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Cinq domaines à prendre en compte lors de l'intégration de la conformité à votre programme de mobilité
L'évolution des emplois et des lieux de travail ces dernières années a également modifié la façon dont les employés et les employeurs envisagent le lieu et les modalités de travail, ainsi que la manière dont ce travail doit être suivi et géré. Face à la multiplication des scénarios de travail suite à la COVID-19, il n'est pas surprenant que la conformité soit devenue une préoccupation majeure pour les responsables de la mobilité et les directeurs des ressources humaines.
Imaginez quelque chose comme ça se produisant dans votre organisation:
Une entreprise canadienne a détaché une chef d'équipe de son siège social pour ouvrir un nouveau centre de vente régional dans un pays d'Europe occidentale. Citoyenne canadienne, elle pouvait voyager sans visa en Europe et a donc accepté la mission. À son arrivée, elle a négocié la location de bureaux et, en quelques mois, a constitué une équipe de direction locale. Elle est restée quelques mois supplémentaires pour encadrer, former et observer les responsables de l'équipe et contribuer au développement de nouvelles opportunités commerciales.
Un jour, elle reçut une notification officielle du gouvernement du pays d'accueil l'informant qu'elle avait non seulement dépassé la durée de son séjour autorisé, mais qu'elle avait également exercé des activités non conformes au cadre professionnel couvert par son visa de travail. Elle reçut l'ordre de quitter le pays immédiatement et ne serait pas autorisée à y revenir. Son employeur risquait également de graves conséquences.
Ce scénario illustre l'importance non seulement de comprendre les obligations de conformité et légales lors d'une mission de travailleur mobile, mais aussi de surveiller les activités tout au long de la mission afin d'éviter les infractions, les frais ou les amendes importantes.
Cinq domaines clés de conformité en matière de mobilité
À tout moment, les employés d'une organisation peuvent travailler hors du bureau de diverses manières, notamment en télétravail ou à distance. Plus complexe encore, le terme « employé mobile » peut recouvrir différentes réalités selon la situation : voyageur de courte durée, voyageur d'affaires de longue durée, personne détachée pour une courte ou une longue durée, travailleur frontalier ou salarié en recherche de mutation.
Chacune de ces situations de travail comporte des considérations locales, régionales ou nationales différentes (exigences juridiques, de sécurité, de santé et médicales) et de nombreuses occasions de se retrouver en situation de non-conformité.
Les sociétés de gestion de la mobilité (RMC), également appelées prestataires de services de mobilité, sont particulièrement qualifiées et disposent des ressources nécessaires pour maintenir les employés mobiles en mission et leurs organisations en conformité dans ces cinq domaines clés :
- Visa et immigration Les employés détachés à l'étranger doivent être munis des visas et permis nécessaires pour travailler et résider dans leur nouveau pays. Ces documents peuvent nécessiter une mise à jour en cas de modification de la mission et un renouvellement en cours de mission si la durée de travail prévue excède la durée de validité habituelle du visa. Les agences de gestion des ressources (AGR) assurent le suivi de ces étapes cruciales, informent les employés des échéances de renouvellement et leur accordent un délai suffisant pour effectuer les démarches nécessaires. Les AGR peuvent également intégrer les données issues des outils de suivi des activités de leurs clients afin de contrôler les déplacements à destination et en provenance du pays et de documenter ces opérations à des fins de conformité en matière de visas et permis.
- Taxes Les employés en mission internationale doivent se conformer aux exigences fiscales locales. Les cabinets comptables qui gèrent généralement ces questions pour les grandes entreprises doivent être informés de tous les détails relatifs au forfait de relocalisation, à la rémunération, aux remboursements de frais, aux déplacements et aux avantages sociaux de chaque employé. Comme décrit plus en détail ci-dessous, la plateforme de gestion de la mobilité d'un centre de gestion des ressources humaines centralise ces informations et permet de les partager en toute sécurité avec les parties prenantes clés, selon les besoins.
- Programmes de sécurité sociale/accords de totalisation – Les employés peuvent également être tenus de se conformer à programmes gouvernementaux de sécurité sociale et de protection sociale Dans le pays d'accueil et le pays d'origine, le cas échéant. Les questions de double imposition sont généralement traitées par le prestataire de services fiscaux de l'entreprise, notamment sur la base d'informations essentielles fournies par le RMC concernant les modalités spécifiques de la mission d'un employé mobile.
- Assurance maladie La couverture santé de l'employeur à l'étranger peut être gérée par un assureur ou un régime différent dans le pays d'accueil ou de destination. Les exigences sanitaires pour l'entrée sur le territoire peuvent varier d'un pays d'accueil à l'autre. Les agences de gestion des déplacements peuvent facilement informer les assureurs concernés des dates de début et de fin de couverture pour un employé mobile, en fonction de son planning de voyage.
- Sécurité des données De nombreux pays ont des lois qui obligent les organisations à maintenir des normes de sécurité informatique renforcées afin de protéger les données personnelles de leurs employés travaillant sur leur territoire. Il peut être difficile de se tenir au courant de ces exigences, car elles varient d'un pays à l'autre. Les centres de gestion des ressources humaines (CGRH) veillent à respecter ces obligations et gèrent les dossiers de chaque employé mobile. de manière sûre et conforme, en ne collectant que les informations personnelles nécessaires et en adoptant les meilleurs protocoles de sécurité.
Mobility est idéalement placée pour surveiller la conformité.
Pourquoi un RMC est-il le partenaire idéal pour garantir la conformité des employés mobiles ? La plateforme de gestion de la mobilité d’un RMC centralise toutes les données et informations nécessaires à la conformité dans tous les domaines mentionnés ci-dessus, pour chaque mission.
Ces informations doivent circuler dans les deux sens, entre le RMC et les partenaires de services désignés de l'organisation (par exemple, la comptabilité, la fiscalité, la paie et l'immigration). Cela permet à chacun de contribuer à la conformité de l'organisation et de décharger les RH et les autres équipes de ce travail fastidieux et complexe.
Grâce à des informations complètes et précises sur l'affectation des employés mobiles, stockées en toute sécurité dans un seul endroit et optimisées par des protocoles d'importation et d'exportation de données personnalisés, la conformité en matière de mobilité devient une routine, offrant des résultats prévisibles et fiables.
Conformité post-pandémique
Au deuxième trimestre 2020, les employés mobiles en mission ont dû se démener pour éviter les confinements anticipés et se sont déplacés vers des régions où ces restrictions étaient censées être moins strictes. Les centres de gestion des ressources humaines (CGR) ont travaillé sans relâche pour faciliter ces relocalisations et ont fourni en temps réel aux entreprises et à leurs partenaires en matière de fiscalité et d'immigration des informations sur la localisation des employés.
Dans les mois qui ont suivi, les employés ont commencé à travailler à domicile, puis certains ont travaillé « de n'importe où ». Grâce à l'expertise des RMC en matière de documentation des lieux de travail des employés et à leurs systèmes de transmission de ces informations aux partenaires des services fiscaux et d'immigration, les RMC ont été fréquemment sollicitées pour suivre ces étapes en collaboration avec le partenaire fiscal afin d'éviter tout écueil.
Le rôle croissant de la mobilité dans la conformité organisationnelle
Pendant des années, la mobilité a été perçue comme une fonction transactionnelle, sans que l'on reconnaisse vraiment les avantages que son expertise pouvait apporter en matière de stratégie organisationnelle. Le domaine de la conformité ne faisait pas exception. La mobilité a prouvé sa valeur et a su s'adapter de manière novatrice ces dernières années face à un environnement commercial international devenu plus complexe et incertain. Le soutien apporté à la conformité des fonctions critiques au sein de l'organisation constitue l'une de ses contributions les plus importantes.
Les membres expérimentés de l'équipe Graebel sont habilités à dépasser les attentes et s'engagent à offrir une mobilité centrée sur l'humain. Pour en savoir plus sur la façon dont Graebel est particulièrement bien placée pour répondre à vos besoins de conformité en matière de mobilité, contactez-nous. pour plus d'informations.
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