Programmi efficaci per i viaggiatori d'affari: seconda sessione AMA di Graebel su Slack

Nel giugno 2020, Graebel ha creato una nuova community Slack per i professionisti della mobilità interna, unica nel suo genere. La piattaforma peer-to-peer, che conta ad oggi oltre 200 membri, consente uno scambio continuo di idee e un dialogo su temi e sviluppi del settore, oltre ad ampliare le opportunità di networking virtuale a livello globale.

Forte dello slancio generato sin dal lancio, la seconda sessione Slack di Graebel dedicata alla richiesta di qualsiasi cosa (AMA) ha recentemente affrontato il tema dei viaggiatori d'affari, un argomento che ha suscitato molti dibattiti e discussioni sulla scia della pandemia globale.

Per ospitare la sessione, Graebel ha arruolato un esperto in materia Terri Teuscher, Senior Mobility Specialist presso KONE. Con una vasta esperienza nel settore, Teuscher fornisce consulenza su questioni di mobilità globale relative a tasse, immigrazione, buste paga e gestione dei programmi. Durante una sessione di un'ora, i partecipanti hanno potuto chiedere a Teuscher qualsiasi cosa desiderassero sul tema dei viaggiatori d'affari. Le domande poste hanno ricevuto risposta in tempo reale tramite dialoghi testuali a schermo, con indicazioni concrete e pertinenti su come affrontare al meglio le diverse sfide legate ai viaggi d'affari e ad altre problematiche di mobilità.

Conformità e proprietà

Teuscher ha iniziato spiegando che una solida cultura della conformità è fondamentale per creare un programma efficace per i viaggiatori d'affari. In sostanza, ha affermato, "un programma per i viaggiatori d'affari is una funzione di conformità; il suo unico [scopo] è quello di mitigare” i rischi relativi all’immigrazione, alle tasse e alla sicurezza associati ai viaggi di lavoro.

Alla domanda se il supporto di uno sponsor esecutivo sia necessario per garantire la conformità dei viaggiatori d'affari, Teuscher ha risposto che si tratta meno di una questione di applicazione delle normative, quanto piuttosto di responsabilità. La responsabilità, ha affermato, aiuta a stabilire ruoli e responsabilità, aprendo la strada a una buona conformità. All'interno di diverse organizzazioni, la responsabilità del programma per i viaggiatori d'affari può essere attribuita a diverse funzioni, tra cui la gestione del rischio aziendale, la sicurezza e i premi. Ma la sede principale è la mobilità globale, che secondo Teuscher è il luogo in cui la maggior parte delle persone si aspetta e desidera vederla.

La cosa più importante, ha aggiunto, è che la responsabilità sia "chiaramente definita al vertice dai leader". Questa chiarezza consente ai manager della matrice di comprendere "il ruolo che devono svolgere" nel raggiungimento degli obiettivi di un programma, "il che rende l'adozione... più facile".

Monitoraggio dei viaggiatori d'affari

Successivamente, i partecipanti hanno sollevato la questione del monitoraggio dei viaggiatori d'affari, che spesso rappresenta una sfida importante per le aziende. In particolare, l'utilizzo di sistemi di viaggio multipli o la gestione decentralizzata dei viaggi d'affari possono portare a risultati di monitoraggio non ottimali.

Per migliorare il processo, il controllo dei dati è fondamentale. La maggior parte delle aziende utilizza siti di prenotazione viaggi, a cui è possibile accedere per ottenere informazioni su chi viaggia, dove e per quanto tempo. "Una volta ripuliti", ha affermato Teuscher, "questi dati... possono essere utilizzati per monitorare i movimenti", con report mensili che aiutano a determinare se i volumi di viaggi d'affari si stanno avvicinando alle soglie di tassazione interne.

Tuttavia, nonostante gli obblighi normativi, non tutti i dipendenti prenotano i propri viaggi tramite questi siti e sistemi. I partecipanti hanno concordato sul fatto che l'adesione dei dirigenti senior sia quindi fondamentale per creare la governance e coerenza necessario fornire dati di tracciamento accurati. Teuscher ha anche suggerito di utilizzare carte di credito e note spese per monitorare gli spostamenti dei viaggiatori d'affari, mentre la comunicazione con partner di viaggio esterni e fornitori di sicurezza, come International SOS, può contribuire notevolmente ad aumentare la visibilità.

Viaggi d'affari e COVID-19

In risposta alla pandemia globale, le aziende di tutto il mondo hanno dovuto sospendere i viaggi di lavoro e gli incarichi all'estero nel 2020. Spiegando che KONE, come molte altre, "non ha ancora ripreso i viaggi di lavoro", Teuscher ha affermato di aver notato un aumento dei viaggi all'estero, con le persone "più aperte al trasferimento a livello nazionale in questo momento".

Altri partecipanti hanno osservato che il COVID-19 ha portato a casi di viaggi d'affari non autorizzati, con "persone che si sono spostate in rifugi più sicuri" e "che hanno operato fuori dai radar" in "incarichi clandestini" nel corso del 2020. Teuscher ha ricordato che "il lavoro da remoto non è la stessa cosa che lavorare da casa", e ha avvertito che qualsiasi richiesta di supporto per viaggi d'affari "per più di 15 giorni... è un campanello d'allarme".

Nel complesso, è emerso chiaramente che c’è una forte convinzione che i viaggi d’affari andrete a Riprendersi dagli eventi di quest'anno. Ma sarà diverso e potrebbe volerci del tempo. La cosa migliore che le aziende possono fare in questo periodo, ha riflettuto Teuscher, è adottare misure interne per costruire un solido quadro di conformità e iniziare a confrontare i propri sforzi con quelli di altre aziende. Solo in questo modo potranno garantire che i loro programmi per i viaggiatori d'affari siano adatti allo scopo futuro.

Scopri di più

Durante questa sessione, puntuale e coinvolgente, i partecipanti hanno mostrato interesse per ogni genere di tematica e approfondimento legato ai viaggiatori d'affari. Fiscalità, immigrazione e formulazione di politiche sono stati solo alcuni degli argomenti trattati. La risposta di Teuscher a domande specifiche e le discussioni che ne sono seguite sono disponibili per intero all'indirizzo insidemobility.slack.com.

Puoi unirti al nostro gruppo Slack insideMOBILITY e scoprire le future sessioni AMA, Qui.Graebel offre inoltre un supporto più ampio in materia di benchmarking e performance del programma, nonché consulenza specialistica su progetti specifici.