobilitätsexperten zur Verfügung, um diese Veränderungen zu bewältigen?

Es gibt drei Ressourcen, auf die ich Mobilitätsexperten hinweisen würde:

• Europäische Arbeitsbehörde. Dies ist die zentrale Behörde und Hauptquelle für die Bereitstellung von Informationen über die überarbeitete Richtlinie. Es enthält möglicherweise noch nicht alle Details wie die Entlohnung für jedes Land, aber schauen Sie nach, wenn vor der Juli-Richtlinie weitere Informationen verfügbar sind.
• Kommission der Europäischen Union. Als Entscheidungsgremium der EU wird die Website der Kommission die überarbeitete Richtlinie genau verfolgen und Ressourcen bereitstellen, um Unternehmen bei der Anpassung an die neuen Änderungen zu unterstützen.
• Lokale Arbeitsbehörden. In Kontakt mit den örtlichen Arbeitsbehörden zu bleiben, ist der beste Weg, um die Vorschriften der einzelnen Länder und den Stand der Dinge zu erfahren. Diese Verbindungen helfen Mobilitätsfachleuten dabei, bestimmte Bedingungen zu lernen und wenn Vorschriften in mehreren Sprachen außerhalb der Sprache des Gastlandes aufgeführt sind.

 

Über die Autorin: Daida Hadzic, Direktor des EU-Steuerzentrums von KPMG, bringt mehr als 15 Jahre Erfahrung im internationalen Recht für mobile Arbeitskräfte und Steuern mit, um das globale Kundennetzwerk des Unternehmens zu beaufsichtigen. Zuvor arbeitete sie bei den dänischen Ministerien, der Europäischen Kommission und der dänischen Rentenbehörde. Sie hat einen Bachelor- und einen Master-Abschluss der Universität Kopenhagen in Anglistik und Wirtschaftswissenschaften. Sie hat auch einen Bachelor-Abschluss in Rechtswissenschaften der University of Southern Denmark. Daida hat seinen Sitz in den Niederlanden.