Einblicke teilen, Erfahrungen verbessern: insideMOBILITY Asia

Kosteneinsparungen, die die Mitarbeitererfahrung nicht opfern

Zum Auftakt des zweiten Tages der insideMOBILITY Asia, Graebel's Katrin Razzano begrüßte die Teilnehmer zu einem interaktiven Workshop zur Kostensenkung bei gleichzeitiger Aufrechterhaltung einer hohen Mitarbeitererfahrung.

Die Veranstaltung begann mit einer Umfrage, um festzustellen, ob die Teilnehmer von der Führung aufgefordert wurden, die Kosten ihres Mobilitätsprogramms zu senken. 47 % der Befragten antworteten: „Ja, ich muss die Kosten senken“, 47 % sagten „noch nicht, aber ich rechne damit, gefragt zu werden“, und 5 % sagten: „Nein, ich erwarte nicht, gefragt zu werden“.

Wie Razzano bemerkte: „Wir befinden uns in der Sparsaison … aber der Kampf um Talente hört nicht unbedingt auf“. Die Herausforderung besteht daher darin, die Mobilitätsausgaben zu reduzieren, ohne die Mitarbeitererfahrung zu beeinträchtigen. Die Antwort, so Razzano, sei „wirklich klug und strategisch zu werden“, was durch die systematische Herangehensweise von Graebel an dieses Thema erreicht werden kann:

• Definieren Sie das ultimative Ziel: Dies kann je nach Art des Unternehmens und der Branche Kosteneinsparungen, Kostenvermeidung oder Umsatzbeschleunigung umfassen.
• Beteiligte identifizieren: wer ist von diesen Kosteneinsparungen betroffen; und welche Stakeholder sind in den Entscheidungsprozess eingebunden?
• Behalten Sie die Erfahrung bei: Bereiche identifizieren, in denen Kosteneffizienz ohne Auswirkungen auf die Mitarbeitererfahrung umgesetzt werden kann; definieren, was die Zufriedenheit/Unzufriedenheit der Mitarbeiter antreibt.
• Kosteneinsparungen etablieren: Priorisieren Sie die von Ihnen entwickelten Ideen und die Bereiche, in denen Kosteneinsparungen in das Mobilitätsprogramm integriert werden, basierend auf finanziellen Auswirkungen, Zeitrahmen und Aufwand.

Die Kontextualisierung und Kommunikation dieser Überlegungen ist von entscheidender Bedeutung. Dabei ist es wichtig, sich nicht auf das Was, sondern auf das Wie zu konzentrieren. „Wie erhalten Mitarbeiter die Leistung?“ fragte Razzano. „Wie verwenden sie es … und wie bewerten sie es?“ Durch die Befolgung dieser Bewertungsmethode, die durch Datenanalysen erheblich verbessert wird, werden Unternehmen besser verstehen, welche Vorteile/Erfahrungen sie anfassen können und welche nicht.

 

 

Im letzten Teil des Workshops folgten die Teilnehmer einer Prozesslandkarte/einem Arbeitsblatt (Erhalte deine Kopie, indem du der insideMOBILITY Slack Community beitrittst) und gemeinsame Erfahrungen und Erkenntnisse. Zu den vorgeschlagenen, kostensparenden Ideen mit geringer Wirkung gehörten: Neuverhandlung von Abonnements für Dienste, die durch die Pandemie überflüssig wurden; Begrenzung der Versandgewichtszuweisung für jüngere Beauftragte; und unter anderem die Messung der tatsächlichen Wohnkosten im Verhältnis zur Nutzung. Die Darstellung von Veränderungen als „Verbesserung basierend auf Mitarbeiter-Feedback“ hat sich auch als hilfreich erwiesen, um eine positive Kosteneinsparungs-Erzählung aufzubauen.

Virtuelle Aufgaben und Steuern

Next Up, Markus Amatya, Global Mobility Services Director bei PwC, und Katrin Razzano veranstaltete einen Workshop zu den Herausforderungen und Risiken im Zusammenhang mit virtuellen Aufgaben (VAs). Zur Einführung in das Thema betrachtete Razzano die Terminologie virtueller Aufgaben und erklärte, dass es noch keine etablierten Definitionen für dieses relativ neue und sich entwickelnde Konzept gebe. Virtuelle Aufgaben überschneiden sich mit Konzepten wie Homeoffice (WFH) und Work from Anywhere (WFA), mit dem entscheidenden Unterschied, dass „Aufgaben“ geplant, genehmigt und dokumentiert werden.

Während der COVID-19-Pandemie ist das WFH-Modell für viele Unternehmen außer Kontrolle geraten, da Mitarbeiter im Rahmen neuer Fernarbeitsvereinbarungen in Städte oder sogar Länder umziehen. Diese neuen Legionen von WFA-Nomaden haben ihrerseits eine Vielzahl von Herausforderungen im Bereich Steuern und Compliance geschaffen.

Zwei kurze Publikumsumfragen bestätigten die Relevanz und Dringlichkeit dieses Themas. Im ersten Fall gaben 50 % an, dass ihr Unternehmen von ihnen verlangt oder erwartet, VA- und WFH-Programme zu besitzen und zu verwalten. Und im zweiten Fall gaben 88 % an, Compliance-Komplikationen mit Remote-VAs zu haben.

Um diese Probleme anzugehen, erinnerte Mark Amatya die Teilnehmer zunächst daran, dass durch VAs und WFH ein enormer Nutzen erzielt werden kann. "Das Mitnehmen", sagte er, "sollte nicht sein, dass dies zu komplex ist."

Amatya fasste dann die VA-Steuerfragen zusammen, die Unternehmen beachten müssen, wie unten dargestellt:

 

Das Wichtigste, sagte Amatya, sei kein One-Size-Fits-All-Ansatz. Es ist wichtig, VAs von Fall zu Fall und von Land zu Land zu behandeln. Schließlich müssen Unternehmen neue Richtlinien und Rahmenbedingungen entwickeln, um Fernarbeitsregelungen zu ermöglichen. In der Tat wird es besonders wichtig sein, den Mitarbeitern mehr Flexibilität bei der Art und Weise ihrer Arbeit zu geben, wenn der War for Talents wiederaufgenommen wird.

Technologien zur Aufgabenverwaltung

In der abschließenden Session der insideMOBILITY Asia, einer Podiumsdiskussion, moderiert von Graebels Meng Ziang Chy, diskutierten über ihre Erfahrungen mit Investitionen in und/oder Bauaufgabenmanagement-Technologien.

Während Daten das neue Öl sein könnten, ergab eine Eröffnungsumfrage, dass 42 % der Befragten keine formelle Technologieplattform zur Verwaltung ihres globalen Mobilitätsprogramms haben. In Anbetracht der Auswirkungen dieser Ergebnisse begann jedes Panelmitglied mit der Beschreibung der Technologieplattformen, die es derzeit verwendet.

Das Panel bestand aus Alf Carlesäter, ein leitender internationaler Personalleiter, Lynn Lee, APAC-Leiter für globale Mobilität bei Mars, Jessie Li, Global Mobility Manager bei Lenovo, und Thorsten Müller, Global Assignment Manager bei der Daimler AG.

Die Podiumsteilnehmer diskutierten dann den Prozess des Plattformwechsels, der nicht nur als Technologie beschrieben wurde. „Es geht um Change Management für das gesamte Unternehmen“, sagten sie. „Es ist ein herausfordernder Prozess, der neue Verhaltensweisen und Kulturen erfordert.“ Ein anderer Diskussionsteilnehmer stimmte dem zu und sagte, dass „Implementierung nie einfach ist“ und dass Systemänderungen immer an den Zielen einer Organisation ausgerichtet werden müssen.

Eine zweite Umfrage ergab, dass 77 % der Teilnehmer Technologie hauptsächlich für die interne Berichterstattung von Interessengruppen und das Fallmanagement verwenden, und nur 23 % nutzen sie als eine einzige Plattform, um Informationen über Beauftragte bereitzustellen.

Die Podiumsteilnehmer waren sich einig, dass der Single-Plattform-Ansatz der Schlüssel zur Zentralisierung und Konsolidierung von Daten ist, der hilft, Silos aufzubrechen und Möglichkeiten für bessere Analysen und ein tieferes Verständnis zu bieten. Nur so wird die globale Mobilität in der Lage sein, durch Daten eine überzeugende Geschichte zu erzählen und „einen Platz am Tisch zu bekommen“.

Die Aufzeichnung dieses Panels und anderer Sitzungsmaterialien finden Sie auf insideMOBILITY.slack.com.

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