4 Schritte zur Überbrückung der RFP-Lücke zwischen globaler Talentmobilität und Beschaffung

Best Practices zur Gewährleistung der Zusammenarbeit und eines erfolgreichen Ergebnisses

Wie können Global Talent Mobility und Procurement eine gemeinsame Basis finden und im Request for Proposal (RFP) Entwicklungsprozess für die Auswahl einer Relocation Management Company (RMC) oder eines anderen Mobilitätsdienstleisters eine Gleichberechtigung erhalten? Das ist nicht immer einfach, denn die jeweiligen Rollen und Bedienstile dieser beiden Funktionen unterscheiden sich deutlich.

Globale Talent Mobility-Programme wurden entwickelt, um Menschen und Teams auf der ganzen Welt zu bewegen, um die Unternehmensziele und -ziele zu unterstützen. Ihre Erfolgsmaßstäbe sind in erster Linie qualitativ. Zum Beispiel ist die Zufriedenheit des Mitarbeiters und seiner Familie äußerst wichtig, wenn es darum geht, ein „außergewöhnliches Erlebnis“ zu erzielen; ebenso wie die Fähigkeit des Mitarbeiters, sich schnell und produktiv in seine neue Aufgabe zu integrieren.

Im Gegensatz dazu besteht die institutionelle Aufgabe der Beschaffung darin, sicherzustellen, dass hochwertige Waren und Dienstleistungen zu den niedrigsten Kosten und zu den besten Konditionen eingekauft werden. Erfolgsmaßstäbe des Einkaufs sind daher in erster Linie quantitativ: Reduzierung der Kosten pro Umzug im Fall von Global Talent Mobility.

Es ist jedoch wichtig, dass diese beiden Unternehmensfunktionen zusammenarbeiten und sich zu einem Prozess verpflichten, der die Prioritäten beider in einer Weise ausbalanciert, die der Organisation und ihrem wichtigsten Kapital – ihren Mitarbeitern – am besten dient.

In diesem Artikel beschreiben wir, wie Sie dies aus Sicht des Mobility-Teams erreichen können – und Sie erfahren, wie Sie während des RFP-Prozesses mit dem Einkauf interagieren sollten.

 

Allgemeine versus kategorisierte Beschaffungsprofis – Was ist der Unterschied?

Abhängig von der Organisation (und im Allgemeinen ihrer Kultur, Größe und/oder Komplexität) kann Mobility mit zwei Arten von Beschaffungsexperten zusammenarbeiten, die beide gleichermaßen auf analytische und Datenfunktionen ausgerichtet sind:

• Generalist Manager im Einkauf verfügen über umfassende Kenntnisse im Beschaffungs- und RFP-Prozess, sind jedoch Generalisten, wenn es um Unternehmensfunktionen geht. Sie bewegen sich organisationsweit von Projekt zu Projekt.
• Einkaufskategoriemanager über das gleiche Fachwissen verfügen, aber auch über eine tiefere Vertrautheit mit bestimmten Unternehmensfunktionen, Dienstleistungen und/oder Produktlinien verfügen. Oft haben sie in diesen Funktionsbereichen schon einmal an Beschaffungsangelegenheiten gearbeitet.

Der Vorteil der Zusammenarbeit mit einem Procurement Category Manager (der häufig auf die HR-Funktion spezialisiert ist) besteht darin, dass seine Expertise in Global Talent Mobility den in Schritt Eins (unten) beschriebenen Schulungs- und Einarbeitungsprozess verkürzen kann.

 

Die Quelle der Herausforderung

In einem kürzlich erschienenen insideMOBILITY® Digital Webinar Zu diesem Thema haben wir Global Mobility-Führungskräfte nach den Ursachen ihrer Herausforderungen bei der Zusammenarbeit mit dem Einkauf in ihren Organisationen befragt. Die Ergebnisse sind im Folgenden zusammengefasst:

 

Zwei der drei Top-Antworten verweisen auf das fehlende Verständnis der jeweiligen Funktionen, Prozesse und Methoden. Die Zahlen deuten darauf hin, dass Mobility die Prozesse und Methoden, die der Einkauf einhalten muss, nicht versteht oder vielleicht schätzt. Umgekehrt kann es vorkommen, dass der Einkauf den Zweck, die Prozesse und die Erfolgsmaßstäbe von Mobility nicht versteht oder anerkennt.

Darüber hinaus ist Mobility, wie in der zweitbeliebtesten Antwort erwähnt, oft frustriert, weil sich der Einkauf auf die Gesamtkosten konzentriert. Das sollte nicht überraschen – Mobility sollte immer daran denken, dass der Einkauf damit beauftragt ist, für jede größere Unternehmensausgabe den besten Wert zu erzielen. Sie müssen einen quantifizierbaren Mehrwert für neue Ausgabenniveaus nachweisen.

Deshalb ist es die Aufgabe von Mobility, zusätzliche Daten und Argumente auf den Tisch zu bringen. Schließlich sollten Global Mobility-Programme auch quantitativ ausgerichtet sein und Daten erfassen und überwachen, die weit über die Kosten hinausgehen und Faktoren wie Servicequalität und Mitarbeiterzufriedenheit umfassen, um nur zwei zu nennen.

 

Schritt eins – einander verstehen

Die zweite Tabelle (unten) des Webinars enthält die allgemeinen Parameter des Informationsaustauschs, der vor der Entwicklung der Ausschreibung für Mobilitätsdienste stattfinden muss. Sobald diese Informationen festgelegt und klar verstanden sind, können Mobilität und Beschaffung „Zonen möglicher Vereinbarung“ erstellen, die zweite Spalte, die gemeinsam vereinbarten Parameter, die den RFP und den Auswahlprozess leiten werden.

 

Ebenso wichtig in diesem gegenseitigen Rollenverständnis ist die Aufklärung des Einkaufs über die Strategie der Mobilitätsfunktion. Die Entwicklung von Zielen und Zielsetzungen für das Mobilitätsprogramm und die gemeinsame Nutzung des „Return on Mobility“ (ROM) und des Wertes seiner Funktion für die Beschaffung ist entscheidend, um ihre Zustimmung zu erhalten. Als Partner während eines RFP-Prozesses zeigt ihnen dieser Ansatz, dass eine logische Weiterentwicklung von strategischen Schritten, ROM-Metriken und -Analysen sowie Überlegungen zur Einbindung von Interessengruppen werden das Mobilitätsprogramm und den RFP-Prozess verbessern, um ihn auf Erfolg zu bringen.

 

Schritt zwei – Bereiten Sie sich auf das Engagement vor

Nachdem Mobility sich mit dem Einkauf über die Strategie der Funktion, Prozesse, Tools, Rollen und andere Elemente des RFP-Prozesses verständigt hat, ist es an der Zeit, Informationen zu sammeln, die in den Prozess einfließen. Es ist wichtig, in dieser Hinsicht proaktiv zu sein, um in diesem Prozess mit dem Einkauf auf Augenhöhe zu bleiben. Um diese Informationen zusammenzustellen, muss Mobility möglicherweise andere Interessengruppen im gesamten Unternehmen einbeziehen, darunter:

• Finanzen – um Scoring- und Kostendaten in Bezug auf Mobilitätsausgaben zu erhalten
• Informationstechnologie - um aktuelle Managementplattformen und die IT-bezogenen „Must-haves“ zu überprüfen, die der Lieferant erfüllen muss
• Talententwicklung und Key Business Units – um zu bestimmen, ob Richtlinien gestrafft oder überarbeitet werden sollten, und um bevorstehende Expansions- oder Konsolidierungspläne des Unternehmens zu überprüfen, die sich auf die Mobilitätsaktivitäten auswirken würden

 

Schritt drei – Stellen Sie Ihre Informationen zusammen

Mobility sollte nicht nur die Art der Kosteninformationen antizipieren, die der Einkauf sehen möchte, sondern auch die zusätzlichen Informationen, die er dem Mix hinzufügen möchte, wie zum Beispiel:

• Mobilitätsvolumen, Vermittlungsquote, Zufriedenheitswerte, Auftragserledigung sowie Anzahl und Kosten von Eskalationen
• Der Umfang der derzeit bestehenden Mobilitätsdienste und alle Pläne, diese Dienste zu erweitern oder zurückzuziehen
• Service-Level-Erwartungen und tatsächliche Bewertungen sowie die Methoden zum Sammeln und Verwalten dieser Daten
• Der systematische und strategische Ansatz, eine außergewöhnliche Mitarbeitererfahrung zu schaffen, um Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten, indem man sich auf „Momente, die zählen“
• Die potenziellen finanziellen Auswirkungen eines fehlgeschlagenen Auftrags, damit die Beschaffung die Folgen von Sparmaßnahmen und Risiken bei unterdurchschnittlichen Dienstleistern besser einschätzen kann
• Dealbreaker im Auswahlprozess und die Eigenschaften eines RMC- oder Mobility-Dienstleisters, die ihn inakzeptabel oder unqualifiziert machen würden

 

Schritt vier – widmen Sie dem Prozess die nötige Zeit

Bei all dem ist es für Mobility wichtig, engagiert zu bleiben und sich die Möglichkeit zu bewahren, die Sprache der Ausschreibung und während des gesamten Auswahlprozesses selbst zu berücksichtigen. Dies ist nicht die Zeit, die Dinge an den Einkauf zu übergeben. Das mag verlockend sein, denn für Mobility ist der RFP-Prozess eine zusätzliche tägliche Aufgabe, während für den Einkauf diese Arbeit ihre Hauptaufgabe ist.

Mobility muss bis zum Abschluss – der Auswahl des RMC oder Mobility-Servicepartners – so weit wie möglich eingebunden werden. Für ein erfolgreiches Ergebnis muss sich die Mobilität an diesem Grundsatz orientieren:

Schaffen Sie einen informationsreichen, kollaborativen Ton und Prozess, in dem Mobilität und Beschaffung bei voller Transparenz an einem Strang ziehen.

Wir können Ihnen helfen, Ihren internen RFP-Prozess mit unserem RFP-Toolkit abzuwägen, das Discovery-Fragen zur Bewertung Ihrer Bedürfnisse, eine Scorecard und ein Kosteneinsparungstool umfasst und ein Preisraster. Jeder dieser Artikel kann an Ihre individuellen Geschäftsziele angepasst werden. Kontaktieren Sie uns um mehr zu erfahren.