Graebel integra los cupones de Uber para simplificar la gestión de los gastos de reubicación.
Lea el artículo aquí
4:42
Cinco áreas a considerar al incorporar el cumplimiento normativo en su programa de movilidad.
A medida que los empleos y los lugares de trabajo han evolucionado en los últimos años, también lo han hecho las maneras en que empleados y empleadores conciben dónde y cómo trabajan, y cómo se debe supervisar y gestionar ese trabajo. Con tantos escenarios laborales disponibles tras la COVID-19, no es de extrañar que el cumplimiento normativo se haya intensificado, superando la ya de por sí seria preocupación de los responsables de movilidad y los líderes de recursos humanos.
Imagina que algo así sucediera en su organización:
Una empresa canadiense asignó a una jefa de equipo de su oficina central la apertura de un nuevo centro de ventas regional en un país de Europa occidental. Como era ciudadana canadiense y podía viajar a Europa sin visado, aceptó la asignación. Al llegar, negoció el alquiler de una oficina y, en pocos meses, formó un equipo directivo local. Permaneció unos meses más para asesorar, capacitar y observar a los gerentes del equipo, así como para impulsar nuevas oportunidades de negocio.
Un día, sin embargo, recibió una notificación oficial del gobierno del país anfitrión informándole que no solo había excedido el tiempo permitido en el país, sino que también había realizado actividades ajenas al ámbito laboral que le autorizaba su visa de trabajo. Se le ordenó abandonar el país de inmediato y no se le permitiría regresar. Su empleador también corría el riesgo de enfrentar graves consecuencias.
Este escenario demuestra la importancia no solo de comprender el cumplimiento de las obligaciones legales durante la asignación de un empleado móvil, sino también de supervisar las actividades a lo largo de la asignación para evitar infracciones, cargos o multas cuantiosas.
Cinco áreas clave del cumplimiento de la normativa de movilidad
En cualquier momento dado, los empleados de una organización pueden trabajar fuera de la oficina de diversas maneras, incluyendo el teletrabajo y la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar. Más aún, el término "empleado móvil" puede tener distintos significados según la situación, como: viajero de corta duración, viajero de negocios de larga duración, empleado asignado a corto o largo plazo, trabajador transfronterizo o trabajador que busca un traslado permanente.
Cada una de estas situaciones laborales conlleva diversas consideraciones locales, regionales o nacionales (requisitos legales, de seguridad, de salud y médicos) y numerosas oportunidades para incumplir la normativa.
Las empresas de gestión de reubicaciones (RMC, por sus siglas en inglés), también conocidas como proveedores de reubicación, están excepcionalmente cualificadas y cuentan con los recursos necesarios para mantener a los empleados móviles en sus asignaciones y a sus organizaciones cumpliendo con las normativas en estas cinco áreas clave:
- Visa e inmigracion Los empleados asignados a trabajar en otro país necesitan contar con las visas y permisos necesarios para trabajar y residir en su nuevo lugar de residencia. Es posible que deban actualizarse si cambia la asignación, y que deban renovarse durante la misma si el período de trabajo previsto supera la duración habitual de la visa. Las empresas de gestión de registros (RMC) realizan un seguimiento de estos pasos cruciales, notifican a los empleados sobre las fechas límite de renovación y les proporcionan tiempo suficiente para su cumplimiento. Además, las RMC pueden integrar información de las herramientas de seguimiento empresarial de sus clientes para monitorear los viajes de entrada y salida del país, documentando esta actividad para garantizar el cumplimiento normativo en materia de visas y permisos.
- Impuestos Los empleados que se desplazan a destinos internacionales deben cumplir con las obligaciones fiscales locales. Las firmas contables que suelen gestionar estos asuntos para las grandes organizaciones deben estar al tanto de todos los detalles relativos al paquete de reubicación, la remuneración, los reembolsos, los viajes y las prestaciones del empleado. Como se describe con más detalle a continuación, la plataforma de gestión de movilidad de una empresa de gestión de movilidad actúa como repositorio de esta información y puede compartirla de forma segura con las partes interesadas clave cuando sea necesario.
- Programas de seguridad social/acuerdos de totalización – Los empleados también pueden estar obligados a cumplir con programas gubernamentales de seguridad social y redes de protección En ambos países, el de origen y el de destino, cuando corresponda. Los asuntos relacionados con la doble tributación suelen ser gestionados por el asesor fiscal de la empresa, basándose, en parte, en información crucial del RMC sobre los detalles específicos de la asignación de un empleado móvil.
- Seguro de salud La cobertura del plan de salud del empleador fuera del país de origen puede ser gestionada por una aseguradora o plan diferente en el país anfitrión o de destino. Los requisitos sanitarios de entrada pueden variar entre los distintos países anfitriones. Las empresas de gestión de riesgos médicos (RMC) pueden informar fácilmente a las aseguradoras correspondientes sobre las fechas de inicio y finalización de la cobertura de un empleado móvil, según su itinerario de viaje.
- Seguridad de los datos – Muchos países tienen leyes que exigen a las organizaciones mantener estándares mejorados de seguridad de TI para proteger la información de identificación personal (PII) de sus empleados que trabajan en ese país. Esto puede ser difícil de mantener al día si se tiene en cuenta que estos requisitos pueden cambiar de un país a otro. Los RMC se mantienen actualizados sobre estos mandatos y gestionan los registros de cada empleado móvil en un de forma segura y conforme a las normas.Recopilando únicamente la información de identificación personal necesaria y adoptando los mejores protocolos de seguridad.
La movilidad está en una posición única para supervisar el cumplimiento.
¿Por qué una RMC es el socio ideal para respaldar el cumplimiento normativo de los empleados móviles? La plataforma de gestión de movilidad de una RMC sirve como fuente de información fidedigna para cada asignación, ya que contiene datos e información relacionada para cada empleado, lo cual es fundamental para el cumplimiento normativo en todas las áreas mencionadas anteriormente.
Esta información debe fluir en ambas direcciones, entre el RMC y los socios de servicios designados por la organización (por ejemplo, contabilidad, impuestos, nóminas e inmigración). Esto permite que cada uno cumpla con su parte para mantener a la organización en cumplimiento y libera al departamento de recursos humanos y otros equipos de este trabajo detallado y laborioso.
Gracias a una información completa y precisa sobre la asignación de empleados móviles, almacenada de forma segura en un único lugar y mejorada mediante protocolos personalizados de importación y exportación de datos, el cumplimiento de las normas de movilidad se convierte en algo rutinario, lo que proporciona resultados predecibles y fiables.
Cumplimiento posterior a la pandemia
En el segundo trimestre de 2020, los empleados que se desplazaban por motivos laborales se vieron obligados a buscar alternativas para evitar los confinamientos previstos y se trasladaron a lugares donde se esperaba que estas restricciones fueran menos severas. Las empresas de gestión de reubicaciones trabajaron sin descanso para facilitar estos traslados y proporcionaron información en tiempo real sobre la ubicación de los empleados a las empresas y a sus socios de servicios fiscales y de inmigración.
En los meses siguientes, los empleados comenzaron a trabajar desde casa, y luego algunos trabajaban desde "cualquier lugar". Gracias a la experiencia de las RMC en la documentación de la ubicación de los empleados y sus sistemas para informar esta información a los socios de servicios tributarios y de inmigración, con frecuencia se recurría a las RMC para realizar un seguimiento de estos pasos en colaboración con el socio tributario y así evitar cualquier problema.
El papel cada vez más importante de la movilidad en el cumplimiento organizacional
Durante años, la movilidad se consideró una función transaccional, con muy poco reconocimiento de los beneficios que su experiencia podría aportar en términos de estrategia organizacional. El área de cumplimiento no fue una excepción. Pero La movilidad ha demostrado su valor. y ha estado a la altura de las circunstancias de maneras novedosas en los últimos años, a medida que el entorno empresarial internacional se ha vuelto más complejo e incierto. El apoyo al cumplimiento normativo en funciones críticas en toda la organización es una de las contribuciones nuevas más significativas.
Los miembros experimentados del equipo de Graebel están capacitados para ir más allá de las expectativas y están comprometidos a brindar movilidad centrada en las personas. Para obtener más información sobre cómo Graebel está excepcionalmente calificado para respaldar los aspectos relacionados con la movilidad de sus necesidades de cumplimiento, Contactar con nosotros para más información.
Sobre la autora
Recomendado
